高校成人教育学籍档案管理初探

　　学籍档案是学生在校期间成绩、思想表现、综合评价等的真实记录，对学校、社会和个人具有重要的意义与价值。随着人事制度改革的不断深化，用人单位对学生学籍档案信息的重视程度不断提高，高校对外提供学籍档案信息服务的范围和数量也在不断扩大和增加，人事、教育部门对学籍档案的规范化要求也越来越高。因此，高校成人教育学籍档案管理工作必须提高管理水平，完善管理制度，创新管理方式，以适应成人教育事业健康发展。
　　一、高校成人教育学籍档案管理存在的主要问题
　　1.重视程度不高。成人教育学籍档案是高校档案中重要的组成部分，但常被很多高校忽略。例如，不少学校认为成人教育的学生可管可不管，因而没有设立专门的成人教育学籍档案管理部门并配备专职人员；学生学籍档案管理工作的重心放在全日制学生上，对成人教育学籍档案管理有所忽略。管理人员由于疏忽，常常到毕业归档或学生领取档案时才发现很多档案信息漏填或错填，导致教学档案管理工作失去了应有的意义与价值。高校成人教学档案一般没有专人管理，大多是在处理日常管理工作时，为了工作便利，保存一些有关的资料、文件。由于不是专职，又没有经过档案管理的业务培训，管理工作人员缺乏档案管理知识，对档案专业的理论知识和技能水平掌握有限，因此資料不健全，影响了档案的客观真实性。长期的成人教育粗放式管理方式和无序管理状态，使成人教学管理成了高校里一个不显眼的角落，没有形成体系的规范教学档案管理经验。
　　2.学籍档案的完整性不够。成人教育学籍档案包括入学通知书、考生信息表、学生登记表、成绩单、学籍卡、毕业实习考核鉴定表、毕业生登记表等材料，只有这些材料齐全完整，才能保证学籍档案的原始性和有效性。现实中，在查阅成人教育学籍档案时，经常发现档案材料不全的情况：一是欠缺入学通知书。入学通知书是学生获得入学资格的一份具有法律效力的凭证，新生入学报到时必须出示入学通知书。然而，有相当一部分学生的入学通知书在其报到注册之后没有及时回收并归档。二是照片严重缺失。考生在成人高考报名时，报名系统会随即生成一张对应的考生信息表，表中包含了考生的基本信息和考生照片，但不少学籍档案中的考生信息表却没有照片，甚至个别档案里一张照片都没有，这使学籍档案的权威性、可靠性大大降低，也不利于学生毕业后参加社会选拔。三是部分老师档案意识不强，没有按要求及时将该归档的材料按时上交，有的甚至没及时形成材料，日子久了，材料补不起来或找不到的现象时有发生。学校档案管理部门对下属教学站点缺乏进行档案业务指导与督促、沟通不够，使上交档案的材料不齐，质量不高。非学历教育的各类辅导班、进修班、培训班，面授教学时间短，加之有些外聘老师来校兼课、作报告、讲座等，有关部门没有向他们明确要求或没有及时提醒需要上交相关材料，使许多有价值的材料散存于个人手中。
　　3.准确性和规范性不足。学籍档案是最能记录和反映学生在校期间学习实践各方面情况的原始凭证，建立学籍档案必须态度严肃、认真。高校成人教育学籍档案的准确性不足，主要表现在以下四个方面：第一，成绩管理不严肃，成绩单是直接反映学生学习科学知识具体情况的记录表，但一些学校、站点管理方法落后，导致成绩丢失、篡改等情况时有发生；第二，表格填写不准确，主要表现为空缺项目较多、出生日期填写错误、用繁体字填写、填写用笔不统一甚至用红笔填写；第三，乱填、错填项目多，如培养类型等，学生因不理解具体意思而乱填，校对验证工作不仔细，将错、乱的资料放进档案；第四，归档材料不规范，纸张大小不一，用圆珠笔填写，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突，等等。
　　4.真实性不足。高校成人教育学生大部分为在职进修学业，实习也多在本单位、本职工作中完成，他们不存在就业问题，因而没有就业推荐表。由于没有就业压力，他们的实习鉴定表、毕业生登记表上的毕业院校和实习单位总体评价大都流于形式，空话、套话居多。例如“班主任鉴定”、“院校意见”多是寥寥数语、千篇一律，没有针对性，这就使档案内容缺乏个性，不能真实反映学生在校期间的情况。
　　二、改进高校成人教育学籍档案管理的对策
　　1.转变观念，提高档案人员素质。高质量的学籍档案管理人员是做好学籍档案工作的重要保障。首先，要把学籍档案工作列入学校议事日程，做到上有职能部门主管，下有专兼职档案人员具体负责的体制，不断提高对学籍档案管理工作重要性的认识。要保持专兼职档案人员队伍的相对稳定，并加强其业务培训特别是档案管理系统的培训，提高档案人员素质，将学籍档案收集、整理、归档工作纳入专兼职档案人员工作职责，以保证学籍档案工作的顺利进行。
　　2.明确标准，完善档案管理制度。由于成人教育的学生来自社会的各个层面，学习形式的多样化决定了档案收集和分类整理工作的艰巨性和复杂性，因此成人教育学籍管理必须制定统一标准，包括基础标准、技术标准、程序标准。标准的实施意义就在于改变各行其是的局面。主管部门要加强协调，统一要求，在制定各类表格的形式、纸张大小等方面要考虑到归档后的整理、装订等问题；建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管秘密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循、有据可依。要用标准去统一行动，用标准去规范管理工作，只有严把质量关，才能保证学籍档案管理工作逐步走向规范化。
　　3.更新手段，应用现代信息技术。在学籍档案管理过程中，必须改革管理模式，实施科学化管理档案。当今，电子技术以其快速、准确、方便的优势广泛地应用于社会的各个领域，成人教育的学籍档案也由原来的传统管理逐步转化为计算机管理、网络管理等。这种现代化的管理手段不仅方便快捷，而且能有效地杜绝制贩假文凭的现象，为进一步提高学籍档案的管理水平，塑造成人教育在社会上的良好形象提供了保障。
　　参考文献：
　　［1］黄慧敏.高校成人教育学籍档案管理存在的问题与对策［J］.广东医学院学报，2010，（5）：579-580.
　　［2］曾虹.对加强成人高等教育学籍档案管理工作的思考［J］.陕西档案，2010，（2）：36-37.
　　［3］杨曙光.谈加强成人高校学籍档案管理［J］.中国成人教育，2005，（5）：49-50.

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