事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

　　摘要：隨着我国社会经济的发展以及科技的进步，事业单位越来越重视档案信息化建设。这对社会以及事业单位的发展在一定的程度上产生着积极的影响。现阶段，事业单位在加强档案信息化建设的过程中存在着许多的问题与不足，针对这些问题与不足应该采取相应的解决措施。文章阐述了事业单位档案信息化建设的重要性，分析了事业单位档案信息化建设过程中出现的问题及其解决措施。
　　关键词：事业单位；档案信息化建设；问题；解决办法
　　引言
　　随着以大数据、云处理等信息化技术为代表的智能化社会的到来，各行业为了更好地提升工作效率，纷纷进入到加强行政管理组织建设体系改革的行列中来。事业单位在政府推行“精兵简政”的政务改革的号召下，积极推动组织内部管理体系的优化革新。档案管理作为事业单位行政管理最重要的组成部分，加强其信息化建设成为必要的改革措施。笔者对近年来烟台市普通话培训测试中心的档案管理改革的相关情况进行了详细分析，探究档案管理信息化建设的步骤、流程、所取得的成绩以及存在的问题和发展困境。
　　一、事业单位档案管理信息化建设的重要性
　　首先，促进档案查询借阅效率的提升。对于传统的档案管理方式而言，档案查询问题是纸质档案管理的最大困扰，这是因为纸质档案多存储于特质档案盒中，根据顺序保存在档案架或档案柜中，借助档案目录查阅或确定档案存放位置，继而找到档案。同时在借阅档案环节，由于纸质档案具有易损性的特征，必须要做到随借随还，借阅的时间不能过长，防止档案损坏现象的出现。而随着档案管理的信息化建设，档案都属于电子文档，利用计算机进行快速准确地查阅，通过拷贝复制等方式提高档案管理效率，避免损坏原始档案。其次，实现档案管理期限的有效延长。以往事业单位在档案管理工作中，基本选用纸质存储的方式，即利用纸质来存储档案资料信息，而纸质易受外界环境的影响，增加了档案资料管理、储存、采集等环节的难度。档案管理的信息化则是利用网络平台和电子平台进行管理，用磁盘存储档案，对档案管理模式进行创新和优化，从而节省保存成本，提高档案资料的完整性和安全性，确保档案管理的信息化建设。
　　二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题
　　（一）档案信息开发不合理
　　由于管理人员的管理观念还没有实现完全的转变，一些单位虽然实现了技术层面的信息化建设，但是在信息技术的应用和开发档案信息资源方面，还比较薄弱。一方面。档案管理工作中相关信息重复加工的问题表现严重，数据质量有待提高。另一方面，现代信息技术在档案管理工作中的应用，更大的意义是信息技术对数据信息的强大处理能力，使信息能够发挥其最大价值。但是，在现阶段，这方面的发展比较欠缺。
　　（二）事业单位档案信息化建设缺乏安全性
　　现阶段，在对事业单位档案信息进行管理的过程中，一旦使用档案管理信息化，就无法对档案信息资料的安全性进行相应的保障，事业单位中的一些资料信息关系到国家机密，但是，进行鉴别以及区分管理意识匮乏，虽然档案信息化建设在很大的程度上为使用单位带来了一定的便利性，但是，也存在着一定的安全隐患，例如泄露档案等。这样的档案信息化平台关于机密档案资料的安全管理匮乏，在对档案资料进行审查以及共享方面的保密性管理匮乏，甚至有一些机密资料的使用是在外网的网络环境中或者是普通的计算机中，这就容易造成黑客入侵，导致资料泄露与损坏。
　　（三）管理人员素质不足
　　由于受传统观念的影响，一些管理人员的观念转变困难，难以跟上信息技术的应用水平。同时，信息技术的应用，对管理人员的信息技术素质具有更高的要求。现阶段，在信息管理技术方面的素质，是事业单位档案管理人员普遍欠缺的现代化素质。
　　三、事业单位档案管理信息化存在问题的解决措施
　　（一）加强档案管理与信息化技术的结合
　　档案管理信息化建设过程中，需要完善档案管理设施，科学利用信息网络技术，恰当运用信息化的平台及管理模式，严禁盲目采用现有的管理系统，而要立足实际需求，有针对性建设信息化平台，进一步提高档案管理的水平。可以说，加强档案管理和信息化技术的结合，能够避免档案管理停留于传统的思维模式上，防止与信息化建设出现断层，加快档案管理信息化建设的步伐。
　　（二）健全监督体系，强化安全管理
　　在信息化的时代背景下，信息资源对企业、单位、组织发展的作用已经越来越重要。对此，要想实现档案管理信息化建设的稳定发展，必须从实际出发，强化信息技术的安全管理。一方面，应该健全监督体系，在信息技术的基础上，实现对档案管理工作的全方位实时监督，及时发现因主观或客观原因导致的信息安全问题，以此提高单位的档案安全管理能力。另一方面，应该建立网络信息安全管理体系，建立信息安全防火墙，提高档案信息的安全性。例如：可以应用网络虚拟机技术，建设信息安全防火墙，在最大程度上避免黑客以及病毒的恶意入侵。
　　（三）事业单位应该加强档案信息化管理的保密性
　　事业单位不断地推进档案信息化平台建设工作，是为了通过对档案信息化的建设为人们提供更加优质的服务。所以在档案信息实际管理工作中，事业单位需要不断加强自身档案管理平台信息化的建设，增强其保密的性能，事业单位档案管理的保密性是至关重要的，因此，事业单位档案信息化管理平台应该重视档案信息的保密性，一方面，要增强档案信息化管理平台的保密性能建设，只能够在事业单位的内网中可以进行登录，并且在档案信息查询方面设置档案信息管理负责人员的指纹，只有档案信息管理人员才能够进行档案的查询。另一方面，也要加强事业单位档案管理工作人员的专业素养以及道德素养，加强事业单位档案管理工作人员的专业培训，从而使其在提升自身专业素养的同时，提升自身的道德素养，最终从这两个方面有效地增强档案信息管理工作的保密性。只有这样，才能有效地加强档案信息管理的工作，才可以在根本上防止档案信息的泄露。
　　结语
　　综上所述，随着现代信息技术的快速发展，事业单位的档案管理工作也发生了极大的变化。为了实现事业单位的档案管理信息化建设，必须要树立现代化的管理理念，以现代化的管理措施，使事业单位社会公益事业性质得以更好发挥。
　　参考文献：
　　[1]覃宁.BS事业单位人事档案信息管理平台（人力资源信息管理平台）设计分析[J].人力资源管理，2017（07）：354-355
　　[2]李卫东.事业单位档案信息化建设的问题研究[J].黑龙江科技信息，2017，（03）：195

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