大数据时代高职院校档案信息化建设研究

　　摘要：档案管理信息化已经成为基本趋势，高职院校应当从实际情况出发，建立信息化的档案管理工作体系，创新高职档案数据信息的管理方法，从而满足高职院校师生的档案应用需求，发挥档案数据信息的实用价值。
　　关键词：高职;档案管理;信息化
　　大数据时代为高职院校档案管理工作提供新契机，高职档案管理正在向着信息化的方向快速发展，当前应当围绕着高职档案管理的特征与现状，总结高职档案管理工作的有效策略，从而满足高职院校发展需要。
　　1.高职档案数据信息的现状
　　1.1增长迅速
　　随着高职院校教育教学改革的加快进行，高职院校的数据信息含量不断增加，高职院校的文件、声像、实物与数据信息的数量以几何级数向上增长，这使得高职档案管理工作的压力加大，高职需要完善信息化的档案管理体系。
　　1.2分布广泛
　　高职数据信息分布广泛，而且普遍的存在着多源异构特征。特别是在国家大力发展高职教育的情况下，高职数据信息的来源日益呈现多样化，高职数据信息的类型也较为丰富，这些包括教学、后勤、管理、行政、党务、财务的数据信息使得高职数据信息管理工作更加复杂多样。
　　1.3低价值性
　　高职院校的数据信息来源多样，面对复杂多样的信息化环境，高职数据信息的价值含量相对较低，为了保持高职档案数据信息的全面性，还要下大力气维护高职数据的历史价值，并且在利用的过程中还要进行必要的数据检索，因此存在着高职数据信息量与价值不成正比问题。
　　2.高职档案信息化管理问题
　　2.1档案工作被边缘化
　　高職院校有限的教学资源主要用于革新教学设备，丰富高职教学资源，以及与企业进行互动化的实践教学条件配置上，这使得高职院校对档案管理的重视不足，没能从高职档案信息化的趋势出发为高职档案管理工作配置必要的软硬件设备。还有的高职院校的档案管理人才不足，现有的档案管理人员不懂得信息化档案管理操作方法，因此影响高职档案管理工作的效率，不利于达到信息化档案管理工作的具体要求。
　　2.2档案管理方式落后
　　还有的高职院校的档案管理方式落后，不少高职院校的档案管理还停留在纸制档案管理的阶段，高职档案管理没能充分的运用信息技术提高档案管理的效率，不能运用大数据时代的信息技术进行高职档案信息的充分挖掘，也没能围绕着高职师生的需要进行针对性的档案数据信息资源的供给，当前高职档案信息化水平还有待提高，还要更新档案管理制度，创新档案管理工作理念，全面提高信息化环境下档案管理有效性。
　　2.3安全防护技术不足
　　安全防护技术不足，高职院校信息化档案管理系统的安全性相对较低，高职档案在网络空间运行时存在较大安全隐患，或者因为高职信息档案的安全技术级别低，以及因为操作人员不掌握正确的信息化档案操作方法，造成了大量的高职档案信息冗余，以及高职档案信息的违规操作问题，使得高职信息化管理不适应大数据时代的数据挖掘与数据共享需要。
　　3.高职档案信息化管理策略
　　3.1完善管理机制
　　提高高职档案管理信息化建设水平，需要在大数据的理念下创新高职档案管理机制，构建新型的档案管理工作模式，依靠标准化的档案管理制度促进高职档案管理有序运行。首先，在大数据的理念下树立大档案观，改变过去以文书档案管理为主的思路，全面加强高职日常运行数据信息的收集力度，形成完善的高职院校、科研、后勤等部门的健全数据信息收集机制。其次，树立以用户为中心的档案管理工作理念，实现对档案数据信息的全面开发，科学的挖掘档案数据信息的应用价值，从而符合更多用户的需求。第三，还要完善身份编码机制，加强档案信息系统使用者身份的识别，从而在身份验证的基础上分配档案应用权限，达到对档案集中管理，以及达到合理划分档案信息使用权限的目标。
　　3.2建立共享平台
　　提高档案数据信息运用的有效性，还要高职院校搭建一个标准化和统一的档案数据信息的运行平台，借助智能化的平台实现档案数据信息的全面共享，满足高职院校教育教学与日常管理工作对档案数据信息的应用需要。首先，为了有效的消除信息孤岛，要求对高职院校的办公系统、学籍管理系统、后勤保障系统进行整合，从而形成统一的高职档案数据信息的运行平台，在共享数据信息中心的管理下实现数据信息的统一供给和管理。其次，对高职院校的所有数据信息进行归类整理，开发优质的高职数据库，从而加强高职各部门之间的数据信息的有效流通。第三，还要建立一个统一的门户平台，将各部分管理系统的软件、数据信息和网络资源有机的结合起来，形成统一的档案管理工作平台，形成一个优质的档案信息入口，达到消除技术难关的目标。
　　3.3加强网络防护
　　提高档案管理工作水平，有效满足高职院校档案管理安全性的需要，还要全面加强高职院校档案管理的防护体系，在高职校园数据信息、机密文件、师生个人隐私不被泄露的基础上全面提高高职档案信息管理的有效性。首先，保证网络系统不会挨次，全面加网络基础工程的建设，提出具体的防护目标，运用当前较为流行的防火墙与入侵检测系统进行安全防范。其次，围绕着信息技术向着云计算与互联网数据共享的发展趋势，全面加强高职院校网络防护中心建设，从而在专业的安全测试、应用交付控制器与数据库实时监控系统的辅助下完成档案数据信息的监控工作，有效的提高高职院校档案信息在网络运行的安全级别。
　　3.4加强信息宣传
　　提高网络环境下高职数据信息管理安全有效性，还要全面高职院校师生的信息化意识，注重通过信息技术有效的转变高职院校师生应用信息化档案的意识。首先，加强高职院校师生参与高职档案信息建设工作的力度，形成良好的宣传教育氛围，促进高职院校师生积极配合相关档案信息化的建设工作。其次，围绕着高职院校师生对高职院校档案使用的实际需求，明确智能化的管理模式和服务模式，以便达到信息资源配置合理化的目标。第三，还要针对部分师生的信息化水平不高的问题进行专门培训，提高高职院校师生对档案数据信息进行有效检索的能力，从而解决高职院校档案管理系统运行不畅和使用不足的问题。
　　结论：
　　大数据时代高职档案管理的主要问题在于信息化设备与运行体系的不足。因此应当完善高职档案管理信息化建设机制，创新高职档案管理工作方法，着力加强高职档案资源配置能力，从而满足高职档案管理现实需要。
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