浅析人事档案管理的信息化建设

　　摘 要：伴随现代化信息技术的良好发展，数字化技术被广泛应用、推广于各个领域中。为此，需要做好人事档案管理信息化建设工作，从而加强人事档案管理工作的质量，提高人事工作效率，满足社会经济发展的需求和要求。本次研究，对人事档案管理信息化建设的意义进行概述，明确了人事档案信息化建设中的不足，然后结合具体问题进行分析，构建了相关完善的措施，现进行具体阐述如下。
　　关键词：人事档案；档案管理；信息；建设
　　1 做好人事档案管理信息化建设工作的意义
　　人事档案，能够直接反映出个人经历、思想、业务能力等情况。人事档案的形式包括：自传、履历表和登记表，可明确一个人的经历、思想变化、家庭情况、经济状况等信息。随着时间的推移，人们在不同时期的表现可直接显示出来，进行政治、工作考核、考察。然后，予以奖惩、科研成果方式记录下来，展示出个人政治表现、工作能力，以及技术专长等情况。合理运用信息化技术，能够提高档案管理工作的整体质量、档案管理质量，促进人事档案管理的建设。
　　信息化人事档案管理工作，即为管理中通过计算机网络、电子扫描仪、微缩复印设备、管理系统软件等，对档案信息数据等管理的方法。这种管理方法，不但能确保操作的简便、有效，同时能在较短的时间进行查阅，对原档案内容加以有效保护。人事档案信息化管理，可将静态存放——动态管理转变，被动服务——主动服务转化，而这也是提高工作效率的主要原因。这时，管理理念的变化，使得纸质资料转变为电子资料，能够将工作的模式调整为数字化操作。人事档案信息化管理过程中，档案生成、档案采集、档案分档，以及档案储存等，不同环节的工作均发生了较大的改变，节省时间的同时，能够以专业化平台方式，进行数据入库分类处理工作，所以可切实提高了人事档案部门的整体工作效率。人事档案管理，可达到档案管理系统、网络、全面等效果，尽可能降低直接查阅档案造成的弊端，如减少查阅次数，查阅时间等，并且能避免档案在查阅期间受到外界因素影响，出现磨损问题。降低工作人员对纸质档案资源接触的同时，能避免发生人为因素所致的涂改、档案内容缺失现象，保证档案内容的安全、完整，使档案信息能被有效开发、合理运用。
　　2 信息化人事档案管理现状分析
　　2.1 管理意识问题
　　近年来，我国各单位对人事档案信息化建设工作缺乏重视，没有从根本上转变理念，大多数人认为，人事档案管理只是保管的事务性工作，人事档案部门只需要保存好资料，“守好摊”，不丢失，不泄密，能够应付外调、查档就可以了，人员扩充和资金投入都是极少的，这就阻碍了人事档案管理信息化建设的进程。
　　2.2 管理方式问题
　　以往，干部人事档案工作多通过收集档案、整理档案、鉴定档案、保管档案，以及统计档案、检索档案和利用档案等处理，都是靠手工劳动来完成，繁琐而低效，其服务方式已经无法解决需求信息面大、提供数据快捷、准确、系统等诸多方面的矛盾。现阶段，人事档案保存、使用，多通过以往的方式管理，反复查阅纸质资料，无疑会对原始资料构成不良影响。
　　2.3 信息数据库系统问题
　　我国人事档案信息化管理尚不成熟，这和缺乏具体的管理标准，存在直接的关系，数据库建设没有系统管理，导致数据采集无法达到全面、准确的目的。与此同时，信息更新速度较慢，不能及时更新相关信息。在人员信息、档案目录编辑和档案传递等方面，可合理运用计算机进行管理，但是信息化的程度角度，所以不能实现资源共享的效果，达到具体的要求。
　　2.4 计算机信息技术水平问题
　　目前，很多单位的人事档案管理工作者，平均年龄较大，学历偏低，对信息化建设中的技能要求普遍感到困难；工作内容比较单一、乏味，不能吸引更多的年轻、专业型人才从事这一行业。需要注意的是，绝大多数工作人员能够简单掌握计算机使用方面的知识，但是对于计算机知识方面了解较少，这对于设计工作的开展，会构成严重的影响。以往，人事档案管理工作，能够通过手工操作完成收集、分类和整理、装订、查阅等管理工作。当前，人事档案信息化建设进程加快，企业方面需要吸引更多的专业型人才，从而更好的落实人事档案管理工作。
　　3 人事档案管理信息化建设的完善措施
　　3.1 构建完善的管理机制，并做好管理团队的建设工作
　　合理使用现代化信息技术，能够达到信息化战略规划、档案馆信息管理的要求，于人事档案工作整个过程进行规划、设计、建设，从而实现档案馆、其他部门信息系统集成、共享的效果。利于促使人事档案整个过程，达到业务自动化的目的，对于人事档案信息网络化查询、利用也非常有利，可借助这一系统的作用，提高人事档案工作管理效率，确保档案馆可在人事档案工作中，进行持续完善。
