企业档案信息化建设对策研究

发布时间:2019-08-11 来源: 历史回眸 点击:


  中图分类号:G271 文献标识:A 文章编号:1674-1145(2018)8-272-01
  摘要 在企业的管理与经营中,档案管理发挥着非常显著的重要作用,其不但能够为企业的各项决策工作提供必要的信息支撑,同时,还能通过档案资料的整合与利用,采为企业的经营与发展奠定基础等。因此,加快企业档案管理的信息化建设,是企业档案管理的一个重要发展要求,其对于企业的发展与进步起着非常重要的影响作用。所以说,我们必须要强化企业档案管理的信息化建设,进一步促进档案管理工作效率和质量的提升。基于此,本文主要对企业档案信息化建设对策进行了分析。
  关键词 企业档案 信息化建设 对策研究
  随着信息时代的到来,企业档案管理手段及管理模式等发生了深刻的变化,企业档案信息化势在必行。企业档案作为企业重要信息资源,在企业信几息化建设中具有重要作用。
  一、企业档案信息化建设的必要性
  (一)有助于提高档案管理的工作效率
  档案信息化的应用可以避免纸质档案收集、整理等方面的弊端,降低了档案管理人员花费的时间和精力,减轻工作人员的负担,提高了工作效率。同时,档案的变动都可以通过计算机记录、调整等,使企业领导能及时根据实际情况作出正确决策。
  (二)档案更便于保存
  纸质档案材料内容繁多,不利于长时间保存,而计算机技术可以使档案材料以多种形式保存起来,一定程度上避免档案材料的丢失和损坏。同时,通过信息技术建立的电子档案,可以规范档案管理,能够将不同类别的档案按其特点保存。
  (三)提升档案检索效率
  企业档案的利用通过综合应用管理系统,可以实现多途径多方式的利用检索,工作的效率会提高很多。当然,企业档案的信息要达到此目的,必须要按照档案管理规律和规范,设计构建出一套科学的网络档案管理流程和程序。
  二、企业档案信息化建设对策
  (一)领导者要转变观念,加大重派赐到更
  在当今网络化和数字化背景下,企业领导者要认清形势,看到档案信息化的重要性,从而运用信息化手段来加强档案管理工作。首先,企业的档案部门要对自身有明确的定位,不能因为领导忽视而产生消极懈怠情绪,要及时加强与领导者的沟通,让领导者明白做好档案信息化工作的深远意义。其次,领导者自身要与关注社会发展主流,学习先进的管理理念,利用信息技术提高档案管理水平,从而不断加大信息化建设的资金投入,为档案信息化建设提供物质和资金基础。
  (二)档案管理制度
  企业应根据国家有关档案信息化建设的规范和标准,建立健全电子档案的形成、流转、处置和监控制度,收集、归档、鉴定和销毁制度,利用和保密制度,安全管理与责任追究制度。落实好各项保障措施,根据电厂档案的特点,执行相关技术标准,规范电子档案的数据格式,实现电子档案的全程管理。企业应保证电子档案真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的电子档案,应同时保存相应的纸质档案,并确保相关电子档案与纸质档案的一致性。
  (三)网络基拙设施
  网络是档案信息系统得以实施的基础。档案信息化必项要建立在.个可靠、稳定、安全的网络环境中。关键线路主要实现双链路,增强网络交换能力,优化内部网络布线。网络档案管理功能可以在现有的网络基础上进一步开发,实现档案信息化。
  (四)硬件配備叉数据库系绕开发
  根据企业实际情况对数据库的运行模式,服务器的型号、数量及工作模式,存储设备、存储地点和存储方式进行分析比较,选择最佳配置方案。
  (五)完善的安全体系
  建设成果是企业生存和发展立于不败之地的关键,保障企业档案信息不被泄露,是企业档案管理人员的重要任务。建立档案信息安全保障体系,是确保档案信息和系统安全,保证归档电子文件真实、完整、有效的必要措施。要强化对档案办公计算机及其他信息设备的使用与管理,涉密档案的电子设备、应用系统必须满足保密要求,涉密计算机信息系统与互联网采取物理隔离,涉密计算机严禁连接互联网且不能通过互联网传递企业的涉密信息,并通过相应的奖惩制度约束职业行为。
  (六)做好档案信息化人才队伍建设
  队伍结构、能力、水平要与企业信息化建设相匹配,与社刽言息化发展水平相适应。主要包括系统分析人员、仟发人员、测试人员和管理人员,加强在职培训和业务学习,提高其自身综合素质。同时,企业要着重建立一支以复合型人才为核心、管理型人才为基础的队伍来满足企业档案信息化建设日益增长的需求。
  三、结语
  互联网技术向各个行业渗透是一个趋势,档案管理引入互联网信息技术也是一个必然的发展过程中选择,借助互联网信息技术建设的档案信息管理系统能够帮助部门提高档案管理的效率。一方面,能够打破时间和空间上的限制,方便用户对档案信息进行共享。另一方面。能够对档案进行及时的信息溯源和更新,方便刊一些特殊的项目档案信息进行及时的归档存储。
  参考文献:
  [1]温洁.企业档案信息化建设探析[J].中国档案,2018 (01):60.
  [2]朱埕瑶.企业档案信息化建设的实践与思考探究[J].办公室业务,2017(22):75.

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