湖南LY烟叶基地烟用物资管理中的问题及解决措施

　　摘要：LY烟叶基地为一地市级烟草公司下属的烟叶种植基地管理机构，是烟叶配套物资、烟草物流配送物资收发存业务的主要发生地。目前，LY烟叶基地的烟用物资管理过程中存在三大问题：一是缺乏适应基地单元实践的烟用物资内部控制制度；二是约定俗成的业务程序中存在有人员分工不明确、验收流于形式以及签字不完整；三是原始单据不统一、不完整、不规范；导致了烟用物资的差错率较高。为此，经过较长期全面调查后提出了三大问题的解决措施，按照不相容原则设置高效的烟用物资管理岗位；规范烟用物资流转所需单据、填制办法；以扬弃原则制定烟用物资收发（售）存业务的SOP并形成看板。
　　关键词：烟用物资；内部控制制度；不相容职务；SOP
　　中图分类号：F27
　　文献标识码：A
　　doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.10.017
　　1引言
　　根据《国家烟草专卖局中国烟草总公司关于印发烟用物资采购管理规定的通知》（2010年389号）第三条规定，烟用物资包括卷烟材料，烟叶配套物资，烟草物流配送物资。其中与烟叶基地有关的主要是后两者。其中烟叶配套物资是指用于烟叶生产与加工的各种生产性物资，如育苗物资（种子、基质、营养液、漂浮盘、托盘、大中棚膜、池膜等）、化肥（专用基肥、专用追肥、提苗肥、钾肥等）、农药（除草剂、杀虫剂、杀菌剂、病毒制剂、抑芽剂等）、农膜、烤房物资（炉门、炉条、炉膛材料、散热材料、风机、自控设备等）、预检物资等（预检封签、预检封带等）。烟草物流配送物资是指烟草制品储藏运输过程中所需的各种物资，如烟叶包装物资（麻片、打包繩、缝包线等）。作为基层烟叶基地，烟叶种植面积广，烟农分散，烟用物资流转金额大，因此烟用物资的管理不可避免地面临不少挑战。
　　2目前烟叶基地烟用物资收发（售）存内控中存在的问题
　　目前LY烟叶基地没有烟用物资的采购权，只有流转过程收、发、存、售业务。流转过程中牵涉的主体包括公司烟用物资中心总站、五大基地单元、烟农、育苗棚以及育苗实验基地。在具体的流转过程中暴露不少问题。
　　2.1缺乏适应基地单元实践的烟用物资内部控制制度
　　烟叶基地单元是烟用物资的最主要的管理部门，除采购之外，烟用物资的签收、保管、销售、耗用都发生在基地单元。LY烟草公司每年几千万的烟用物资在五个基地流转，所以严格规范基地单元烟用物资收发（售）存内部控制制度至关重要。
　　遗憾的是，目前还没有发现成文的基地单元烟用物资收发（售）存内部控制制度。2012年湖南省烟草专卖局（公司）发布了市州局（公司）核算流程及其说明，涵盖物资采购、物资销售、无偿耗用、物资盘底四个环节。这个试行的文件不是直接针对烟叶基地单元设计的，与烟叶基地的实际情况有较大的偏差，主要表现如下：（1）业务流程环节与基地不一致，基地单元没有烟用物资采购权；除销售、生产领用外，基地单元还有内部调拨、销售退回、生产领用再退回的业务环节。（2）规定的流转单据不全而且与基地单元现用的不一致，也未提供文件建议的单据的参考格式及填制要求。如“录入销售出库单”活动描述成“会计根据物资领用单，在财务系统烟用物资模块中新增销售出库单”，基地销售的实际情况是烟农凭缴款书及提货单提货，委派会计汇总销售单连同提货单和缴款书报财务入账。出库单仅仅在育苗、试验、收烟领用时使用。（3）关键风险点控制措施缺乏可操作性，没有利用不相容职务间的相互监督、相互核对来保证原始单据的正确性。基于此，该文件无法指导和规范基地单元的烟用物资收发（售）存业务。
　　2.2目前约定俗成的业务程序有漏洞
　　主要表现在如下方面：（1）人员分工不明确；目前基地单元的工作岗位主要有五种：基地单元负责人、委派会计、仓库保管、电脑操作和后勤（与烟用物资管理关系较小，下文不再阐述）。在烟用物资收发（售）存业务中，需要有三个不相容职务，分别是管账的会计岗、管实物的仓库保管岗，还有验收岗。这三个岗位该做什么、不该做什么，目前没有成文的岗位职责要求。目前五个基地单元，有的有电脑操作岗，有的没有。电脑操作员该不该有，其职责是什么，在烟用物资管理中承担什么责任，没有明确。（2）无实质上的验收；虽然目前有“烟用物资验收单”，由委派会计根据仓管员的“烟用物资签收单”编制，分别要求验收单位、验收人签字，问题有两个：验收能否由委派会计担当？实际上有没有验收？课题组实地调查的结果显示，没有真正的验收。原因有很多，关键是不知谁验收，该在什么时候验收。（3）签字不完整，如验收、提货、复核等环节均存在签字不完整的情况，有单据设计不合理的问题、有职责未要求的问题，也有疏忽的问题。
　　2.3目前所采用的原始单据设计不合理
　　目前所使用的单据，包括自制的和外来的，一共有11种，分别是：货运单（外来原始凭证）、原烟科商品调拨单、原烟科商品结算单、烟用物资签收单、烟用物资验收单、出库单、入库单、烟用物资耗用（损耗）报告单、烟用物资提货单（一式四联）、烟用物资提货单（一式两联）、烟用物资实存表。这些单据存在如下问题：
　　不统一，如提货单有两种，一式四联和一式两联，而且表头分别是烟需物资和烟用物资。有的基地单元使用“套餐肥料明细表”、有的基地单元则使用“肥料提货单”。
　　不规范，表现在两方面。一是格式不规范，如提货单没有预留提货人签字处，签收单没有预留验收人签字处，如入库单设计的会计、记账、仓库主管、采购等设计签章却没有相应的岗位，物资耗用（损耗）报告单预留的监盘没有相应的业务环节；如烟用物资损耗应该在盘点的基础上确认，所以应该使用盘点表而不是损耗表。二是使用不规范，如出库单、入库单一般情况下配套使用，记录适应各种情况的材料物资的出入库行为。但目前各基地单元的出库单用于育苗、试验、收烟等生产环节领用的烟用物资以及无偿调拨的烟用物资，入库单却仅用于销售退回的实物入库。那育苗多领用的退回仓库用填什么单据呢？如果要汇总育苗领用的烟用物资则还得先挑选出库单，剔除其他用途的出库。

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