　　笔者认为，为做好人事档案管理信息化建设工作，需要转变以往的管理观念，明确人事档案管理工作实施是非常关键的，正确看待数字化管理工作。加大基础设施的投入，从硬件、软件、技术等方面予以支持，确保充足的信息化建设经费、系统运行经费，并且做好软件、硬件设施的建设工作，以及人事档案信息网络化研究工作、开发工作。同时，应制定系统、科学、合理的自检机制，以科学规范、严密的制度来保障系统安全的可靠运行、为人事档案管理信息化建设奠定基础。另外，重视队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事这项工作。构建培训机制，以此培养出更多人事档案管理型人才，掌握并合理运用计算机技术方面的知识，构建一支信息化团队。
　　3.2 构建信息录入机制
　　实行人事档案管理信息建设前，根据单位具体状况，核实档案信息内容，确保录入系统资料的真实性、完整性。经电子档案管理、数字化管理，构建干部职历库、工资情况库，以及专业技术人员科研成果库及人事任免库。完善档案信息内容，在第一时间做好干部基本情况、人事变动、奖惩、年度考核，以及退休等数据更新工作，最大可能满足人事档案管理的要求。人事档案，在收集工作、归档工作、整理工作、保管工作，以及运用和转出工作等，均利于促进网络化运行。这就要求档案数据集中进行存储，为确保系统运行的稳定性，需要在档案工作之上，加以业务、信息自动化处理。建议其他部门信息系统，实行系统集成，从而达到信息资源共享的效果。系统中人事档案信息资源，涉及的内容为：人事档案案卷、卷内文件目录、电子全文等。系统设备资源主要由数据库管理系統、服务器、存储器等构成，系统用户需要进行分权限设置。采用系统的用户，均存在特定功能权限、数据访问权限，而功能权限设置需要细化功能组件级，数据权限设置应该细化于目录，做好系统备份、数据备份工作，能够实行不间断运行。档案数据，应按照物理归档的方式处理，和其他业务系统数据保持联系，力求物理访问、存储隔离。
　　3.3 做好人事档案信息数据库的网络化建设，实现资源共享
　　以本单位内部局域网（OA系统）属于数据平台的一种，能够关注网络建设、人事档案管理信息化辅助软件建设方面的内容，可设置安全权限，确保网络服务的稳定性、安全性。给各职能部门一定的管理权限，联系其他部门数据，达到多方面计算机网络化管理的目的，然后构建保密人事档案管理信息网络系统。
　　建立协调机构，对实际工作进行规范、约束，制定符合当前网络化发展的规划，旨在对档案网络化工作予以针对性指导，确保思想、行动保持统一，开发出更多质量较佳的软件，转变以往管理的观念，达到档案信息资源共享的目的，信息互通。
　　3.4 定期组织工作人员进行人员培训、学习
　　因为档案管理信息化文档处理工作的要求较高，所以需要做好档案保存工作，加强对工作人员的要求，要求档案管理人员具备档案技术操作能力、人事管理能力，并且掌握计算机技能、计算机相关理论知识，定期组织相关人员进行培训、学习，进而提高工作人员的综合素质。当前，我们有必要对人事档案工作者进行计算机网络技术的培训，加大力度引进和专项培训，构建工作人员培训、学习机制，结合工作人员的实际状况，实行针对性培训、学习，不断更新工作人员的知识结构，提高其整体工作水平，发挥其在工作岗位的最大价值。要做好人事档案管理信息化安全防护方面的工作，需要合理运用相关技术进行管理，进行档案内部局域网管理工作，禁止和外网链接，从而提高网络运行的安全。然后，应予以网络安全检测更多的重视，将入侵检测系统配备于共享网络设备。第二，要建立档案数据备份和恢复机制，设置安全访问密码，以此规避发生现信息平台恶意破坏、攻击状况。及时更新、备份信息库数据信息，如果受到攻击可经备份还原数据信息。最后，应配备访问控制软件系统，保障访问控制工作效率。经上述措施进行档案信息库管理、维护，提高档案信息资源的安全性，促进网络系统能够稳定运行。
　　参考文献
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　　[2]刘佳宁.人事档案管理信息化建设的策略探讨[J].办公室业务，2012.
　　[3]辛英姿.新时期对档案工作者的素质要求[J].内蒙古科技与经济，2001（5）：88-89.

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