办公室档案数字化的重要性研究微探

　　【摘要】随着信息技术的迅猛发展，人们已经彻底进入了信息时代，网络已经成为人们在工作和生活中必不可少的工具，为我国各行各业都提供了有力的支持，大幅提升了工作效率、工作质量以及经济效益。而在办公室档案管理工作中应用网络技术也有着十分显著的优势，在办公室档案管理工作中应用数字化是现代社会的需求。本文将详细阐述在办公室档案管理工作中数字化的重要性，希望可以为相关单位和个人提供有用的参考。
　　【关键词】人事管理;重要性;办公室档案;数字化
　　我国办公室档案管理工作经过多年的发展，其重要性也是越发显著，受到我国各单位和企业的重视。而目前是信息时代，信息技术已经渗透到各行各业之中，并取得了十分显著的成果。因此，这就受到我国各大企业和事业单位的重视，通过将数字化技术应用在办公室档案管理工作之中，可以促进档案管理工作的开展，大幅提升办公室档案管理工作的质量以及效率，这也是未来的主要发展趋势，这就需要进一步探究办公室档案管理工作数字化的重要性。
　　一、使人事管理工作更加科学规范
　　将数字化技术融入办公室档案管理之中，可以为相关单位提供统一的档案管理平台，可以对全省的所有档案信息进行统一的调度，更好地查询档案资料，还可以多点利用、多维印证，从而更好地开展对新入职员工的审核工作，准确任用和选拔领导干部，为人事管理工作提供有力的数据支持。同时，通过应用数字化技术进行办公室档案的储存，可以将档案的原文、高清图像以及原始图像储存在系统之中，在查阅相关的人员档案时，可以获取其十分详细的资料，从而可以有效避免出现涂改造假等各种违规、违法的问题。
　　二、使办公室档案的安全性大幅提升
　　随着现代信息技术的普及，个人信息的安全问题是一个受到人们十分关注的问题。通过将数字化技术融入办公室档案管理工作之中，可以大幅提升其安全性，这也是建设安全信息的核心关键。由于办公室档案管理工作的流程比较复杂，而相关的工作内容也十分繁琐，这就导致在使用、分类、整理、采集以及保存档案资料的过程中，很容易会因为相关工作人员出现疏忽，造成个人档案信息的泄露，这就留下了很嚴重的安全隐患，还严重威胁了档案信息的安全，极大地影响了档案管理的安全性。所以，有必要在办公室档案管理工作中应用数字化技术，为各种档案信息加上安全密码锁，还可以对各种档案信息资料进行有效的备份，这样不仅可以使档案的安全性明显提升，还可以有效避免由于各种意外情况导致的数据丢失。这样如果有人想要查找档案信息资料，就需要有专门的密码才可以查阅，可以充分避免档案资料的遗失或者泄露，使档案信息的安全性得到显著增强。
　　三、使领导可以更好地查阅办公室档案资料
　　通过将数字技术融入办公室档案之中，可以更方便地挖掘所需要使用的各种信息，为单位的领导提供准确的办公室档案信息。由于现代社会任何工作都需要由人来完成，这就需要建设专业化的人才队伍，才可以更好地促进社会的进步、国家的发展。所以，单位的领导需要对单位的员工和招聘的人才有着充分的了解，从而作出更加准确的决策，这就需要办公室档案管理人员重视这个问题。而通过对办公室档案进行数字化处理，单位领导就可以通过网络平台获取自己所需要的办公室档案资料，可以对人员信息有着充分的了解。需要注意的是，在建立数字化办公室档案时，要注重将每个人的信息进行详细的标注，要将每个员工的个人成就、工作履历以及学历等各种信息都记录在案。并且，还要将各种信息根据其内容与类别进行准确的统计和整理，为开展相关工作提供有效的参考。如，开展培训工作，根据人员信息开展有针对性的培训。
　　四、有效提升人事管理工作的综合能力
　　办公室档案数字化可以很好地增强人事管理工作的工作效率、准确性以及服务质量，切实提升人事管理工作的综合能力。传统的办公室档案都是纸质资料，在查找档案时往往需要耗费很多的时间，而在分析档案资料时，也无法进行准确的全面分析。而通过办公室档案数字化，就可以大幅提升办公室档案的查找速度，档案分析的准确性也大幅提高。并且，通过建立完善的档案信息管理平台，只需要输入档案的关键字，就可以更好、更快地查找和检索所需的档案，使得档案的查询和查找更加便捷，使得服务质量也有明显的提升。同时，数字化档案可以将个人详细信息资料全面地进行显示，可以对每个人的实际情况有着准确的了解，更好地开展分析工作。
　　五、结束语
　　总而言之，通过对档案资料开展数字化管理，能够建立统一的工作标准，使档案管理工作可以按照相关的工作流程开展，构建完善的人事管理体系，切实提高档案管理工作的规范性和效率性。还可以为各种档案资料“加密”，切实提升办公室档案的安全性，有效避免遗失和泄露。并且可以提高档案的使用效率，能够更快更好地获取所需的档案资料。同时使得人事管理工作的综合能力大幅提高，全面提升人事管理工作的质量，更好地开展人事管理工作。
　　【参考文献】
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