电子信息数据管理规定

　电子信息数据管理规定 一、目的 为适应公司电子信息化发展需要，充分利用数据资源为生产、经营、管理和决策服务，保证各类信息合理、有序流动和公司重要信息安全，保障公司健康、稳定、持续发展，特制定本规定。

　二、适用范围 1、本制度适用于贵州非常名商贸有限公司所有部门和员工的电子信息数据的管理。

　2、电子信息数据定义：指基于计算机、各类管理系统和现代信息管理等电子化技术形成的文字、图片、视频、图形符号、数字、字母等客观资料，以下全部简称“数据”。

　三、职责界定 1、各部门负责人：负责本部门数据的整理、分类和汇总，定期于本部门备份并复制至秘书处，对数据的完整性和有效性负责； 2、各部门分管领导：负责分管部门数据备份工作的指导、监督、检查和考核； 3、秘书：备份数据的收集、按部门和年份分类建档，对数据媒介进行保管，根据上级领导的指令对数据进行分配、传递和复制； 4、总经理：是数据管理的最高决策人，对数据管理中的优秀员工或履行不力员决定奖励或惩处。

　四、管理要求 1、各部门数据每两周进行一次整理、汇总、备份并复制秘书处； 2、秘书处的数据必须于计算机和移动硬盘各备份一份； 3、各部门的数据未经分管理领导或总经理批准，不得向无关人员复制、传递和查阅； 4、公司客户数据、生产数据、财务数据、供应商信息、重大经营决策信息、产品开发信息及其他需要保密的数据，任何人不得以任何形式对外泄露。如有违反，一经查实，公司根据造成后果严重程度，酌情给予处罚 500-2000 元每次，对公司造成 1 万元及以上经济损失的，由责任人全部承担赔偿责任并根据有关法律法规移交公安机关处理； 5、任何人不私自复制、查阅与本岗位工作无关的公司数据，一经发现，按 200 元每次进行处罚。

　6、各部门必须建档并备份的数据包括但不限于以下内容 6.1 人力资源部

　（1）员工入职案，包括入职约定书、保密协议、入职告知书、办公用品领用表、应聘登记表、员工手册考试卷、员工劳动合同等； （2）员工花名册及入、离职档案、员工培训及员工奖惩资料等； （3）各招聘平台、渠道的账号及密码； （4）社保、公积金账号及密码； （5）备用人才资料； 6.2 行政部 （1）公司各类证照扫描件，股东和法定代表人身份证扫描件等证照相关资料； （2）电话号码清单、物业、水电、缴费信息及联系方式； （3）网络宽带、企业内部 WIFI、企业年报账号及密码信息； （4）通讯、办公设备、车辆售后及维护单位联系方式及其他信息； （5）餐饮、住宿协议合作单位名单、联系方式； （6）公司行文的管理规章制度、总经理批复文件、会议纪要、工作计划和总结等文书资料； 6.3 客服部 （1）客户档案资料、客户交易记录等与客户相关的信息资料； （2）T+系统企业用户账号及密码、客服系统用户账号及密码； （3）部门各应用系统的售后服务单位的联系方式； （4）实施客户服务过程中产生的音视频资料； （5）部门技能培训资料； 6.4 电商部 （1）各平台的账号及密码； （2）电商运营平台的合作单位联系方式； （3）电运运过程中产生的各类文案、图片、音视频资料； （4）产品清单、活动方案、客户档案信息； （5）部门技能培训资料； 6.5 采控部 （1）供应商档案资料，包括供应商联系方式、产品、价格等信息资料； （2）各类采购合同、协议； 6.6 开发部

　（1）产品开发中产生的各类文字、图片、音视频资料等； （2）合作单位的联系方式； （3）各类合作合同、协议； 6.7 物流部 （1）物流合作单位的联系方式； （2）货品出入库数据。

　6.8 市场部 （1）市场调查取得的数据和信息； （2）市场分析报告 （3）部门政策、活动文案和相关资料 6.9 销售部 （1）货品销售数据和销售分析相关资料； （2）部门销售政策、活动文案和相关资料。

　6.10 财务部 （1）财金蝶财务软件数据备份，用友软件数据备份（按年）据； （2）各公司电子财务报表、纳税申报表、所得税汇算清缴表（按月、年）; （3）各公司增值税网上纳税申报的账号及密码； （4）各公司对接的税务区域、税务专管员、联系方式等； （5）统计直报平台网站账号及密码； （6）三步曲公司线上销售帐号及密码； （7）各公司网上银行 U 盾登陆、复核账号及支付密码；支付宝、微信账号及密码等； （8）财务各类相关制度（电子版与纸质版）； （9）资金计划表（按月、季、年，电子版与纸质版）； （10）月度，季度及年度工作计划及总结； （11）员工个税专项扣除信息表（按月、年）； （12）公司融资贷款、借出款及个人往来款台帐（按月、年）； （13）出纳现金银行日记帐台帐（按月、年）； （14）押金、保证金台账，库存物资（酒类、包材类、固定资产、办公物资类、礼品类、其他存货等）的进销存台账（按月、年）； （15）应收账款、应付账款电子台账（按月、年）；

　（16）宏图客户收款明细及结算返点相关电子台帐； （17）各公司纸质财务原始凭证及原始单据、纳税申报表、所得税汇算清缴、账簿（按月、年）； （18）各公司纸质银行对账单；每月现金和银行存款盘点表需签字（按月）； （19）纸质库存物资盘点表需签字（按月、年）； （20）各公司纸质银行开户资料； （21）纸质版亮天下，酱香源，文兴酒业金税盘； （22）各公司法人章（梁小丽、汪利、汪鹏、雷凯、汪伦、汪翠先、叶斌、梁肇江、袁家卓)，亮天下发票章； （23）汪利及余国素银行卡，现金、转帐支票，回单卡； （24）金蝶财务软件加密狗； （25）月度，季度及年度工作计划及总结； （26）各公司增值税网上纳税申报的账号及密码；统计直报平台网站账号及密码；三步曲公司线上销售帐号及密码；各公司网上银行 U 盾登陆、复核账号及支付密码；支付宝、微信账号及密码等。

　五、其他附则 1、本规定由行政部负责制定和修改，总经理批准后执行； 2、本规定由行政部负责解释。

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