简谈血站档案管理信息化建设

　　摘 要：血站档案管理信息化是适应现代文明的重大变革，具有传统档案管理方式无可比拟的优势，因此各血站应该改变思想，增加经费投入，提高血站档案管理人员的素质，实现档案管理运行自动化，切实加强档案信息化、标准化、规范化体系建设。
　　关键词：血站；档案工作；信息化建设
　　血站档案信息化建设的内容涉及广泛，主要包括血站档案信息资源的有序整理，信息库及信息网络建设，档案信息技术的运用、血站档案信息资源的开发利用，以及血站档案信息化人才队伍建设等一系列的问题，因此，这是一个任务艰巨的系统化建设工程。因此，成功的进行血站档案信息化的建设，就必须从以下几个方面入手：
　　1 改变思想，强化对血站档案管理信息化重要性的认识
　　解决一切问题要先从思想入手。随着血站档案事业的进一步发展，血站规模的不断扩大，血站档案工作对于规范化，统一化的要求也越来越高。全体领导和员工也逐渐意识到档案在血站的日常管理、科研中的的重要性，但这仅仅停留在认识阶段，还没有认识到血站档案必须进行信息化的变革的地步，对于档案管理信息化还缺乏足够的认识。因此，需要我们在档案管理工作中积极思考，努力发现问题，针对一些难点，重点，遵循实践、认识、再实践、再认识的认识规律，努力探索研究解决问题的新方法，形成新认识。同时，加大档案信息化建设的宣传力度，先从引入信息化到档案管理中开始，进行小范围的试点，这也是对档案管理慢慢熟悉过程的开始，然后举办档案信息化的各类展播，介绍档案管理信息化工作知识，多种形式并用宣传档案管理信息化，以彰显信息化在档案工作中的重要性等等，营造一种档案管理信息化工作重要性的氛围。让员工从思想上认识到什么是信息化建设，为什么要进行信息化建设等一系列问题，最终统一思想，凝聚共识，群策群力，把信息化建设更快更好的建设好。最重要的是，通过宣传活动，使血站领导和档案工作者能够进一步解放思想，更新观念，从陈旧落伍的观念中解放出来，树立主动参与、积极学习的意识。让档案管理者产生高度的责任感以及意识到自己的主人翁地位，把学习先进的技术作为自己事业的一部分，引進新技术改革血站档案管理，在档案资源开发利用工作中做全体员工的带头人。
　　2 增加经费投入，加强硬件和数据库建设，完善基础设施
　　完备的硬件设施和完善的数据库是档案信息化建设的基础，同时也是实现血站档案信息化的基本前提。血站以及相关政府部门加强档案管理的第一步就应该是完善相关硬件设备，根据自己的经济实力、管理的需求，从实际出发，在充分发挥现有设备作用的基础上，适当的购置要实现档案管理信息化所必须的技术设备，如配备数据库服务器、图文影像扫描、微缩系统、数字音像制作系统等。当然，数据库信息系统是档案实现信息化管理不可或缺的，它数的选择要以网络技术为基础。目前，大部分的血站档案部门仍然使用一些通过稍加改造的一般操作系统，如DBase，FoxBASE，FoxPro等，这些数据库管理软件在单机状态下应用是完全可以胜任的，但是目前网络化的发展已慢慢的进入档案管理领域，在档案管理上一旦运用到网络技术，这些软件无论在功能方面还是提供数据完整性方面都不能适应变化。所以，今后的档案管理应运用多种操作系统，多个平台使多用户、多任务的工作能在网络环境下安全运行。
　　3 利用网络技术，实现档案管理运行自动化
　　充分、有效的利用档案才算是真正发挥了档案的价值，档案信息化管理的实现将对档案信息的充分利用创造良好的前提条件。现今，许多血站都建立了高性能的血站网络系统，档案管理工作应充分利用这一现有的资源，提高档案管理质量，以达到血站档案更好地服务于临床、科研以及其它工作的目的。血站档案与网络信息结合以后既可以快速、及时、准确地收集和整理血站各部门的档案信息，还能达到档案资料查询与检索自动化的效果。在建立档案信息化的过程中，档案管理工作者在平时的工作中应加强与各单位的协调交流，统一大家的思想认识，使以电子文件的形式上交档案材料成为习惯。血站档案管理要丰富形式，对各种信息根据不同的用途，目的进行不同形式的存储、利用与管理，例如照片、录音、录像、文字等。同时，利用网络技术，在血站网上开辟档案信息门户，将一些基本的信息或者对全体员工有教育意义的内容，有选择的纳入管理系统，例如血站的沿革、发展历史、文件、规章制度等，实现血站内部随时可以查询，最终达到资源共享。同时针对不同的内容分门别类，可以分为公开的，半公开的以及保密种类，利用网络技术，分别设置相应的访问权限，最终实现全部资料信息化！
　　4 加强血站档案管理人员的业务培训和继续教育。
　　人才是生产力的第一要素，要想顺利实现血站传统的档案馆向电子化、网络化、数字化档案馆转变，实现血站档案管理的信息化，除了加强血站档案资源的硬件建设，实现相关技术更新、保障外，最重要的就是血站档案管理人员的业务水平。人是档案管理工作的主体，档案工作人员的素质，直接影响到档案管理工作的实际成效。为了完成血站档案信息化的改革，及时的跟上当代血站发展的步伐，建设现代化的血站，对档案管理者的要求也会越来越高。所以，血站应该培养一批事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型档案管理人才。解决人才问题，要注重引进人才与培养人才相结合，且不必引起较大的人事调动，以减少建设的阻力。同时，从血站档案管理长远发展的高度来看，有必要对相关人员进行继续教育，把档案管理队伍建设纳入血站队伍建设中去，采取在职学习，脱产培训以及外出进修等多种学习方式来加强档案管理人员的继续教育，使大部分工作者能够熟练的掌握一些基本的管理操作技术，为血站档案的信息化建设打下良好的基础。
　　5 加强档案信息化标准化、规范化体系建设
　　做任何一件事情都需要一个标准来规范、衡量，标准的制定既要有利于工作的顺利进行，也要方便相互之间的交流。因此，档案收集、整理、归档、利用就需要一个标准去规范、指导。在电子文件形成后，对电子档案的集中保管，就需要一个标准去规范管理。良好的规章制度可以有效的促进工作的顺利开展，并保证工作质量的提高与完善，所以建立一个实用性强的标准，以保证血站网、档案系统管理网之间档案信息存储、交换的顺利进行，也是档案信息化建设的重点。
　　任何一件新生事物从产生到被人们完全利用都需要一个漫长的过程，因此血站档案信息化的管理的实现需要我们加强顶层设计，明确分工与步骤，统一各个部门的工作，最终成功实现由传统的纸质档案的存储到现代的信息化管理，充分发挥档案在利用、科研中的巨大作用！
　　参考文献
　　[1]昌韬.浅谈医院档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报，2011（6）
　　[2]苏继凤，诸葛天秋.广西农业单位档案管理升级后存在的问题及对策[J].现代农业科技，2012（19）

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