【数字化校园管理信息系统建设之问题与对策】2018管理信息系统试题

　　摘要：讨论了数字化校园管理信息系统的特征；从MIS开发的先决条件分析当前数字化校园管理信息系统建设中存在的问题，从MIS失败因素讨论了数字化校园管理信息系统的影响因素，并结合MIS成功的标准来探讨数字化校园管理信息系统建设可采取的措施。
　　关键词：数字化校园，信息系统，影响因素
　　中图分类号：G203
　　
　　0 引言
　　
　　数字化校园建设是我国教育信息化的三大主题之一[1]，是推进教育信息化工作进人新的历史阶段，实现教育现代化的重要基础，也是国内高校提升自身管理水平与综合竞争实力的重要手段，因此是国内各高校目前进行信息化建设的重点和热点，许多高校正在投入资金建设新的管理信息系统或对原有的管理系统进行改造。而同这种高涨的建设热情不相协调的是高校对数字化校园的概念及需求在认识与理解上存在偏差。其中一些高校存在着跟风行为，看见别的高校实施了数字化校园，在没有具体分析本校实施信息化建设的条件（不仅仅是技术条件，还包括管理水平、自身的主体意识等软条件）下就决定进行数字化校园建设，由于这些高校的决策者、管理者对自己组织的信息化需求尚未有足够的认识，对信息系统的认识也较肤浅，以为数字化校园就是将学校原有的系统进行整合，就是计算机硬件加软件，是一件很简单也很容易的事，对其建设的复杂性、艰巨性没有充分的思想准备，开发出来的管理信息系统的功能很难达到预期目标，容易造成骑虎难下的局面，从而出现一次又一次地“交学费”现象。为此，笔者结合参与我校数字化校园管理信息系统建设的体会，对当前影响数字化校园建设的主要因素谈一些粗浅的认识。
　　
　　1 数字化校园管理信息系统
　　
　　高校校园信息化建设大体上经历了3个阶段[2]：第一阶段以硬件集成为主，建设的重点是校园网硬件平台的搭建，这在大部分的高校已经完成；第二阶段以应用系统为主，建设的重点在学校各部门管理信息系统建设与应用上，如许多学校已建成“综合教务管理系统”、“图书管理系统”、“人事管理系统”等。第三阶段则是在前两个阶段成果的基础上以软件集成为主的数字化校园建设，这也是当今大多数高校正在进行建设的重点。它实际上是要建成一个更大的管理信息系统（MIS），原有的许多单独的管理系统将成为这个集成系统的各个功能模块。
　　通常概念下的企业MIS是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统[3]。它涉及到人的主观因素，是一个具有社会开放性、随机性、动态性和历史局限性的复杂的社会系统，它不是一个纯粹的结构化问题，而是一个非结构化或半结构化问题[4]。
　　大多数的情况下，我们在讨论MIS时，更多地是从企业管理的角度来进行的。而基于数字化校园的管理信息系统则可以这样理解，以人为主导，挖掘先进的管理理念，应用先进的计算机网络技术把学校现有的教学、科研、管理、生活、服务等有关的资源进行整合和集成，实现从环境(包括设备、教室等)、资源(如图书、讲义、课件等)、到活动(包括教、学、管理、服务、办公等)的全部信息化，以学校战略竞优、提高办学效益（主要是社会效益）和工作效率为目的，支持学校高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。它可以实现统一的用户管理、资源管理和权限控制、实现资源的有效配置和充分利用、实现校务管理和后勤服务过程的优化、协调，从而创造新的教育和工作模式，完成传统教育模式难以实现的目标”[3][5]。它与企业MIS在许多方面是相同的，如以人为主导，都要借助于一定的硬件与软件环境，都以提高工作效率与效益为目的；但二者在应用环境，在系统目标实现等方面存在差异。如在系统目标实现方面，企业更多地是希望通过MIS带来显著的经济效益，而学校更多的是希望能为学校科学管理和运行提供一个高效、可靠的管理手段和良好的支撑环境，为教学和科研提供一个良好的现代化工作条件和平台，从而提高高校的办学效益、办学质量和办学水平。
