Excel在人事管理中的高效运用

　　摘 要 本文用具体的实例分析Excel在人员花名册中计算、取值达到匹配信息的效果等。阐述Excel在今后的人事管理工作中发展的趋势。
　　【关键词】Excel 表格 人事管理 应用
　　1 Excel概述
　　要使许多复杂问题变简单化就要用到Excel提供的大量函数。例如：知道教师的身份证，需要从身份证中取出该老师的出生年月日，首先，我们要知道身份证有18位构成，假如身份证号码在E列，把出生日期放在F列，此时，选中E列的第四行，然后按回车键即可。
　　公式的含义：
　　MID（E4，7，4）表示取年份，E4表示从E4单元格中取值，7表示从E4单元格中的第7位开始取，4表示取4位数值，同样的道理，MID（E4，11，2）表示取月份，从E4单元格中第11位数开始取，取2位数值，MID（E4，13，2）表示取日期，从E4单元格中第13位开始取，取2位数值。年、月、日中间用“—”连接。
　　接着上述的例子，我们在G列存放年龄，选中G列的第四行，在编辑栏内输入公式“=IF（MONTH（TODAY（））>=MONTH（F4），YEAR（TODAY（））-YEAR（F4），YEAR（TODAY（））-YEAR（F4）-1）”，然后按回车键即可。
　　2 实例演示
　　统计面临退休的教师，按国家规定男职工满60周岁，女职工满55周岁当月办理退休手续。通过设置条件格式来提示人事处负责此项工作的办事人员在近3年的一个聘期中即将要退休的人员。
　　为“年龄”区域设置条件格式，首先选中单元格J4，单击菜单栏“格式”选项，选择“条件格式”对话框，在对话框中“条件1”选项框中选择“公式”，在其右边的公式框中输入公式：“=OR（AND（B4="男"，G4>=57），AND（B4="女"，G4>=52））”，然后在“条件为真时，待用格式如右图所示：”右侧的“格式”中选择“红色”字体，“浅蓝色”背景，单击“确定”，返回“条件格式”对话框。再单击“确定”，完成对单元格G4的设置，选中單元格G4，单击常用工具栏中的“格式刷”，向下拉花名册中的整列，即可完成格式的复制。同时，男职工大于57岁，女职工大于52岁的人员也就显示出来。
　　以上功能显示结果如图1所示。
　　VLOOKUP也是一个非常有用的函数，它的作用是：在表格或数值数组的第一列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。比如：两张表，sheet1是人员花名册，有姓名、性别、出生日期等若干项：
　　3 结束语
　　至此，我们对Excel在日常工作中有了更进一步的了解，但这只是办公自动化软件强大功能的冰山一角，我们将在工作中不断实践、研究，才能在工作中用得更广泛，从而提高工作效率。
　　参考文献
　　[1]叶斌.人事统计工作ABC[J].人才资源开发，2008（12）.
　　[2]杨小华.高校人事统计信息工作存在的问题及对策[J].辽宁工程技术大学学报（社会科学版），2009，108-110.
　　作者单位
　　丽江师范高等专科学校 云南省丽江市 674100

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