试论档案信息化建设与规范化管理

　　摘 要：现阶段，随着社会的发展，我国的现代化建设发展也突飞猛进。档案载体目前正面临着一个新的变化，大量电子文件、电子签名、电子档案的涌现已经对档案工作产生影响。档案工作规范化管理的重点也正在经历变革。这使得档案工作规范化管理的内容必然向档案信息化的方向发展，没有档案信息化建设的有效管理，就谈不上档案工作规范化管理。要实现这一转变，最有力的推手就是对开展规范化管理的单位档案进行有效管理，借助计算机技术、数据库技术、多媒体技术、网络技术等现代信息技术，加强信息化建设。依据《全国档案信息化建设实施纲要》，就档案工作规范化管理而言，从信息化建设情况来看，信息化已越来越成为档案工作规范化管理的关键程序和环节，在推进档案工作规范化管理时，目录数据库、全文数据库和多媒体数据库以及单位文档一体化、自动化管理工作、利用服务网络化工作的好坏，是决定档案工作规范化管理水平高低的关键因素，现代档案管理工作，没有信息化的参与，就没有规范化的档案工作，档案信息化建设已成为档案工作规范化管理的必然要求。
　　关键词：档案信息化建设；规范化；管理
　　伴随现代信息技术不断发展和应用，档案管理工作也逐渐引入信息技术，不断提高档案信息化管理水平，更好地发挥辅助作用，提高档案规范管理效率和检索利用质量，提升档案信息资料最大化利用价值。档案信息化建设需要结合档案管理工作实际内容，针对性进行规划设计和有序开展，才能更好地提高信息融合共享水平。本文对档案信息化建设基本内容进行了简要分析，结合档案信息化建设方面存在的问题，提出了加强档案信息化建设和档案管理的具体对策，希望为不断提升档案科学化管理水平提供一定的借鉴或者帮助。
　　1 档案管理简述
　　档案在我国的发展历程是非常长的，但是档案的发展却并不是非常的完善，仍旧存在着很大的问题，随着现在档案发展规模逐渐的扩大，档案的数量不断地增加，使得档案的工作量逐渐增大，档案的种类也在不断增加，档案信息量也在不断的更新和积累，传统的档案管理模式已经逐渐开始不适应档案的发展了，必须对档案管理进行创新，只有这样才能让档案得到更好地发展，同时也能够更好地满足社会发展的需求，让档案的事业得到更好地发展，同时，针对现在档案发展中存在的问题也应该给予积极地解决，只有这样才能更进一步的，促进档案的发展。
　　2 档案信息化建设与规范化管理的问题
　　2.1 隐私与安全困境
　　在互联网+时代，大数据技术在档案管理工作中的应用，隐私与安全困境是需要解决的实际问题，现在网络安全问题很多，一旦发生网络安全问题就没有任何隐私，当重要的数据被泄露以后，会给用户带来一定损失。现在网络安全管理技术对网络安全起到一定的保障作用，但大数据技术在档案管理工作中的应用不能完全起到安全作用，尤其一些重要的档案资料信息不能泄露，必须完善大数据技术在档案管理中应用的安全问题，为完善档案管理起到保障作用，这需要引起档案管理工作者的重视。
　　2.2 人才方面的困难
　　大数据技术在档案管理中的应用是时代发展的需要，这个档案管理工作者带来了一定的挑战，这与传统的档案管理有一定的区别，需要档案管理工作者不仅具有档案管理的知识，同时需要具有一定的信息化管理能力。但现在档案部门缺乏这方面复合型应用技术人才。人才是档案管理工作的核心因素，档案管理职能提升需要人才，在大数据技术引进的过程中，都缺少这方面的人才。解决人才问题一方面引进符合要求的高级技术人才，另一方面是现有人才进行相关培训，提高其档案管理的能力，保障大数据技术在档案管理工作中的有效应用，提高档案管理的效率。
　　3 档案信息化建设与规范化管理的措施
　　3.1 改革档案数据收集方式