　　因此在开发基于数字化校园管理信息系统时，在进行系统设计与需求分析时必须考虑这种差异的存在，而不能照抄企业管理信息系统开发原则与设计方法，应根据高校管理自身的特点与需求来进行设计与开发。
　　
　　2当前数字化校园管理信息系统建设存在的问题
　　
　　唐晓波在《管理信息系统》[3]中总结出了MIS开发的5个方面的先决条件：一是科学的管理基础，即要求管理业务标准化、信息流程程序化、定额精确化、实体编码化、报表统一化和决策科学化；二是领导重视；三是业务管理人员积极性高（才能产生需求趋动）；四是要有配套的开发队伍，包括组织内的和组织外的队伍；五是要提供适当的资源条件。
　　分析当前数字化校园建设的情况，发现常常是在5个先决条件只能满足2-3个条件的情况下决定进行数字化校园建设的，并没有做到首先衡量组织是否具备了科学的管理基础，即是否具备了上述“六化”，以及管理中间层是否具有积极性等就由领导决定进行MIS的开发，因此必然会产生先天的不足，存在许多问题。
　　目前在一些高校进行数字化校园建设时，无论是用户方还是系统开发商都存在着不同的问题，都在不同程度上影响了整个数字化校园的建设，影响了预定目标的实现。
　　首先在用户方而言至少存在以下几个方面的问题：
　　（1）学校缺乏长远规划
　　数字化校园建设是为了加速校园信息化、提高学校竞争力而进行的一项浩大的工程，它不仅影响校园的方方面面而且还将规范学校未来五年、十年甚至更长时间的活动，因此。必须按照学校的发展规划进行数字化校园目标设计与建设，要能够满足学校长远发展的需要，而不仅仅是满足学校眼前的需要。目前的问题是有的高校在没有确定长远发展目标或规划的情况下就匆匆上马数字化校园建设，必然导致系统无法很好地适应未来学校发展的需要。
　　（2）不注重现实诊断及业务流程分析
　　在启动数字化校园建设之初，没有认真梳理、诊断现行的管理制度、工作流程等的科学性，不重视对整个校园信息化实施后的业务流程进行分析与梳理、调整及规范。要避免让新的管理系统去适应现有的已经落后或即将淘汰的管理模式与流程，必须要有超前的战略眼光，充分估计到信息技术的应用和普及给教育教学带来的影响，不管眼前困难有多大，阵痛有多强烈，必须要有跨越式发展的勇气，借助信息化的动力去改变原有的不科学的流程，因为再好的信息技术如果不与先进的思想、理念、工作流程相结合，在现实中就毫无用处。因此可以借鉴一些国内外大学的经验和做法，聘请有关专家，帮助确定现有工作制度、流程中哪些是与未来发展相佐的，哪些是需要修正的，哪些是可以保留的[6]，并根据信息化建设的规划、目标设计出合理的、科学的、高效的业务流程，根据完成流程所需设置相应的部门与办事程序，也就产生了数字化校园管理信息系统的总体需求。
　　（3）缺乏系统工程观念，注意了系统的分解，而没有强调整体性
　　学校的管理是一个全面、完整的系统工程，决不应该分割成若干个独立的“部门”或“区域”，而应当进行总体的全面规划和设计，否则，有可能出现前期投资、后期无用，只能推倒重来的现象，不利于保护前后期投资。
　　（4）信息化的需求趋动不强烈（即来自中间管理层的抵触）
