医院人事档案信息化管理研究

　　【摘要】
　　医院作为人才密集型产业，其人事管理在医院的管理和规划中占据着非常重要的比重。本文在探讨医院人事档案信息化管理现状的基础上，分析对医院人事档案信息化管理的措施。
　　【关键词】
　　医院；人事档案；信息化管理；人事管理
　　随着当前信息化管理模式的发展和医院规模的扩大，现有的以纸质档案为载体、以手工摘抄整理为管理方式的传统人事档案管理模式已不适应当前医疗行业的需要，急需引入信息化的管理模式来提升当前医院人事档案管理的信息化程度。伴随着中国医疗体制改革的深入和医院系统的人事制度的改革，新形势下医疗行业对医院的人事制度提出了更加规范和科学的要求。由于医院规模的扩大和人事制度的复杂，对医院的人事档案进行信息化管理成为当前医院人事管理的必须。
　　一、医院人事档案管理现状
　　当前中国由于医疗资源的紧缺，医院长期面临着人才资源稀缺、人才储备不足的人事管理压力。在医院的人事管理中，医院人事档案管理是人事管理的基础，但在大部分医院中并未得到医院方面足够的重视。在办公现代化和信息化的大趋势下，医院的人事档案管理仍然多采用传统模式，已不适应时代的发展和需要。主要问题有以下几点：
　　（一）人事档案意识薄弱
　　对医院的领导层和高层管理人员来说，医院的人事档案管理部门是医院的二线部门，与临床部门等一线部门相比处于次要地位。在医院面临着巨大的人事管理压力的情况下，医院多将主要资源向一线部门倾斜，人事档案管理部门处于一种有意无意中受到忽视的境况。由于缺乏对人事档案管理的重视，医院对人事档案管理的革新迟迟无法展开，极大地影响了医院人事档案信息化的开展。
　　（二）人事档案载体以纸本为主
　　当前医院的人事档案仍然以传统的纸质档案为主，这种传统的档案载体虽然有着稳定、可靠的优势，但不利于档案信息的查找和翻阅，也不利于人事档案的保存和整理，当人事档案信息出现错误或更新的时候，纸质档案也不易于更正。在现今办公信息化与自动化的大背景下，纸质档案已在实际使用中趋于淘汰。
　　（三）人事档案输入以人工摘抄为主
　　传统的人事档案管理缺乏计算机等现代科技的铺助，在人事档案信息的输入、档案的归档与档案的整理中有赖于人工。这种人工摘抄、人工归档的方式不但需要占用大量的时间和精力，浪费了众多人力物力，而且管理人员在工作过程中会出现由于工作失误导致的摘抄错误和归档错误。由于传统的人事档案管理模式的特点，这些失误在使用中难以发现和纠正，给档案的使用带来了困难和阻碍，极大地影响人事档案的正常使用。
　　（四）人事档案管理人员以非专业人员为主
　　随着医院规模的扩大和职工队伍的膨胀，医院面临着大量职工家属、离退休人员需要岗位安置。考虑到人事档案管理部门工作量较小、工作时间较短、不需要加班等特性，医院常常将人事档案管理工作岗位视为照顾老弱病残职工和家属的岗位。这种安排虽然成功解决了医院离退休人员的安置问题，却极大地影响了人事档案管理人员队伍的整体素质。现今医院的人事档案管理部门工作人员常常认为自己的职业是非常清闲的，是照顾性质的岗位，而自己是到人事档案管理部门养老、养病的，缺乏对医院现行的人事档案管理工作进行革新的动力和需求，造成了人事档案管理工作的低效率。同时，现有的人事档案管理人员极少是档案管理专业的专业人员，多是半路出家接手工作的，对档案管理工作的专业知识和实际经验都很缺乏，缺少合理的知识结构，也缺少对人事档案管理工作进行信息化改革的能力。在有些医院中，人事档案管理人员甚至是有兼职人员充任的，档案管理工作的效率和质量更加无法得到保证。
　　二、医院人事档案信息化管理的特点
　　对医院人事档案进行信息化管理是如今信息化与自动化管理大背景下的必然趋势，有着以下的特点：
　　（一）提高人事档案管理工作的效率
　　虽然在对医院人事档案进行信息化改革的初期需要花费大量时间将纸质档案进行数据化，将大量档案信息输入计算机之中，但从总体来看对人事档案进行信息化管理可以有效地减少人事档案管理人员的工作量，提升人事档案管理工作的效率，这一点在人事档案规模大、信息多、档案复杂的情况下尤为明显。
　　（二）提高人事档案信息的利用率
　　传统的纸质档案查找困难，使用不便，极大地影响了使用意愿，导致了人事档案利用率低、大量纸质档案长期无人问津的现状。将医院的人事档案进行信息化管理之后，医院可以使用搜索引擎和资料库系统方便地输入数据、管理信息、查阅资料，极大地提升了人事档案信息的利用效率，为医院领导层和高层管理人员对人事的管理和决策提供数据和资料支持，良好发挥出人事档案管理工作的作用。
　　三、医院人事档案信息化的措施
　　（一）提升医院人事档案管理部门的人员素质和硬件条件
　　对医院人事档案进行信息化革新有赖于提高人事档案管理部门人员的素质、提升人事档案管理部门的硬件条件。信息化和自动化管理需要人事档案管理部门引进计算机人才和档案管理专门人才，对已有的人事管理纸质档案进行重新整理和科学分类。在对医院人事档案管理部门进行科技化信息化管理的时候，适合的计算机和软件系统是必备的硬件条件，医院需要加大对医院人事档案管理部门的资金投入和支持以保障人事档案管理部门的信息化革新。
　　（二）建立完善、科学的人事档案信息化管理制度
　　人事档案管理涉及到大量的数据和信息，工作繁杂，工作量巨大。对医院人事档案进行信息化改革需要建立科学完善的人事档案信息化管理制度以规范和指导人事档案的信息化管理工作。在实际制定的过程中，医院的人事档案管理部门可以参考国内和海外的优秀经验，并结合本医院人事管理工作的实际情况，制定出能满足本医院人事管理工作的需要、能指导未来人事管理的科学管理制度。
　　四、结语
　　随着信息化时代的到来和办公自动化的普及，医院的人事管理档案工作也应该与时俱进进行革新。采用信息化管理模式对医院的人事档案进行管理可以有效满足医院规模扩大后的人事管理需要，为医院的人事管理和科学决策提供信息和数据支持。
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　　[3]程海强.医院干部人事档案管理信息化建设初探[J].中国实用医药.2010（20）

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