以信息化平台推动人事管理向人力资源管理的转变

　　摘要：随着人事制度的进一步改革，高校人事工作的方式和理念都发生了较大转变，对信息化建设的进程和发展方向都提出了新要求。以信息化平台推动人事管理向人力资源管理的转变，将成为高校人事工作改革的重要组成部分和重要特点。
　　关键词：信息化平台；人事管理；人力资源管理
　　中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1673-8454(2011)19-0004-03
　　
　　近年来，高校人事管理的信息化建设迅速发展，经历了从无到有、从简单信息存储的原始阶段到内部信息管理的初级阶段的发展过程，带来了人事管理方式方法的大变革，有效提高了工作效率。
　　一、人事管理信息化的现状
　　目前，许多高校建立起了简单的人事管理信息库，借助局域网技术，开发内部管理信息系统。通过信息化手段将人事基本信息、薪资信息、考核情况、人事档案等各种相关信息关联起来，进行记录和管理，形成一个简单的信息系统。同时，查询、统计、报表及数据分析等功能也有了较大的改善。随着人事制度的进一步改革，高校人事工作的方式和理念都发生了较大转变，对信息化建设的进程和发展方向都提出了新要求。
　　1．信息系统“各自为阵”，难以实现信息共享
　　高校在开展管理工作信息化建设的初期，往往没有从战略的角度进行统筹规划，财务、教学、科研、人事等各部门分头行动，设计开发了多个信息库。“各自为阵”的信息系统在解决部门信息处理、提高工作效率的同时，却并没有带来高校整体信息化的水平提高，而使许多公共信息不得不进行多次手工处理，工作效率大打折扣。因此，信息化建设需要从学校层面进行统一规划，最大限度地实现信息共享。
　　2．条块分割的机构设置造成信息的割裂
　　人事管理信息化必须以相应的机构设置和管理方法为保障。当前，高校人事机构的设置几乎均是以业务分割为依据，档案、职称、劳动工资、师资建设、人员流动等成为子部门的标志性业务，信息化工作也因此被割裂。信息化建设是个系统化的过程。通过对业务流程的信息化和系统化，可以反作用于机构设置、管理方式和工作理念，对推进人事工作改革起到积极作用。
　　3．信息化建设未得到应有的重视，信息的准确性受到影响
　　人事信息是高校人事工作及其他工作包括科研、教学等开展的基础和根本，这就对信息的准确性提出了极高的要求。现有的人事信息获取渠道不确定，有的获取于本人档案，有的获取于本人自述，有的获取于经多次传递的信息等等。加之，对人事信息的定义缺乏统一规范，个人理解可能产生偏差而造成信息被引用时出现说法不一、断章取义、难以辨别的情况。
　　二、人力资源管理系统的开发理念
　　随着现代管理技术和通信技术的广泛应用，许多高校开始在学校发展战略目标的基础上，从形式和内容上对现有的信息库及网络的结构和功能进行反思和再造，统筹规划信息系统建设，有机整合人力资源管理系统、教学系统、科研系统等工作平台，实现资源的最优配置和最大化共享。
　　以信息化平台推动人事管理向人力资源管理的转变，将成为人事工作改革的重要组成部分和重要特点。
　　1．以全局的视角进行信息资源规划
　　如前所述，人力资源管理作为高校管理体系中的重要组成部分，不能与教学管理、科研管理等相互割裂，人力资源管理系统应成为校级管理平台的组成部分，从战略的角度、以全局的视角统一规划和设计，以实现最大程度的信息共享，最低程度的数据冗余。如：人力资源管理系统可以与科研系统共享人员基本信息、科研项目基本信息等，使得相关统计查询更为便捷，更有利于进行科研人员情况分析，为学校队伍建设、政策导向等提供决策依据和数据支持。
　　2．以工作流为主线将业务有机结合
　　信息技术在人力资源管理中的应用，不仅可以简化人力资源管理中定量的工作，如人员基本信息管理、人员考核、薪酬计算等，以工作流设计为主线，将各项业务以流程的形式，而非被既定的机构条块化的业务内容，在系统中实现，还将有利于人力资源管理中定性工作的信息化，定义、梳理、优化业务流程，又将引发对现有管理制度、方式、机构设置等一系列问题的反思，提高工作效率，改善服务质量，从而建立起信息化、职业化的人力资源管理平台。
　　3．以人力资源管理的理念推广员工自助服务
　　人力资源管理系统不是一个封闭的系统，不仅表现在与其他系统的信息共享，还表现为其用户群的开放性。建立校、院（系）、个人三级平台，为各类人员提供相应的使用权限及各种形式的自助服务。如各院系领导及人事工作人员可以查看本部门人力资源的配置、资源分配、岗位设置等，教职工可通过系统申请职务评聘、岗位调整、培养培训等。自助服务的提供，使得人事管理从以前的相对封闭变得开放，滞后管理变成超前管理，逐渐向人力资源管理转变，使得每一个人都能参与到人力资源的管理活动中来，形成良性互动。
