强化发电厂档案管理信息化建设的方法

　　摘 要：当今时代是一个信息化的时代，档案是一个发电厂的重要组成部分，是日常经营管理的基础性工作。原始的保存方法非常麻烦，查找困难，且不够准确，不够统一，而发电厂的档案管理信息化能切实提高发电厂档案管理效率，因此，在新形势下发电厂档案管理实践中，应制定具体的发电厂现代化和信息化的档案管理模式，提高发电厂的档案管理效率，建立创新的档案管理模式。基于此，本文对强化发电厂档案管理信息化建设的方法进行分析。
　　关键词：发电厂；档案管理；信息化建设
　　1 发电厂档案管理信息化建设的重要性
　　1.1 有效保护档案的原件
　　发电厂利用扫描仪把库存档案进行数字化转换，然后以电子文件的方式进行分类、管理和保存，避免了对档案原件的损害，同时大大降低了档案原件丢失的风险，保证了档案原件管理更加方便、可靠。
　　1.2 电子文件归档便捷
　　以往的档案管理采用手工操作，工作量大且繁琐，需要档案管理人员通过手工操作来整理档案和制作目录，这样耗费了档案人员大量的精力和时间，并且容易造成一些错误，改动信息时更会引起一系列连锁变动，耗费大量的时间。档案管理信息化就可以解决这个问题，需要档案管理人员利用计算机进行一系列操作即可完成归档任务，大大节省了时间，也提高了工作的质量和效率。
　　1.3 档案检索自动化
　　传统的档案检索主要依靠档案管理人员从一本一本的目录中找出利用者所需要的档案信息，然后再根据目录到库房查找档案实物，效率很低。在档案管理信息化条件下，可以利用计算机检索进行档案查询利用，检索速度快且效率高，可实现多角度检索，提高信息的查全率和查准率，大大提高了档案管理的工作效率，减轻了档案管理人员的劳动强度。
　　1.4 有利于档案的安全和保密
　　发电厂档案作为一种重要的信息资源，对发电厂的生存和发展具有难以估量的价值，同时，发电厂档案涉及到发电厂的商业秘密或国家机密，一旦泄露会给国家和发电厂造成严重损失。档案管理信息化能够提高档案的保密性，相较于纸质文件而言安全性更高，可以通过加密、设置权限等方式减少档案信息资料外泄的可能性。利用计算机管理发电厂档案资料，可以严格限制调阅查看档案资料的人员，通过加密的方式，可以避免档案文件材料遭窃取或外泄，有效保证档案的安全性和保密性。
　　2 当前发电厂档案管理在信息化建设中存在的几点问题
　　2.1 缺乏足够重视
　　当前，很多发电厂对档案工作缺乏足够的重视，甚至一些发电厂在实行扁平化管理的过程中，通过精简档案机构、分流档案人员的方式，降低发电厂的管理成本，在这种思维模式下，对档案信息化带来了一定程度的负面影响。
　　2.2 缺乏硬件设施
　　档案管理实现信息化需要相关软件和硬件设施的支撑，但是很多发电厂经济实力有限，更愿意将有限的资金应用于市场拓展和产品开发中，档案信息化建设作为新生事物，没有得到发电厂的普遍重视和认可，发电厂领导和大部分员工也对其缺乏足够的热情，没有给予信息化建设以资金方面的支持，在缺乏硬件设施的前提下，导致相关工作难以开展。
　　2.3 缺乏相应的技术投入和保管档案专业人员
　　应该说明的是发电厂档案信息化管理建设对于信息互联网技术依赖性较强，部分纸质档案资料存在时间较长，传统档案管理方法缺少专业性，使得档案信息不够完整，人工辨认难度大且耗时费力，这就需要借助相关仪器设备对档案进行信息化，这使得发电厂需要资金投入档案管理。现下档案信息化管理并没有引起发电厂的广泛重视，这就使得档案管理信息化建设推进缓慢。
　　3 发电厂档案管理信息化建设方法
　　3.1 提升员工的档案信息化意识
