乡镇政府档案管理信息化建设路径的实践与探索

发布时间:2019-08-11 来源: 美文摘抄 点击:


  摘要:随着科学技术的不断进步,信息化逐渐在各行各业中普及,档案管理信息化已经成为乡镇政府发展的必然趋势。作为乡镇政府整体管理工作的重要组成部分,档案管理信息化是加强乡镇政府档案资源建设,保证乡镇政府信息服务质量的需求所在。然而,当前情况显示,乡镇政府的档案管理信息化建设仍然存在着一些问题,与信息化建设的目标相差甚远。本文在分析乡镇政府管理信息化建设现状的基础上,论述了乡镇政府档案管理信息化建设的必要性,并提出了乡镇政府档案管理信息化建设路径。
  关键词:乡镇政府;档案管理信息化;建设路径
  档案管理信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。在信息时代,为了能够支持城乡经济的发展,促进乡镇政府服务质量的提高,乡镇政府必须要加强档案管理信息化建设,采用现代先进的信息技术手段,优化档案管理工作,提高档案管理的效率和水平。
  一、乡镇政府档案管理信息化建设现状
  (一)管理设备和管理方式落后
  档案管理信息化建设,不仅要依靠先进的管理设备作为支撑,而且也需要科学合理的管理方式作为重要保障。乡镇政府档案具有数量大、涉及内容多而复杂的特点,目前,我国乡镇政府在档案管理方面明显存在着管理设备和管理方式落后的严重问题,仍然固守着传统的档案管理模式,忽略了信息化建设。具体来说,原有的档案管理设备主要是机械化的设备,只能对传统的纸质档案进行管理,所使用的设备不能正常兼容信息化技术。管理设备的运行需要人工操作,工作效率和风作质量一直提升不起来。传统的档案管理模式下,档案的分类、编号、存放、检索,都需要消耗工作人员大量的时间和精力,稍不注意,就会出现档案信息的缺失和遗漏,通过人工检索出来的信息也有可能与实际要查找的资料不符。
  (二)档案信息化管理制度不健全
  制度是管理工作的重要保障,乡镇政府档案管理信息化建设之所以存在进展缓慢的现象,主要原因就在于没有完善的档案信息化管理制度,使得档案管理没有科学合理的制度支持,进而导致了档案管理工作的各个环节出现错位问题,在由纸质档案向电子档案转换的过程中没有正确规范的指导方法,造成档案管理部门无法充分有效地利用信息化技术。
  (三)档案管理人员信息化水平有待提高
  乡镇政府档案管理部门的人员在档案管理水平上还存在非常严重的不足,使得档案信息化管理效率迟迟得不到有效的提升。现有的档案管理人员不具备充足的信息化管理的理论知识,对档案信息化管理设备的操作不熟练,无法满足信息化对于高效、准确的追求。同时,由于知识和技能方面的不足,档案管理人员在处理档案相关问题时,不会随机应变,在电子档案的分门别类上也产生混淆的现象,降低了乡镇政府档案管理部门的服务质量。
  二、乡镇政府档案管理信息化建设的必要性
  随着社会经济的发展,乡镇政府档案中涉及到的事务和信息越来越多,数据资源也越来越复杂,档案管理工作的难度也越来越大。档案管理信息化建设能够克服档案管理工作中的困难,实现档案资源的有效利用。
  (一)档案管理信息化的内容
  档案管理信息化的内容涉及到很多方面,概括起来主要有三个方面:一是将档案信息资源整合成数字化的信息资源;二是提高档案信息的接收、整理、存储、使用和管理等各方面的信息化程度,变纸质档案资料为电子档案资料;三是建立信息共享机制,提高档案信息资源的利用效率。
  (二)档案管理信息化的优势
  乡镇政府档案管理信息化建设,能够实现对档案资料的统筹管理。实现档案管理信息化建设以后,乡镇政府档案管理部门利用信息设备和信息技术对档案进行分类整理,当需要查阅和检索档案时,只需要在网络系统中输入相关的关键词,就能快速准确地查询到需要的档案资料和信息,不仅方便快捷,而且准确度高。同时,档案管理信息化能够减轻档案管理人员的工作负担,使他们每天不用再面对厚厚的纸质文件,节省了时间和精力。采用信息化的方式管理档案能够大大节省存储档案的空间,让信息化管理更有效。
  三、乡镇政府档案管理信息化建设路径
  (一)加大管理设备、技术、资金投入力度
  乡镇政府档案管理信息化设离不开资金和技术的投入支撑。乡镇政府应当积极响应国家加强基層管理信息化的号召,实行档案管理信息化建设专款专用。在管理设备的投入上,乡镇政府应当及时引进先进的档案管理设备和软件,对现有的管理设备进行更新,对现有管理软件进行升级,提高计算机的性能和存储容量,对出现问题的设备及时维修,并做好监测和杀毒工作,保证档案保管的安全性。
  (二)健全档案信息化管理制度
  档案管理信息化建设的进程在不断加快,信息技术也在持续更新,因此,乡镇政府也应当针对信息化建设制定相应的管理制度,及时完善现有的规范和制度。通过档案管理化信息制度的建立,能够在档案管理部门中建立职责和分工明确的工作体系,将信息化管理工作纳入人员绩效考核的范围,将工作责任落实到具体的个人。同时,乡镇政府档案管理部门应当充分利用网络不受地域和时间限制的优势,为信息需求者提供精准化的查询服务,应当注意的是,乡镇政府档案管理部门应当强调档案信息的安全管理,设置信息查询和检索权限,防止档案信息被窃取。
  (三)培养和引进专业信息化技术人员
  一方面,乡镇企业档案管理部门应当加强对现有档案管理人员信息化知识和技能的培训,促使他们掌握档案信息化管理的正确方法,适应信息化技术的运用,最终提升他们的职业素养和操作能力;另一方面,乡镇政府应当重点关注专业信息化管理人才的引进,充实档案管理人员队伍。
  参考文献
  [1]管秀贞.乡镇政府档案管理信息化建设路径分析[J].中国管理信息化,2016(11):193+194.

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