从大数据角度浅析高校档案管理信息化建设

　　【摘要】互联网信息技术在高校档案管理工作的广泛应用在一定程度上加快了高校档案管理信息化建设的进程，顺应了大数据时代高校档案管理工作模式的发展趋势。本文总结了和大数据有关的高校档案管理工作模式存在的不足，为提高高校档案管理工作的信息化和高效化提出一些切实可行的建议。
　　【关键词】大数据;高校档案管理工作;信息化建设;措施
　　互联网信息技术的深入研究以及在社会各领域中的广泛应用，不仅加快了大数据时代的诞生，也推动了高校档案管理工作模式改革创新的进程。大数据技术从产生到现在逐步形成量级、高速、价值密度低以及多样化的基本特征，如何才能实现数据信息价值的最大化是大数据技术研究与发展的目标，利用大数据技术可以最大限度提高高校档案管理工作的效率以及效果。
　　一、高校档案信息化建设中的主要问题
　　（一）档案管理信息化建设工作在高校包括领导在内的大多数人重视不够。认为档案管理信息化工作是一项可有可无，看不到个人业绩的工作。所以，才使得档案管理信息化建设的资金和人员投入难上加难。还有另外一个问题，有些高校虽然也邀请有关领域的专家学者一起搭建高校档案信息化管理平台，成立建设小组，但因缺少档案管理信息化建设的基本经验和技术，造成档案管理信息化建设效果大打折扣。
　　（二）有关高校档案管理信息的安全防护措施未到位。部分高校档案管理人员将档案管理工作简单化，错误地认为档案管理信息化工作就是将各种纸质档案进行扫描整理和存储，没有明确这项工作的主要内容与职责，缺少必要的档案信息管理的安全意识，造成档案信息安全管理制度形同虚设，各种档案信息安全保护措施更是没有落实到位。一些高校让学校原有的网络管理中心来具体维护和管理档案信息发布以及查询网站后台，降低了档案信息发布、查询网站搭建以及维护工作的专业化。
　　（三）高校档案信息管理系统还存在一些漏洞。传统高校档案管理工作以人力为主，由档案管理人员将各种纸质档案进行分类整理，按照一定的规律和要求对不同的档案进行编号，以此来提高档案查找使用的效率，因而，原有高校档案管理工作对工作人员人力需求量较大，并且工作人员稍微一分神就会出现整理上的遗漏和错误。大数据环境下，利用现代化的信息技術、扫描技术等手段将大量的档案资料进行电子化和信息化管理，虽然提高了高校档案管理工作水平以及工作效率，但是也增加了高校档案管理系统被攻击、档案信息被窃取或者丢失的可能性。高校领导对这方面存在的潜在风险还缺乏必要的认识，更没有什么防护预案。
　　二、大数据时代高校档案管理信息化建设的建议
　　（一）要加强从业人员培训力度，强化人们的信息化和数字化意识。首先，高校应进一步完善档案管理人员的培训机制，对档案管理人员进行档案管理、互联网技术、视觉媒体传达等领域的培训，转变档案管理业务人员错误的工作理念以及落后的工作方法。其次，高校还应在招聘档案管理人员中转变“是人就能干”的观念，尽量招聘那些档案管理专业或信息管理专业的人员，创造一支专门的档案管理信息化队伍，为档案管理信息化建设提供专业人才保障。其三，要通过各种形式多宣传、广宣传，让每个人都参与到档案管理信息化工作中来。
　　（二）加强高校档案管理信息化硬件设备投入力度。高校档案管理信息化建设是一项既复杂又庞大的工程，所以，高校应购买功能更加强大的现代化数据信息管理系统，并由专门人员进行系统管理与维护。此外高校还应完善档案信息安全保障制度以及安全防护措施，提高对各种突发状况的应对能力。
　　（三）注重高校档案管理系统的安全问题。高校档案管理信息化建设并不是降低了纸质档案的价值，而是更好地保护纸质档案的安全、完整，并且还可以充分发挥电子档案灵活快捷的优势，因此，高校档案管理人员应一如既往地做好档案馆的防火、防盗及防潮等措施，尽可能消除损毁档案的隐患。此外，还应定期检查档案管理系统，及时发现档案管理系统的漏洞并采取根本性的措施来保证档案管理系统的正常使用，做好应急预案，提高档案管理系统对黑客、病毒等应对能力，充分发挥密钥技术、防火墙技术在提高电子档案管理方面的积极作用。
　　（四）完善高校档案数据信息采集制度。高校档案管理人员应提高档案数据信息的分辨能力和管理能力，以确保信息资料收集的准确性和完整性。此外，档案管理人员还应对档案数据信息进行及时有效的整理和筛选，删除那些已经证实是错误的数据信息，使档案数据信息准确无误，提高档案价值。
　　三、总结
　　大数据时代对高校档案管理信息化建设既是机遇，更是挑战，各级党委政府及高校领导要高度重视，完善高校档案信息管理各项规章制度，加强档案管理信息化硬件设备建设，提高高校档案管理工作的高效化、科学化以及现代化，同时要加强对档案从业人员的业务培训和改变用人选择途径，通过以上途径，为充分发挥档案管理信息化建设对促使高校持续发展的推动作用提供保障。
　　【参考文献】
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