　　首先，发电厂要结合自身的具体情况，在发电厂内部加大档案信息化的宣传，为员工普及有关档案信息化的内容与知识，提升员工对档案管理的重视程度，充分认识档案信息化的意义和价值；其次，发电厂领导要给予档案信息化以高度重视，认识到档案不仅是对发电厂发展历程的记载，更是推动发电厂发展的原始資料，对发电厂竞争力的提升具有积极作用；最后，发电厂要针对档案管理人员开展系统的培训，提升管理人员的信息化水平和业务能力。
　　3.2 完善发电厂档案信息化管理平台
　　由于现实条件的限制，传统的纸质文件管理流程比较繁琐，传统的文件管理过程是制约管理效率的重要原因。信息档案管理平台的建立可以解决这一问题。信息档案管理是把整个工作流程整合起来，提高工作效率。在信息文件管理中，需要利用Internet技术来改进文件的采集和提取，减少不必要的文件收集过程，优化剩余流程，大大提高效率。在实践过程中，相关工作人员可以通过互联网将生成的档案传送到发电厂的档案中，这有利于档案的数据收集，也可以减少电厂档案人力资源的投入。
　　3.3 更新信息化管理设备
　　信息化档案与纸质档案相比较，其需要硬件设备作为支撑，因此，发电厂要结合自身具体情况，更新信息化管理设备。首先，发电厂要为档案部门配备复印机、扫描仪以及计算机等现代化硬件设施；其次，发电厂要在遵循“高效、节约、可靠、通用”的原则下，配备档案管理所需要的软件设备，保证系统具有较强的安全性、兼容性以及开放性；最后，发电厂要结合信息化建设的经验和成果，完善数据库系统以及计算机网络，提升信息建设的覆盖面积，引入符合发电厂需求的管理软件。
　　3.4 加强管理人才团队建设
　　实现档案信息化建设需要以现代化的人才作为支撑，在信息时代下，档案管理者不仅需要具备较强的档案管理技能和知识，同时还要掌握信息设备的操作技术，例如信息化工作以及计算机应用等技能，因此，发电厂要加强管理人才团队建设。首先，发电厂要对现有档案管理人员进行综合考评，对无法胜任岗位的员工进行分流安排，招聘具有较强专业能力的管理人员，提升管理团队的整体素质；其次，发电厂要对管理人员定期开展新技能、新知识的系统性培训，提升管理人员的技术能力、业务水平以及职业道德；最后，发电厂要建立以及完善绩效考核制度，对管理人员的工作量、工作态度、专业技能以及工作内容进行全面而综合的考评，并且将其作为员工薪酬调整和岗位晋升的重要依据。
　　3.5 加强管理人才团队建设
　　实现档案信息化建设需要以现代化的人才作为支撑，在信息时代下，档案管理者不仅需要具备较强的档案管理技能和知识，同时还要掌握信息设备的操作技术。首先，发电厂要对现有档案管理人员进行综合考评，对无法胜任岗位的员工进行分流安排，招聘具有较强专业能力的管理人员，提升管理团队的整体素质；其次，发电厂要对管理人员定期开展新技能、新知识的系统性培训，提升管理人员的技术能力、业务水平以及职业道德；最后，发电厂要建立以及完善绩效考核制度，对管理人员的工作量、工作态度、专业技能以及工作内容进行全面而综合的考评，并且将其作为员工薪酬调整和岗位晋升的重要
　　依据。
　　4 结语
　　发电厂档案管理信息化是发电厂档案管理发展方向，档案管理实际上可以对发电厂发展产生影响，在我国，发电厂档案信息化管理手段非常单一，对发电厂发展非常不利。随着社会进步，发电厂管理手段也要随之发展，要与时俱进，才能满足发电厂不断发展。在本文之中，对发电厂档案管理实践过程之中出现问题加以描述说明，并以创新思维提出了一些建议来解决这些问题，保证发电厂健康发展。
　　参考文献
　　[1]祝玲.浅谈发电厂科技档案的利用[A].新常态下的档案工作新思维[C].2015：5.
　　[2]闫思明.发电厂档案管理现状与改善措施[J].办公室业务，2015（07）：66.

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