高校档案管理信息化建设研究

　　摘 要 文章提出了高校档案管理信息化建设的重要性，从高校档案管理工作的实际需求出发，对档案管理的业务流程、系统功能和性能等方面进行了需求分析，构建了系统技术架构模型，并对数据库、网络信息安全、各项业务功能等方面展开了研究和详细设计，以期为高校档案管理信息化建设提供参考。
　　关键词 高校档案管理 信息化建设 需求 设计
　　中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2018-07-25
　　 随着信息社会的不断发展，信息化技术正逐步渗透到社会各领域中，然而现阶段高校档案管理工作明显滞后于档案管理信息化的现实需求[1]。新时期如何加快档案工作的信息化进程、推进档案事业的可持续发展，成为高校档案工作面临的一项重要课题。
　　 一、高校档案管理信息化建设的重要性
　　 以往高校的档案管理过程都是依赖档案工作人员手工处理，工作劳动强度大，程序相对烦琐，而且档案管理的完整性、准确性、时效性都无法有效保证[2]。而信息化建设能进一步优化档案管理的模式，可使收集工作更加智能化、自动化，管理工作更加富有成效，利用工作更加方便快捷，统计工作更加及时准确，进而帮助档案管理部门及时掌握档案和档案工作情况，利于后期档案工作的开展。档案工作者也将有更多的时间和精力投身于档案的编研工作，从而使档案的价值真正发挥到最大化。信息化建设也为档案的二次利用提供了便利条件，为学校相关部门总结经验、制订计划和科学决策等工作提供了可靠的依据，为提高院校教学质量、提升院校科研实力提供了重要的参考价值。
　　 二、高校档案管理信息化建设的需求分析
　　 1.总体业务需求。通过多方调研高校档案管理的业务需求，梳理得出高校档案管理信息化系统业务框架。
　　 由框架图可知，高校档案管理信息化系统的工作流程如下。
　　 各部门兼职档案员负责收集整理相关材料，做好预立卷工作，之后提交档案馆进行案卷审核，审核全部通过后专职档案员负责整理编目，并将档案归档入库。档案管理员负责对库房档案进行保管。对于保管到期的档案，经鉴定审查后，若达到销毁条件，则对档案进行销毁处理，若未达到销毁条件，则变更保管期限并继续保存。用户可以对档案库中的档案文件信息进行检索，对于检索到的案卷或文件结果，用户可以根据权限进行查看、下载和打印等操作，用户若要查看自己权限范围外的档案，可以在线提交申请，档案管理部门对申请审批通过后，用户可以对文件进行电子查询借阅（查看、下载），也可以前往档案馆对实体档案进行查询借阅。档案管理员可以对馆藏信息、归档信息、借阅利用信息、鉴定销毁信息等分类进行统计分析，生成所需要的各类统计报表，并可以输出和下载打印这些报表。
　　 2.功能性需求。本系统包括档案收集整理、档案管理、档案利用、档案信息统计以及系统设置与维护五大功能群。
　　 档案收集整理功能群可实现档案的在线收集和归档入库，包括预立卷、在线著录、档案审核、档案移交等业务。各部门档案员根据学校制定的各类档案归档工作规范，收集整理好相关电子档案和实体档案，并移交上级档案管理部门。
　　 档案管理功能群包含档案保管、鉴定销毁等业务，可实现对电子档案和实体档案的日常管理和维护。
　　 档案利用功能群提供了电子档案检索利用和在线赋权申请功能，还提供了实体档案网上借阅预约、登记、归还、催还等功能。
　　 档案信息统计功能群在设计过程中强调分类统计功能以及可扩展功能，系统可以对档案各阶段的业务工作情况进行分类统计，此外，系统还设计有报表定制功能，档案管理员可根据工作需要定制不同類别不同项目的统计表。
　　 系统设置与维护功能群是系统的基础平台，为系统的正常运转提供后台支撑和重要保障，包含权限管理和系统日志管理等业务功能。
　　 3.非功能性需求。
　　 （1）性能需求。为使系统能够稳定运行，不会影响正常的工作，要求系统具有以下良好的性能：①系统正式运行后，不应出现程序逻辑错误与算法错误。②系统运行速度快，单个文件或者文件大小5M以内的传输时间少于6秒。③系统处理速度快，单一操作的系统响应时间不超过3秒。④系统支持并发用户数大于50人，同时在线人数大于100人。⑤目录数据查全率达到100%，目录数据查准率大于98%。
　　 （2）可靠性需求。为保证系统正常运行，系统应满足如下可靠性需求：①当系统出现故障或用户出现错误的操作后，系统应提示故障原因并能正常退出操作环境。②当网络不稳定或使用中异常中断的情况下系统有相应的容错措施。
　　 （3）易用性需求。系统面向用户操作简便实用，系统界面友好，并提供详尽的说明文档。
　　 （4）安全性需求。档案业务数据通常都有很强的保密要求，系统必须满足如下安全性需求：①系统对用户进行身份认证，以确保身份的真实性以及信息的机密性和完整性。②系统具备完善的权限控制功能，能确保数据安全，避免信息泄露等情况发生。③系统运行过程中，不应出现系统安全错误，造成数据丢失或者数据篡改等现象。
　　 三、高校档案管理信息化功能架构与详细设计
　　 1.技术架构。本系统采用C/S+B/S相结合的软件体系架构，C/S端（Client/Server）主要负责档案的收集和管理工作，B/S端（Server/Client）主要提供档案信息的检索利用服务。以Java为开发语言，以Power Builder为开发工具，所使用的数据库是SQL Server 2008。
　　 整个系统在逻辑上从上到下共分为五层：展现层、应用层、服务层、驱动层、数据层[3]，每层功能介绍分别如下。
　　 展现层利用MVC（Mode-View-Controller）模式的优点，将模型层与视图层分离，在保证业务逻辑不变的前提下，为用户提供个性化的界面。应用层将各个业务功能有机结合，各业务功能之间相互关联、相互调用，实现档案管理、档案利用、系统设置等所有的业务逻辑。服务层是系统的核心层，是系统的基础开发平台，该层提供了数据、报表、检索、加密解密、OCR、流媒体等多种类型的服务，服务层为应用层提供API接口。驱动层能实现服务层到数据层之间的交互功能和存取功能。该层为下层提供服务接口，为上层提供访问接口，以数据集的形式向上层提供信息。数据层用来存放系统的应用数据，为驱动层提供数据源。该层包含关系型数据库SQL Server、DBF、Excel、XML文件。

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