新形势下人事档案管理信息化建设研究

　　摘 要：伴随信息技术的不断完善与进步，人事档案管理是每个单位不可或缺的重要组成部分。新形势下，加强人事档案管理工作，推动人事档案管理朝向信息化方向发展，是符合时代发展潮流趋势的必然选择。不仅有利于实现人事档案管理信息的资源共享，充分彰显人事档案在单位管理中的重要性，也有助于提高人事档案管理资料的安全性和完整性，有助于提升人事档案管理水平。本文首先分析了新形势下人事档案管理信息化建设的重要性，然后针对人事档案管理信息化建设中存在的问题，尝试从不同的方面探讨加强人事档案管理信息化建设的措施，希望本文的研究能夠为相关领域人士提供一定的借鉴。
　　关键词：新形势下；人事档案管理；信息化建设；研究
　　1 新形势下人事档案管理信息化建设的重要性
　　1.1 人事档案管理信息化的存在意义
　　顾名思义，人事档案管理信息化是指借助计算机网络技术来对人事档案进行处置和管理，方便人事档案的使用，提高人事档案的使用效率。人事档案管理信息化，打破了传统档案管理静态存放的弊端，实行人事档案的动态管理，全面进入人事档案数字化操作模式，有效的提高了办公的效率。
　　1.2 全面建设化建设的必要性
　　人事档案管理的信息化，使得档案的存储、分档、采集和生成都节省了很多时间。与传统工作流程所不同的是，人事档案管理的信息化省去了琐碎的资料整理环境，基于专业化的平台，实现数据库分类，推动人事档案管理的全面化、网络化、系统化发展，提高了人事档案部门的工作效率。另外，人事档案管理的信息化将实现人事信息业绩考核和薪酬管理有机的统一，既有利于对原始纸质主体的保护，防止对纸质档案的破坏，同时也为资源的共享和查阅提供了便利。通过对人事档案信息化管理，实现了对事业单位干部以及基层员工“德、能、勤、绩、廉”的全面了解，为事业单位人员晋升以及奖罚提供了重要的原始资料。
　　2 人事档案管理信息化建设中存在的问题
　　首先，管理观念滞后，权责不明。目前，人事档案管理还采用封闭式、内向的管理模式，换言之，人事档案是由人事部门以及单位内部组织进行封闭式管理，这就导致人事档案被蒙上一层面纱，个人对于自身的档案并无知情权，无形之中增添了人事档案的权威化、神圣化。然而，在现代化的当下，人员流动频繁，人员的学历、考核以及职称等时时发生着变化，人事档案几乎处于动态性实时更新中。如果人事档案的形成过程出现了权责不明晰，相互扯皮、推诿，那么就会导致人事档案管理易陷入被动状态，人事档案材料来源受阻碍，人事档案材料的收集不全面，更无法很好地为社会服务。
　　其次，信息化标准规范不统一。建立规范的机制是档案信息化建设的重要制度保障，但是，从目前人事档案管理工作现状来看，很多单位缺乏人事档案管理所遵循的统一的标准，而是从自身的利益出发制造体系，采用独一无二的管理模式，稍有不慎就会造成档案信息化网络不畅通，同时也无法实现信息化资源的共享。另外，很多单位采用不同的人事档案信息化管理系统，在人才流通迅速的当下，这些系统往往无法满足信息的社会化需求，而只局限于本单位的需求。
　　最后，档案管理信息化人才队伍水平整体不高。对于人事档案管理人才而言，其除了具备精通的档案管理技术之外，还需要掌握网络技术、计算机技术等现代管理技术。然而，很多人事档案管理人员的工作依然局限于传统纸质档案的保管方面，即便是为这些人事档案管理人员配备了计算机，他们也只能进行简单的打印档案目录、人事档案基本信息录入几项简单操作层面，对于人事档案信息的检索和查询依然未能实现。从这个角度而言，人事档案的数字化还没有实现，这也是阻碍档案管理信息化建设的最主要原因之一。
　　3 加强人事档案管理信息化建设的措施
　　3.1 加强人事档案管理人才队伍建设
　　人事档案管理人员要积极转变观念，认识到人事档案管理的重要性，并推进人事档案管理的数字化，在具体的建设过程中，注重拓宽资金筹集渠道，提供充足的人事档案管理信息化建设所需经费，加大对人事档案信息网络化以及软硬件基础设备建设的开发力度，制定信息化工作自检自查制度，健全系统安全保密体系。与此同时，建立高效培训机制，重视人事档案管理队伍建设，培养一批具有较高人事档案管理技能，拥有较强的信息化系统操作能力以及扎实计算机技术知识功底的复合型人才队伍。
　　3.2 加强人事档案信息数据库建设
　　结合单位的实际情况，对企事业单位全体工作人员进行档案信息甄别，确保信息录入的准确性，并分门别类的进行人事档案数字化管理。例如，分别建设专业技术人员科研成果库、干部履历库、基本情况库、工资情况库、表现情况库、人事任免工作库等等。对于工作有变动的职工，及时的更新人事档案信息库，以确保人事档案的真实性客观性和全面性。需要注意的是，把信息库进行模块分类，实现分类检索，以促进档案信息系统科学有序的运转。
　　3.3 加强人事档案信息数据库的网络化建设
　　基于网络服务器平台，加强人事档案管理信息化的辅助软件建设，通过提供可靠安全的信息网络服务，扩大了人事档案信息化涵盖的范围。与此同时，基于各职能部门的管理权限，对人事档案信息数据库进行模块划分，打造智能型、多层次、安全保密、完整的人事档案管理信息网络系统，以为相关部门提供参考依据。
　　3.4 对人事档案管理部门人员进行计算机技术培训
　　部门人员要加强对计算机的掌握，只有掌握扎实的计算机技术，才能推进人事档案管理的数字化进展。究其原因，只有依靠熟练的计算机技术，才能实现对人事档案系统的维护管理和对软件的使用。因此，各企事业需要定期对人事档案部门人员进行培训，督促相关人员不断地提高自身的工作技能，进而实现岗位价值。
　　3.5 加强人事档案管理信息化网络安全维护
　　确保人事档案管理的安全性具有十分重要的现实意义，可以从以下几个方面进行：第一，制定有效的应对措施，设定访问密码，防止信息平台被攻击和恶意破坏。第二，通过防火墙技术和配备访问控制软件系统等方式，加强访问控制。第三，重视人事档案管理网络的安全检查，及时统计和分析网络数据流。
　　4 结语
　　总之，本文首先阐述了新形势下人事档案管理信息化建设的重要性，然后针对人事档案管理信息化建设中存在的管理观念滞后，权责不明，信息化标准规范不统一以及档案管理信息化人才队伍水平整体不高的问题，尝试从加强人事档案管理人才队伍建设，加强人事档案信息数据库建设，加强人事档案信息数据库的网络化建设，以及加强人事档案管理信息化网络安全维护五个方面，提出了加强人事档案管理信息化建设的措施，希望本文的研究能够为相关领域人士提供一定的思路。
　　参考文献
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　　作者简介
　　贾瑞婷（1986—），女，河北隆尧人，硕士，中级职称，从事资料档案管理研究；

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