事业单位档案管理信息化建设思考

　　摘 要 在新的时期，我国事业单位中的档案无论是数量还是需求都在不断增大，以往的档案管理手段已经无法满足事业单位发展的实际需要。计算机网络技术的普及和发展也推动了档案管理信息化建设的进程。笔者主要分析了事业单位做好档案管理信息化建设的重要意义，并找到了一些问题解决策略，希望能够推动事业单位信息化建设的进程。
　　关键词 事业单位 档案管理 信息化
　　随着计算机技术的进步，我国信息化建设也在不断推进。事业单位进行档案管理的时候，信息化建设是非常重要的发展趋势。随着社会主义市场体制的完善，事业单位也在不断完善管理模式，需要对档案管理进行信息化建设，打破以往人工管理档案效率比较低下的弊端，切实提高事业单位档案利用的实际效率。但是就现在来看，我国事业单位档案管理信息化建设存在的问题还比较多，所以必须认识到档案管理信息化的意义，并采取措施做好档案管理的相关工作。
　　一、事业单位做好档案信息化建设的意义
　　（一）能够永久性地保存档案资料
　　以往进行纸质档案管理的时候，纸这种载体非常容易受到天气和季节的影响，若是存放的环境比较潮湿，那么档案很容易发霉甚至损坏，这样很难长久保存和管理档案，甚至可能会出现信息丢失的情况，查询和使用档案也不方便。[1]若是进行档案信息化建设，能够对相关的档案进行备份，并且将其存储在电子磁盘中，这样能够节省更多的空间，并且电子档案不会受到季节或者天气的影响，能够保证信息的完整度，永久地保存档案。
　　（二）能够提升档案本身的职能
　　事业单位做好档案的信息化建设，把纸质的档案录入计算机，能够转变档案的职能，将以往的传统档案保存和使用，转变成为档案信息的收集、管理和存储，这样能够推动事业单位档案管理工作更好地进行。[2]
　　二、事业单位做好档案管理信息化建设的策略分析
　　（一）增强事业单位信息化管理的相关意識
　　随着现代企业的发展，无论是企业、政府部门还是事业单位，进行信息化建设都是其发展的重要素质。计算机技术的运用能够智能化地对生产和管理进行控制。事业单位进行档案管理的时候，管理人员需要增强档案管理信息化建设的意识，积极学习相关软件，并根据实际情况找到解决问题的策略，将信息化建设的作用很好地发挥出来。
　　（二）完善管理制度和体系
　　为了切实做好档案管理信息化系统建设，需要根据实际需要来完善相关的制度和体系，在落实的时候，需要将建设档案信息化管理系统的实际需要作为出发点，从而给档案信息化系统建设提供正确的方向，从而确保信息化系统能够更加顺利的实施。[3]此外，还应该根据实际情况和需要来建设管理制度体系，从而规范档案管理人员的相关行为，确保其责任能够真正落实，发挥档案管理的作用和价值。
　　（三）做好培训工作，切实提高档案管理人员本身的素质和能力
　　档案管理人员本身便是直接操作档案的人员，档案管理人员本身的素质会直接影响到档案的质量和档案作用的发挥。[4]所以，我们必须认识到档案管理队伍本身便存在的一些问题，切实提高人员培训的相关力度，做好和信息化档案管理系统有关操作的培训，切实提高管理人员本身的专业能力和素质。此外，还应该重视对管理人员进行职业素质方面的培训，规范管理人员的相关行为，确保其能够很好地担负起自己的责任，在工作中不断完善和落实自己的工作内容。
　　（四）完善信息化系统的软件和硬件
　　首先，在软件设施建设的时候，需要根据事业单位档案管理工作的相关内容来选择和其相适应的软件系统，并且还应该确保系统本身的安全性。[5]在做好归档相关工作的情况下，做好档案信息的备份工作，并且还要安装防病毒软件，确保整个系统运行的健康和安全。其次，在建设硬件设施的时候，由于事业单位档案管理的相关内容比较复杂，需要提高硬件方面的投入力度，选择那些容量比较大并且质量比较好的硬盘来完善档案存储，从而为档案信息利用效率的提高奠定良好的基础。
　　三、结语
　　事业单位进行档案管理的时候，信息化建设是非常重要的发展趋势。随着社会主义市场体制的完善，事业单位也在不断完善管理模式，需要对档案管理进行信息化建设，打破以往人工管理档案效率比较低下的弊端，切实提高事业单位档案利用的实际效率。计算机网络技术的普及和发展推动了档案管理信息化建设的进程。笔者主要分析了事业单位做好档案管理信息化建设的重要意义，并找到了一些策略，希望能够推动事业单位信息化建设的进程。
　　（作者单位为济宁市嘉祥行政事务管理局）
　　参考文献
　　[1]朱丹华.关于事业单位档案管理信息化建设的思考[J].档案时空，2018（06）：45-46.
　　[2]崔晓玲.事业单位档案信息化建设有关问题的思考[J].办公室业务，2018（05）：34-35.
　　[3]吴晓丽.关于事业单位档案信息化建设有关问题的思考[J].黑龙江档案，2015（04）：104.
　　[4]刘薇.新形势下事业单位档案信息化建设的实践与思考[J].办公室业务，2015（15）：40-41.
　　[5]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯，2013
　　（30）：214+216.

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