浅议基层疾控机构档案管理信息化建设

　　【摘要】基层疾控中心的档案管理滞后，今后的工作重点是：改革创新档案管理机制，加强专兼职人员岗位培训，促进提高信息化建设，实现档案工作各个环节计算机化，加强档案硬件软件基础设施建设和经费投入，促进疾控工作的发展。
　　【关键词】基层疾控档案管理;人才;利用率低
　　當前许多基层疾控中心的档案管理还比较滞后，需要使用档案材料时难查找，很难发挥档案材料的功能和效用。改革创新疾控机构档案管理机制，成为当前疾控档案管理的迫切任务。疾控机构档案管理信息化就是从以档案实体保管和利用为重点，转向以档案信息的数字材料化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步向规范化、数字化、网络化、社会化转变。做好疾病控制档案管理工作，加强档案基础建设，固定档案管理模式，规范档案存储，提高档案质量，提高服务水平，发挥档案作用，为疾病防控和突发公共卫生应急处置提供科学依据。
　　一、基层疾控机构档案管理中存在问题
　　（一）管理意识薄弱，档案利用率低。部分档案管理人员管理意识和服务意识不够，对档案管理墨守成规、安于现状，或者管理制度不严，借阅随意，有的单位领导对档案工作少过问、不关心、无要求，缺乏检查和督促，使档案管理人员失去工作动力。单位档案管理经费、设施、场地投入不够，档案管理工作人员的能力水平也受到制约，只是将文件资料进行简单的归档和整理，没有发挥档案的实际价值。
　　（二）档案管理投入不足，设备落后。档案设施陈旧，近年来，基层疾控中心相继增建了房屋，改善了实验室办公条件，实验室仪器设备、卫技人员人员能力建设等基础设施的投入逐年提高，但是单位领导对档案管理重要性认识不足，对单位档案工作投入还不够，档案信息管理设备落后，没有达到国家规定的“八防”要求，密集架、温度湿度控制、“八防”设施、刻录机、扫描仪、移动硬盘等档案管理设备尚未普及，有的虽已添置了计算机等设施，但没有充分开发利用。导致近年的档案信息可以存放，而前些年的档案信息却不知所踪。
　　（三）缺乏专业的档案管理人员。基层疾控机构没有档案专职人员编制，缺乏选拔机制，年龄较大的任职、缺乏专业知识，且多为身兼数职人员兼任;有些单位领导对档案工作不够重视，专兼人员不安心本职工作，对工作缺乏热情，不清楚其间的重要性，认为档案工作没前途，产生“做档案工作低人一等”的错误想法，档案兼职人员干几年就会转到业务科室，造成其职位的缺乏连续性，使其工作变成了机械性的、重复的情况档案人员对专业认识不多，能力不强，只是把档案进行简单的编码排序，甚至忽略对档案的分类管理;
　　二、改进和提高档案管理水平是形势发展的要求
　　（一）档案管理信息化是信息发展的趋势。把档案从纸质的载体变为电子载体是科技发展的必然，可以大幅度提升档案管理水平和利用率。《2006-2020年国家信息化发展战略》中提出要加强医疗卫生信息化建设要求，《中共中央、国务院关于深化医药卫生体制改革的意见》，提出要建立实用共享的医疗卫生信息系统，这是大势所趋，加快档案信息化建设，顺应信息时代和社会发展。
　　（二）档案信息化有利于档案资料的永久保存。原始的纸质档案，管理不善就容易变质损坏，如果把纸质档案材料转化为信息系统，不仅保管方便，而且可以长期保存。
　　（三）方便对信息资料的提取和利用。档案管理信息化目的是归档保存疾病防控资料数据，为政府疾病防控、处置公共卫生突发事件决策和科研工作提供参考依据，档案工作必须通过档案利用来体现其服务性。疾控机构档案材料一般由文件、各类报表、疾病防控预案、疫情处置、救灾防病工作调查处理报告及实验室检验报告等构成，具有原始记录、价值保留、集中存储、随时查询、增值效用等性能，建设一个高质量的档案计算机管理系统，开展信息化管理，需要时可以随时提取，简捷方便，不会遗失，很大程度上减少了人为损耗，节约时间和成本。
　　三、如何提高基层疾控机构档案管理信息化建设
　　（一）提高对医疗档案建设的认识，完善规范制度规范管理。对档案管理重要性的认识，不仅一般档案管理人员认识不到位，部分单位领导重视也不足，表现在人员配备不当，要求不严，经费不够，不重视其作用。实现疾控机构档案规范化管理，制定完善规章制度，明确中心档案管理人员和各科室兼职档案管理人员工作职责，实行档案管理分级负责制度。
　　（二）培训现有人员掌握现代化管理技术。搞好档案信息化的关键是人才，工作岗位之中人才的培养提供才是重中之重。人才从哪里来？一是在现有人员上挑选年纪轻、有一定文化、责任心强的人进行专业培训，熟练掌握网络技术和一般疾病控制专业知识，让他们在岗位上锻炼。二是从大学毕业生中吸收优秀网络人才，在工作中熟悉掌握疾控机构的专业知识（医学院毕业的网络人才更好），经过一段时间实践，这些人会成为基层疾控机构信息化管理的主力军。
　　（三）实现档案工作各个环节的计算机化。是加快档案信息自动化系统建设和提高档案系统利用功能的技术基础和重要手段。
　　（四）加强档案软件硬件基础设施建设和经费投入。软硬件跟不上，实现现代化网络管理便成为一句空话。硬件设施包括计算机、打印机、刻录机、扫描仪、移动硬盘、密集架等设备，以及设计合理、设备齐全的库房;软件包括管理档案应有的软件系统、数据库、档案查询软件、信息安全软件等。如果因经费限制，先购买主件，以后逐年增配，做好内部局域网建设，力争把档案管理的软硬设备配齐，这是完全应该而且可以做到的。

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