　　大数据技术在档案管理工作中的应用，改变了档案数据的收集方式。首先，档案管理要发挥出信息化系统的优势，拓展档案数据信息的类别，加大结构化、半结构化与非结构化档案数据信息的收集能力。现在主要发挥计算机的功能，提高了档案数据收集的效率。其次，逐步面向广阔的信息资源，不断加大对各种零散的、碎片式的档案数据信息的收集能力，建立起关系型的数据库结构，实现对各种电子邮件、图片、网页等的非结构数据信息的收集能力。现在数据手段方式的多样化，符合现代档案管理的需要。
　　3.2 要大力推进档案资源信息化建设
　　开展档案规范化管理的单位要全面推进文档一体化建设，推进档案全文数字化工作。对于文档一体化之前的档案，要求文书档案的保管期限为永久和长期的档案，要有计划、分步骤地进行全文数字化，丰富、完善档案全文数据库建设。对于已经建立文档一体化信息管理体系的单位，要建立和完善OA系统，加强档案管理系统的应用，建立保证电子文件真实、可靠、准确的有效工作机制，使得在电子政务和办公自动化环境中产生的大量电子文件能够永久保存和方便利用。
　　3.3 提高基础工作水平，促进规范化管理科技含量
　　日常工作中要注重加强基础工作，发挥网络优势，强调信息化应用，我认为档案工作规范化方面，有部分是在网上进行归档文件的前期管理，一般文件、工作动态、信息简报等日常工作在网上发布，档案室根据工作人员的工作职责分别设置个人权限，将信息发布系统按模块授权给各部门负责人，发表、审核科室文件。档案室根据文件办理的情况，相应归档，确定档案的保管期限，开展档案的备份，按照规范化管理的要求，开展电子档案和实体档案的管理。
　　3.4 调整管理方式，健全信息资源管理体系
　　在初步认识到档案信息化建设重要性的情况下，各单位要想促进档案信息化建设实现持續稳定发展，提高综合建设效果，就应该结合具体的情况分析档案管理工作的基本情况，并制订科学的管理方案，不断提高管理信息化程度。通过分析档案信息化建设背景下的档案管理改革工作，能够看出档案管理信息化建设与传统纸质化档案管理工作存在明显的差异。在具体建设实践中，各单位需要结合电子档案和数字档案的实际情况对管理工作加以调整，进而构建更加完善的管理体系，不断提升综合管理效能。一方面，各单位要结合档案管理信息化建设的工作需求不断完善管理制度，并结合制度规范制订相应的管理方案，对管理流程加以明确，确保在信息化管理模式下，如果其中一个环节出现了管理问题，能结合实际情况对各项管理措施加以调整，避免各环节问题影响信息档案的完整性，为档案管理工作的稳定发展奠定坚实的基础。另一方面，各单位要不断完善档案信息管理制度以及法制化发展进程，创新档案综合管理工作，在完善制度体系的前提下提高档案管理工作的基本效能，保障档案管理工作的综合发展成效。
　　3.5 加强对档案信息化建设工作的组织领导
　　要让领导充分认识档案信息化建设的重要性，认识到档案信息化对各项工作创新与发展的重要作用，真正把档案信息化建设工作摆上重要议事日程，成立专门的档案信息化建设工作领导小组，并纳入日常工作督导和考核。使档案管理具备领导保证、人员保证、时间保证和经费保证，做到计划有内容，管理有举措，工作有要求，经费有保障，这是加快档案信息化建设的前提，也是档案事业生存与发展的根本保证。同时，要加强对档案工作的宣传和应用，提高全校教职员工对档案工作重要性的认识。
　　4 结语
　　综上所述，在档案发展的过程中信息技术对于其起到非常关键的作用，档案管理相对与其他的行业而言是一项非常复杂的工作，为了更好地适应现代社会地方发展的需求，档案管理逐渐的开始了档案信息化建设，这对档案的发展来讲是一次非常重要的变革，关系到档案的未来发展趋势，信息化的应用让档案管理的效率变得更高，不仅能够让档案更好地为人们服务，也进一步的促进了社会的发展和进步，让档案管理在社会发展中的地位得到了上升。
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