　　如果数字化校园的建设仅仅来自于决策者的一个决定，而不是来源于基层的需求，在实施过程中将产生许多“人为”的障碍。毕竟实施数字化校园后，各部门的工作流程多少会发生变化，调整，而人是有惰性的，要将熟悉的流程改变，接受一个新的系统，需要一个过程，在这个过程中，免除不了会产生许多意见、牢骚，会有抵触心理，而新系统在开始时往往又不是很完善，这时提的意见，作为决策者就要分析，哪些是合理的，哪些是故意的，以我校为例，在实施新的教务系统时，由于教师及教学管理人员都有一个新的适应过程，加之开发商没有进行及时的培训，导致意见很多，许多教师抵制，整个工程进展缓慢。
　　一般来说来自基层的需求才具有强大的推动力，最理想的是基层有强烈的需求，领导也有共识并支持，事情就很顺利，否则就比较难。所以在学校员工还没有充分的信息化准备时，决策者要想顺利地实施信息化必须采取“观念先行”的策略，去引导观念的转变与需求的产生，形成需求趋动。
　　（5）过分强调系统功能的“唯一”性
　　许多高校在进行数字化校园管理信息系统开发时，一般是针对本校的功能需求进行“量身定做”式的开发，强调了系统功能的唯一性而忽视了系统功能的通用性。在重新审视与设计整个教学管理流程时，除保留原有好的科学的先进的管理方法，还应注意通过系统集成商学习其他学校的好的经验，系统商有多年、多校开发的经验，他们比较了解各学校的好的管理流程，接受他们的建议，尽量使特定的需求减到最少（并不是说自己的特殊需求越多，管理就越先进，实际上特定的需求越多意味着越不想改变现状），以免给日后系统升级留下隐患。
　　（6）相关文档资料不注意收集与保存
　　在试用各子系统的过程中，必然会存在许多问题，不同的使用者会发现不同的问题，会提出不同的修改意见，而校方没有事先形成一套完整的意见收集与反馈机制，导致很多意见只是说一说就没有了下文，既没有书面的保存，也不系统，也不能将所有的意见分类鉴别是属于开发商的缺陷还是使用者的问题，导致的后果就是开发商可以拖延时间，为其不按时履行合同留下借口，对校方是非常不利的。
　　（7）需求表达不清楚
　　由于前期准备工作不足，各应用子系统是在被动的情况下进行需求分析，对一个自己都不是很清楚的东西进行需求分析，难免会顾此失彼，加之不是专业的开发人员，对需求的表达缺乏专业性（尽管按国家相关标准，应由开发商根据与用户沟通的结果形成最终的需求分析书，但多数开发商会将此转嫁给用户，甚至用户不能及时提供需求分析还成为了开发商不能及时履行合同的重要理由与索赔依据）。
　　在实施数字化校园管理信息系统过程中，我们认为一个负责任的开发商应以用户的合作者来介入校园数字化建设，而不仅仅是简单的甲乙方关系，毕竟中国教育信息化的进程要依赖双方的合作来推进，应该要产生双赢的结果。但现实中开发商们缺乏这样的责任感，因此在工程实施过程中存在许多让人失望的缺陷：
　　（1）缺乏完整的《项目组织实施方案》和《项目计划书》，导致项目实施进度不受控，项目实施质量不受控，项目投资不受控。
　　（2）中心数据库不统一，数据不能共享，当数据出现不一致时，需要管理员人工调整，造成后续不可预见的隐患无法估计；校内各应用系统间的数据交换还需要人工操作，不能实时进行。
　　（3）系统集成商与原有应用系统开发商的联系不够，造成一些应用子系统无法与整个数字化校园管理信息系统集成，形成一个个的信息孤岛，不能发挥效力。
　　（4）需求调查不够。由于用户的需求在开始时肯定是不清晰的，不够明确的，随着软件的编写而逐渐明确，因此用户在试用各子系统时，必然存在功能上的改进或定制需求，要求开发商对程序进行不断修改才能较好地满足用户需求，但开发商为了省事和节约成本，对用户的需求响应不及时，甚至建议用户在某个模块上采用市场上的软件，由开发商代买。
