档案管理信息化问题及对策思考_房地产档案管理的问题及对策

　　本文针对我县房地产产权档案管理中存在抗风险能力低、档案质量低、档案缺乏特殊载体、产权资料收集面窄、更正麻烦和不规范等问题,提出从充分利用现有的音像技术和计算机技术拓展档案信息的收集渠道,规范和简化档案信息的更正方法和程序,建立健全的档案管理网络机构。用创新的思维研究产权档案管理中存在的问题和解决这些问题的对策。
　　
　　1.前言
　　房地产产权档案是我县房屋管理部门在房地产权属登记、调查测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记载, 是我县房地产权属登记管理工作的真实记录。房地产档案具有真实性、凭证性、动态性和共享性等特征,产权档案形成于产权管理过程中,其数量大,内容涉及面广,多为文字与图表相结合,内容涉及建筑、测绘、法律等专业知识。产权档案是非常宝贵的资料,这些档案为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革发挥了重要的作用。它为解决长期以来城镇房屋产权不明、产籍不清的问题提供了法律依据。产权档案也在利用过程中彰显了它的作用和地位。收藏档案的根本目的之一,就是要满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求。因此,正确认识和处理档案利用和保护间的关系问题,加强和规范产权档案管理,对于发挥产权档案的作用和服务社会具有重要的意义。
　　
　　 2. 存在的问题
　　在产权档案的管理工作中,由于我先县产权档案跨越的历史时间长,不同的时期,对于产权档案的管理要求不一样,并存在一些普遍性问题。 (1)产权档案的抗风险能力有待提高。房地产档案是非常宝贵的历史资料,由于受到经济水平的制约和观念的影响,产权档案的抗风险能力低。虽然在档案管理过程中采取了一些基本的防火、防潮、防虫、防盗等处理措施,但是一旦遇到恶劣天气、自然灾害等不可抗力因素时,产权档案的抗风险能力差的问题就暴露无疑。 (2)我县产权档案具有明显的时代特征,产权档案质量良莠不齐。由于产权档案跨越历史时间长,不同的历史时期,产权档案存在很大的差别。随着科学技术的创新和发展,人们对产权档案的认识有很大的转变。不同时期的档案经历不同时代的管理人员之手,产权档案具有明显的时代特征。在影像技术和计算机信息技术普及之前,我县的产权档案主要是纸质档案,且档案中对于产权的描述过于简单,基本只有产权的平面布置图,产权周围的情况描述较少。 (3)产权档案载体单一。产权档案除了常见的纸质材料以外,还包括记录反映房屋现状的影像资料、拆迁审批用的照片、重要照片的底片、以及在使用计算机进行产权管理过程中形成的磁盘、光盘等材料。这些特殊载体的档案在某些方面比纸质档案更容易遭到损坏。因此,特殊载体的档案要求采取特殊的保管方法。(4)产权档案收集面狭窄。近年来,房地产作为我县的主要产业,越来越多地参与到各种经济活动中,例如旧城改造、房屋拆迁、房产买卖、交换、继承抵押等,每当有涉及到房地产产权的活动发生,都会产生相应的产权文件资料,除了登记档案之外,还有他项权设立和撤消的档案、产权注销登记的档案、房地产交易档案、房屋拆迁档案等。因此,产权档案的收集单靠接受登记部门移交是远远不够的,档案工作必须渗透到产权登记和相关工作的各个环节。 (5)对不符合要求的资料,难以及时纠正。《城市房地产权属档案管理办法》中规定“房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产权属档案材料进行验收,不符合要求的,不予归档。”但实际上,由于资料归档是整个权属管理工作流程中最后一个环节,当一宗业务进行到归档环节时,各种审批手续都已经履行完毕,房产证也已经发放出去了。即使档案管理人员在验收材料时发现缺少资料或者有不规范、不准确之处时,退还登记人员要求补齐新视角经济理论研究或者更正就非常困难。
　　
　　3. 对策研究
　　要解决我县产权档案管理中出现的问题,需要采取一些切实可行的对策。
　　(1)提高产权档案的抗风险能力。随着计算机技术的发展和普及,档案的电子化给档案的备份和异地存储提供了可能。档案的电子化工作开展起来比较麻烦,一方面要对库存档案电子化,另一方面新入库档案资料需要进行电子化工作,做这些工作,需要耗费大量的人力和物力,没有政府的支持是不可能完成的。
　　(2)加强档案工作人员队伍建设,规范产权档案管理的程序。档案管理人员是档案利用工作的主体,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质。随着社会发展的日益加快,科学技术的是新月异,档案业务也在不断地更新和拓展,给档案工作提出了更高的要求,对档案管理人员的素质也提出了新的要求、新的标准。要严格产权登记各业务流程中资料移接交手续,保证产权资料的齐全。产权档案的归档,不仅仅局限于纸质档案的归档,应该增加与产权档案有关的音像资料归档。这些档案资料还需要实现上网,利用计算机技术进行管理。
　　(3)充分利用现代的科学技术,多方面收集产权档案信息,提高产权档案的服务功能。随着社会的发展和科学技术的进步,音像技术和计算机的普及,给产权的收集提供了有效的手段,对于产权档案的质量提供了保障。产权档案人员应该充分利用现有的音像技术,收集产权的音像资料,完善产权档案的信息。计算机技术为整理、分析、保存、查阅和保护这些音像信息提供了方便。产权档案中的音像信息,使产权更加直观和形象,产权档案的使用者对产权的基本情况更容易理解和接受。
　　(4)规范和简化产权档案的更正办法。对于已经归档的产权档案进行更正时,如果要对原件重新办理更正手续,涉及的单位和部门较多,更正的程序繁琐,给档案信息的更正带来了压力和难度,因而导致产权档案人员不愿意更正档案中的错误信息,这给产权档案的客观性带来了问题。实际上,只需通过增加附加更正表,在档案备考表中说明更正原因及日期,并根据更正表更正微机中的信息。档案人员在提供档案服务时,应提醒调阅人注意备考中的提示,查阅档案时参看更正信息。 (5)制定有效的规章制度,建立健全的档案管理网络机构,充分发挥兼职档案人员的作用。日常的管理中应制定相当的档案利用规章制度,如阅览制度、外借制度、复制制度、保密销毁度等。建立健全的档案管理网络机构,使产权档案的电子化采用相同的标准,便于更好的发挥产权档案的服务功能。发证窗口是产权人在房屋权属登记部门进行产权登记的最后一站,一定要由业务熟练的工作人员把关,负责核实档案资料,确保资料符合要求。
　　
　　4 .结论
　　产权档案的管理是历史的产物,是人们参与经济活动的凭证,产权档案在社会经济活动中发挥着重要的作用。产权档案的管理存在一些问题,如何解决这些问题,需要研究切实可行的对策和采取有效的措施。在大力开展档案利用工作的同时,需要制定有效的规章制度,采取有效的措施,确保档案的完好无损,提高产权档案的抗风险能力。随着社会的发展和进步,产权档案的管理必须与时俱进。必须用历史和现实的眼光辨证的看待产权档案管理中存在的问题,必须用创新的思维研究解决这些问题的对策。
　　参考文献:
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　　[3]孙绪奇.谈房屋产权档案管理的重要性[J].兰台世界, 2007,(1):30-32.
　　
　　（作者单位：江苏省沛县房产服务中心）

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