某酒店合同保管规定

　酒店合同保管规定

　 1、所有合同要统一编号管理。

　 2、所有合同原件一式两份，对方一份，我方一份，我方一份暂交由财务室统一保管，执行部门留复印件，以便合同履行。

　 3、合同签定前，相关部门签署意见书，合同执行过程中，与对方的通信函、传真、执行单据、验收报告书等作为合同附件一并交由财务存档保管。

　 4、签订合同时若采用传真方式签订的，应将传真件复印后，我方单位在复印件上签字，传真件作为备查资料留存财务。

　 5、所有合同移交财务室时，应办理相关移交手续，移交双方在合同收件薄中签字，合同收件薄由财务室制定，采取订本编号式。

　 6、合同借用时应在财务室办理借用手续。

　 7、本酒店合同属于酒店资料，各部门负有保密责任，任何人不得复印、转借他人阅读，各部门只能查阅本部门业务范围内的合同，若借阅其他部门合同需经分管领导或总经理批示，方可借阅，部门或个人违反此条规定按有关酒店保密原则进行处理。

　 8、每份合同执行完毕后，部门应将复印件交回财务室并办理手续。

　 9、财务室定期对合同清理，凡执行完毕的合同，应将原件、传真件、部门签署意见书、执行凭单一并归档，并建立档案目录，以便查阅，档案保密期限按相关会计制度执行。

　 10、本酒店合同原件上、复印件等均由专人保管(部门、财务室均由专人保管)，保管人工作变动或离岗时，应办理相关合同移交手续，由部门负责人负责监交。

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