浅谈档案管理信息化建设

　　【摘要】：随着计算机技术和网络技术的飞速发展，它们在各个行业中的应用也越来越广泛。在当前档案管理工作中，信息技术的应用有效地提高了档案管理的水平，不仅大大提高了档案管理的效率，而且为档案的利用打下了良好的基础。文中就如何才能实现档案管理的信息化建设进行了具体的阐述。
　　【关键字】：档案 信息化管理 建设
　　档案是由社会活动中的机关、组织和个人直接形成的历史记录，具有文字、图表、视听等形式的保存价值和载体。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。但是，目前许多单位的档案管理存在着数量过多、存储条件差、检索利用率低、管理人员知识单一等问题。解决这些问题的最佳途径是实现档案管理信息化。如何实现档案管理信息化？那么必须要重视档案管理信息化建设，加快硬件设施建设，建立规范化的管理机制，建立复合型管理团队。
　　一、更新观念，重视档案管理信息化建设
　　要让领导充分认识档案信息化的重要性，实现档案信息化对单位管理创新发展的重要性，把档案信息化推向单位发展和改革的高度，做好档案工作。要实践，努力实现“三入”和“四保”。“三入”是指将档案工作放入主要领导的议事日程上，纳入部门考核，纳入档案馆职责范围。“四保”是领导保障、人员保障、时间保障和财政保障。这是加快单位档案信息化建设的关键，是档案事业生存和发展的根本保证。只有通过多种形式的宣传，增强人们的信息意识和档案观念，将静态档案信息转化为动态信息，才能更好地开发利用档案信息资源，促进档案信息资源建设，档案信息化建设。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。
　　档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
　　二、加快硬件設施建设，实现装备和技术的现代化
　　应及时配备现代化的办公设备，如计算机、扫描仪、CD-ROM记录仪和现代化档案管理所需的互联网设备。应充分发挥现代科技和微型化技术在档案管理中的应用，加快实用、通用软件的开发，加快档案信息数字化。
　　同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益，只有这样才能信息化档案利用效果提高。
　　三、建立规范的管理机制
　　在档案信息化建设过程中，为了明确相关责任，保障网络和数据的安全运行，有必要从实际的角度建立规范化的管理机制。
　　1，创新档案管理体制。档案管理部门应建立适合信息化建设的档案管理体系。一是完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案的工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别是对电子文件和电子档案，确保电子文件安全和电子档案的完整性。
　　2，统一文件管理标准。标准化是档案信息化建设的重要基础之一。这对档案管理部门来说是必要的。基于这一行业标准，档案管理的标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、技术标准等。这也是衡量工作效率的标准。
　　四、建立复合型管理团队
　　档案管理人员的建设是档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化发展的速度和质量。
　　1，提高档案管理人员的信息意识。在信息时代，计算机需要实现文件的自动登记、辅助归档、编目、检索、信息网络传输和安全使用。这就要求档案工作者不仅要熟悉电子文件的特点和电子文件的整体规范化管理，还要掌握计算机系统网络安全防护知识，保证档案信息的完整性和安全性。
　　2，提高档案管理人员的技能。档案管理信息化是档案管理工作者的一个全新领域。他们需要学习计算机技术、通信技术、网络技术等现代信息技术。他们需要学习档案管理信息化的规则和标准。他们需要与计算机系统管理者沟通，参与管理系统的开发和应用。只有高素质的档案管理队伍才能保证企业档案管理信息化的顺利发展。根据档案管理信息化进程的需要，应从培养人才、引进高素质人才，他们热爱档案事业、技术知识专业、实践经验丰富，只有这样才能做好档案事业。做好收集和分析档案工作并利用信息提高工作效果，了解社会和生产部门对档案的需求趋势，分析和把握档案的动态利用，不断完善和加强自身工作打下基础，同时也是提高服务质量的重要途径。当然提高档案人员的素质要通过坚持不懈，与时俱进的培训，使档案工作者能够及时了解档案的发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高自身的工作技能。档案信息建设可以动态管理档案信息，保证档案信息的及时性、真实性和准确性，及时、准确、快速地管理相关部门，提供资源和资料的资源配置，进一步提高档案的管理和利用率。档案管理信息化建设需要大量的人力、财力和时间，对单位的发展具有十分重要的意义。在新时期、新阶段，应采取有效的途径，全面推进档案信息化建设，保持档案部门的竞争优势。
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　　作者简介：谭敏，女，1982.02，眉山市彭山区人才流动服务中心从事档案管理工作。

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