　　三、人力资源管理系统的设计框架
　　基于以上理念与技术支持，结合高校人力资源管理部门职能及信息共享的需要，高校人力资源管理信息系统的功能模块如图1所示。
　　高校人力资源管理平台主要由进校管理、校内管理、分类管理、薪酬管理、档案管理、编制管理、离校管理、系统管理、用户管理等模块构成。模块以业务内容划分，按业务流程设计，根据使用权限、工作内容等为不同用户提供个性化的操作界面。各模块间实现数据实时交换，并相互联动。部分模块的功能如下：
　　1．进校管理模块
　　主要用户为：校外应聘人员、拟聘人员及校、院（系）人力资源管理人员。校、院（系）可通过网络平台实现人员招聘、面试、录用，并完成人员注册报到。同时，在网络招聘模块中建立了“人才信息库”，有利于后期的人才调研、评估、储备和跟踪。进校管理的流程如图2所示。
　　编制管理模块在招聘、录用、进校审批、报到过程中始终与进校管理模块联动，在录入招聘信息时，根据拟招聘人员的类别，读取相应的编制情况。当编制已满时，则系统给予提醒，并无法继续下一步流程，招聘流程中止。
　　系统在该环节中提供了十分人性化、个性化的服务。拟录用人员登录进校管理系统，补充个人信息（部分信息由招聘系统读入）。同时，系统通过问卷判断该人员的户籍状况，即，根据政策规定，该人员是否可以申请落户或需申请办理居住证，并根据判断结果，生成相应的材料清单（以供用户根据个人情况有针对性地准确地准备相关材料，提高工作效率）。
　　2．校内管理模块
　　主要用户为：在职教职工、评审专家、校、院（系）人力资源管理人员、其他行政管理部门（如：科研管理部门、教学管理部门、资产管理部门、组织部等）。
　　（1）合同管理模块：通过个人、院（系）、校三方的网络联动，实现合同签订流程的电子化、规范化，为合同管理提供基础数据和便利。三方用户均可通过平台获取合同到期提醒，并提前做好续聘等相关工作。
　　（2）岗位管理模块：主要针对校内岗位变动进行管理。岗位变动可能牵涉到部门变动、人员类别变动、合同变动等，因此，该模块与编制管理、合同管理、职务评聘等模块关联。个人、院（系）、校三方在经过“发起变动、审核变动申请、（变更合同）、确认变动”的环节后，完成岗位变动及管理。以跨部门的岗位变动为例，具体流程如图3所示：
　　3．分类管理模块
　　主要用户为：各类人才计划资助人员、离退休人员、校、院（系）人力资源管理人员、其他行政管理部门（如：科研管理部门、教学管理部门、资产管理部门、组织部等）。在该模块中，将各类人才计划资助人员（高层次人才）、离退休人员单列，以便进行分类管理。例如：专家管理模块的数据来自在职人员信息库和高层次人才库，并与招聘引进模块联动，可实现人才计划申报、专家遴选的远程办理。
　　以高层次人才管理为例，从招聘、进校开始，高层次人才的管理部门、方式、流程都与其他人员不同。因此，信息化管理应因人而异，针对不同需求设计不同流程，但不影响整个信息平台的统一性。例如：在进校管理模块中，招聘、进校的流程按人员类别进行定义。高层次人才的招聘、进校完全参照“绿色通道”的概念和流程，更有利于缩短进校手续的办理时间，提高工作效率，提供标准化和人性化的服务。
　　4．系统管理模块
　　主要用户为人力资源管理部门下属的信息管理人员、校网络信息中心系统管理人员。系统管理的目的就是在系统管理员的管理下各类用户权限清晰、各司其职、协调工作。系统管理包含的主要功能：定义不同用户的访问权限和内容，如普通员工只能查询和修改本人部分信息，人力资源管理人员可以操作除系统管理外的其他所有模块，人力资源管理人员不能对本人信息进行修改、审核、确认等操作；定义各业务流程，并根据实际情况对流程进行编辑和修改；根据需要设置查询主题，定制各类统计报表。
　　高校人力资源信息化平台的实践，对于学校充分挖掘自身人力资源潜力将会给予极大的支持，优化了人力资源管理流程，提供了基于信息的决策支持，促进了学校管理的信息化、无纸化建设，提高了科学管理水平，有效促进了人事管理向人力资源管理的转变。
　　参考文献：
　　[1]崔斌，张天文.高校人力资源管理信息系统的战略发展与系统设计[J].中国教育信息化,2007(9).
　　[2]吴敏.面向数字化校园的高校人事管理信息系统的研究与实现[D].南京信息工程大学,2009.
　　（编辑：金冉）

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