　　（5）开发商的实施人员不到位，经常长时间的无项目实施人员在现场：有些项目仅开始一部分调研工作就没有继续实施，分批到校的实施人员间沟通脱节，且到校的实施人员不能及时将用户的需求反馈给软件编写人员，造成同一问题多次向不同的现场实施人员反映后仍无任何结果。
　　（6）开发商对系统的培训工作没有落实到位，系统文档资料不全。实施人员将试用子系统安装后，没有及时提供相关的使用说明书或手册类的文档，也没有及时组织培训，导致某些子系统安装后一直未能正常试用，影响了用户对系统功能的判断，最终影响开发商完成开发任务。
　　
　　3影响数字化校园管理信息系统建设的因素
　　
　　数字化校园管理信息系统是个非常复杂的系统，王欣等[7]认为MIS的影响因素可从其组成要素进行分析，包括人员（信息系统的开发者与各级应用者）、数据、软件质量、硬件、过程（确定“做什么”，确定“怎样做”，“实现” 和“完善”）等。
　　虽然这五个方面的因素都会对数字化校园管理信息系统的开发产生影响，但其应用的成败并不完全取决于技术、资金、网络系统、应用软件与软件实施，而主要取决于组织自身主体意识、组织的管理水平[8]，甚至组织的领导者。当组织不知道自己近期和远期目标是什么时，管理中的随意性、有规矩不遵守等现象都阻碍了组织向规范化发展的进程，都会影响数字化校园管理信息系统的建设。
　　MIS失败的原因有很多，有技术的原因，也有非技术的原因，唐晓波在《管理信息系统》中认为有四个方面的原因，即设计问题、数据问题、费用问题以及运行问题，而吴会松认为，MIS开发失败最终多是因为需求的原因而产生[9]。同样的，在数字化校园管理信息系统建设中，选择正确的的开发方法与合适的开发工具只是保证开发成功的必要条件，对用户的需求进行分析才是数字化校园管理信息系统开发成功与否的关键。而要做好用户需求分析，不仅是开发商的事，用户自身的需求认识也是至关重要的。从前面的问题分析可以看出，当前影响数字化校园管理信息系统建设的主要因素应包括这几方面：符合高校现实与长远发展需要的系统目标的设计与规划、科学的管理流程设计、详尽的需求分析、负责任的系统开发商。
　　
　　4改善的措施
　　
　　既然需求分析是数字化校园管理信息系统开发成功的充分条件，那就要全面、深入、发展地进行用户需求分析，不仅开发商要重视，用户自己也要重视，配合。一是要保证需求分析的时间(程序员在这一点上做的很差)，以保证需求分析的完备性。二是要有资深用户的参加，尽量不漏掉重要的细节。需求分析是对一个很复杂系统的分析，需要分清人、财、物、信息内部和它们互相之间的关系和作用，因此，需求分析应该由多方面的人员共同参与。最有效的方式应该是听、 问、 论、 手、讲、 定，就是先让用户讲述，问清其中的疑问，再与用户进行深入的讨论，如果条件许可，还应亲手在现行系统上进行足够的实践，最后再确定(即写出需求分析说明书)，如果对其中的内容有不同看法，这个过程就得进行反复，有时得反复多次。
　　除此之外，还要从以下几方面采取措施[10]，以解决目前数字化校园管理信息系统建设中存在的问题。
　　（1）学校需制定出长远的发展规划，根据现实与长远发展需进行管理信息系统的总体规划与设计。高校要从各自的实际情况出发，综合管理部门、业务部门、学术机构、技术部门等方面的意见，确定本学校的具体建设目标、技术路线和实施方案。
　　（2）以应用为引导，进行科学合理的管理流程设计与改进。在建设数字化校园中，根据高校的发展需求与具体用户的使用需求对原有流程进行全面的功能和效率分析，发现其存在问题，设计新的流程改进方案，并进行评估，最后制定与流程改进方案相配套的组织结构、人力资源配置和业务规范等方面的改进规划并组织实施，保证流程的持续改善。在进行流程设计与改进时，应用是第一位的，要搞好应用就必须重视基础性的底层工作，一方面要进行用户的需求引导和需求培养，使得建设的系统满足用户需求，用户乐于使用；另一方面，要在有关管理部门的统一协调下，建立面向全校的基础数据库、资源库等，形成高度共享、可靠维护、及时更新、能提供决策依据的数据仓库群。
