高校二级学院教学档案管理信息化建设初探

　　高校二级学院教学档案的特点
　　教学档案是指在教学过程中形成的与教学密切相关并为教学服务的各种具有保存价值的文字材料、教学文件、影像等教学资料的总称。教学档案的管理涉及到社会各个领域，因为高校的教学是多样性的并与各个领域的发展有着不可分割的关系。由于高校教学的特殊性，各个不同领域的高校二级学院在教学活动之中会产生不同种类的教学档案，其中包括人才培养计划、教学大纲、教学日历、教学中所记录的文件、毕业生学籍档案、实验的实验大纲、实验中所得出的实验报告等。
　　高校二级学院是高等教育教学的基本单位，是保障高校为国家输送高质量人才的核心所在，对高校二级学院教学档案工作的完善是保障和健全高校教学档案事业的不可或缺的关键环节。
　　高校二级学院教学档案信息化的必要性
　　高校二级学院教学档案信息化建设是高校档案建设中非常重要的一部分，也是高校信息化建设所引起的连锁反应。对高校二级学院教学档案进行信息化建设，不仅能提高高校的教学管理水平保障高校的教学质量，同时对促进高校档案事业的发展和增强高校的教育教学能力有推动作用。
　　在现代社会日益信息化条件下，各类信息以“海量式”的形态增长，教学档案数量也随之急剧增加，高校教学档案的收集、整理、储存、加工、利用也必然受到冲击，高校二级学院的教学档案的管理必须要对传统的管理方式进行更新换代，引入现代信息技术，实现管理和服务手段的创新和信息化，提升档案管理的质量和服务的效率。
　　高校二级学院教学档案信息化管理的现状
　　目前高校二级学院教学档案主要以自己学院独自管理为主，高校教务部门一般在学年结束时对这些教学档案进行抽查。大部分二级学院的教学档案都是存储在二级学院管理人员的电脑里，在高校进行相关的教学数据采集时各二级学院再将相关的教学档案资源上传至高校教学管理机构以及高校教学档案管理部门。由此可见，高校对各个二级学院的教学档案一般采取分散管理的方式，这种管理方式仅能实现高校教学档案信息的部分共享。各二级学院在互相查阅相关档案信息时仍然需要高校教学管理机构以及高校教学档案管理部门的协调。这就造成了高校二级学院教学档案资源的浪费和管理人员资源配置的不协调。
　　实现高校二级学院教学档案管理信息化建设的具体措施
　　高校二级学院教学档案管理信息化建设是一项重大的系统工程，仅仅停留在二级学院层面是难以完成的，这样的建设应当是自上而下从高校教学管理机构以及高校教学档案管理部进行的。
　　因此，要实现高校二级学院教学档案管理信息化建设就应该从以下几个方面来着手：
　　实施文档一体化管理。要实现文档一体化管理，办公自动化管理系统（OA系统）、系统域档案管理系统的协助是必不可少的。在文档一体化系统中，从文件产生到成为档案保存下来的每个环节上，都能够体现档案工作的要求。这样就能够将文件管理系统和档案管理系统有效衔接起来，对完善档案管理水平和深入开展编研工作提供了有利的条件。实现了文档一体化管理，高校二级学院的教学档案的信息化建设可以搭载文档一体化系统进行有效的建设。
　　二级学院要建立教学档案室，并且配备专门的教学档案管理人员。有些高校二级学院没有配备专门的院系教学档案管理工作人员，通常都是教务人员兼职或是别的工作人员兼任，导致对教学档案的管理缺乏完整性和延续性，从而严重影响了保存和管理教学档案的效率和質量。专门的教学档案管理人员应按照集中统一管理的原则，不定时地把分散在教学部门和个人手里应归档保存的教学文件材料集中起来，进行统一管理，做到档案边形成边收集。把收集到的教学档案及时归档到二级学院教学档案室。
　　要采用多种现代信息技术及时对教学档案进行存档。例如：通过使用教学教务管理系统软件及时整理教学计划、教学任务、课表、学生的学籍异动以及学生考试成绩等日常教学中形成的教学档案材料等。利用教务教学管理系统管理高校二级学院教学档案既提高了工作效率，又能更加规范、科学和智能收集高校二级学院的教学档案。
　　教学档案管理人员在教学过程中也可以按照教学档案形成的时间初步进行整理，在每学期或每学年结束后对同类教学资料进行分类管理，分别存储到移动存储设备中再归档到教学档案室。
　　结语
　　教学档案管理信息化是提高高校二级学院教学档案管理工作效率的客观需要。多种多样的现代信息技术的发展为教学档案工作信息化的可能提供了有力的技术支持。这些现代化信息技术的应用也会使档案管理手段更加直观、便捷、完善。实现高校二级学院教学档案的信息化管理，也有助创新档案信息服务新模式。因此，高校二级学院应积极争取高校实施文档一体化管理和支持二级学院教学档案管理的信息化，实现教学档案管理的信息化。

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