　　（3）保证数据的标准统一、各功能模块的接口规范。避免出现信息孤岛，提高数据的共享性。标准化问题并不仅仅是一个学校内部的问题，因为很多数据不仅仅是学校内部各部门间的交流，也交互于学校与学校之间、学校与教育管理部门之间以及学校与社会的其他组织机构之间。所以，教育部门及各个学校要集中解决各个层次信息的标准化问题，包括分类标准、编码方式等等。没有统一的标准，数字校园将是一个个的孤岛，形不成统一的数字空间。管理制度的规范化、制度化是实现现代化管理的基础，而信息标准化是管理制度规范化在技术上的具体体现。同时，系统之间的接口规范也需要在信息化建设中被定义并严格执行，这是学校信息化建设顺利完成的重要保证。
　　（4）加强领导和监控，引进工程监理。一方面，高校可仿效企业建立CIO机制，通过推动跨机构的协作，明晰职能部门在数字化校园中的职能，推进各类有利高校的信息化变革，去除多余的工作流程和行政机构。另一方面，要加强对系统开发商的监控，可仿照建筑工程引进监理，重视项目实施过程中相关资料、文档的收集，特别是用户与开发商之间的往来文书，这些文档在判断双方履行合同职责，维护双方权益时是非常重要的依据，在系统实施的开始就应有专人全程介入，收集、保管、整理。
　　（5）加强各类风险的规避。为了规避数字化校园建设中的风险，高校在建设中应采用“整体规划、分步实施”的方式，因为这种方式能够解决学校信息化中的实际问题，并避免一次性投入过多资金，从而实现高校内部营造信息化环境的缓冲过程。当然分步实施非常重要的一点就是一定要确保各种数据和软件接口之间的标准统一性，这需要在整体规划中予以关注。
　　（6）慎重选择系统开发商。在系统开发商招标中，除了审核相关资历外，重点要看该企业是否实施过类似规模高校的数字化校园工程，实施的效果如何，如果可能应作实地调查访问。有的企业确实有实力，但由于承担的项目太多，顾此失彼，就有可能不是全力投入，最后影响整个工程项目的进展，因此笔者认为，实力固然重要，但责任心更重要。
　　
　　[参考文献]
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　　[2]谷秉银.对数字化校园建设的探讨[J].科技情报开发与经济,2005,23:255-256,260
　　[3]唐晓波.管理信息系统[M].北京:科学出版社,2005.4
　　[4]袁兆山.MIS设计方法及走向[J].微电子学与计算机,l996,6:47-50
　　[5]李兴国等.高等院校数字校园建设初探[J].教育信息化,2002,6:49-50
　　[6]蔺素珍.关于数字化校园建设的思考[J].教育信息化,2005,3:25-26
　　[7]王欣,陈建华,韩洁平.信息系统质量的影响因素分析[J]. 情报科学, 2002(20),4:426-427
　　[8]季献忠等.谁在影响中国企业管理[M].北京:电子工业出版社,2004.12
　　[9]吴会松.对管理信息系统开发中需求分析问题的探讨[J].重庆邮电学院学报,1998(l0),2:70-71,75
　　[10]许鑫,苏新宁.新一代高校数字化校园建设[J].现代图书情报技术,2005,1:48-55

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