会务组工作解决方案

　 会务组分工及工作方案

　一、工作目标及主要任务 全力做好有关会务组工作，确保座谈会的顺利进行。主要 任务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负 责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。

　二、人员安排负责人：刘芳三、会务准备 （一）场景布置（协助广告公司）：

　1.（1）40 周年华诞展及各专科展牌； （2）彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等； （3）音响的调配； （4）相关歌曲的准备（国歌、院歌、背景音乐等）； （5）新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作； （6）“千人宣言”仪式的准备工作； （7）颁奖证书的准备； （8）院庆工作牌的统一制作。

　2. 会场座椅的摆放（按不同颜色座椅区分 ABCD 区，方 3. 摆放主席台；

　4. 准备嘉宾名牌； 5. 准备嘉宾胸花（院外所有嘉宾）、附院院庆小手旗； 6. 摆放矿泉水； 7. 准备会议资料及礼品装袋； 8. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏； 9. 会场卫生间的指示牌（通知资产管理部做好清洁卫生工作）。

　 ▲资料袋内物品：

　（1）产品介绍 （2）座谈会专题片 DVD （3）座谈会活动手册 （4）纪念品 （二）嘉宾接待刘芳 姜芳榕 1. 庆典大会当天提前到大会现场，熟悉嘉宾坐席； 2.

　迎接嘉宾，指引嘉宾到报到处签到（协助礼仪小姐及义工）；

　 3. 协助嘉宾领取会议资料及礼品，指引嘉宾就坐（协助礼仪小姐及义工）； 4. 所有嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐； 5. 庆典大会结束，工作人员指引嘉宾离场乘车。

　（三）嘉宾签到 刘芳

　1.负责嘉宾签到（准备嘉宾签名册或签名卷轴）； 2.及时核对到会嘉宾名单（准备一份参加庆典嘉宾名单）； 3.准备文房四宝若干，以便有需要的嘉宾题字； 4.负责会议资料及礼品的发放及保管工作。

　（注：前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾，不再签到及发放资料袋，只在会场摆放议程单张。）

　（四）应急工作 刘芳 1. 负责因天气等原因主会场转移工作； 2. 在附院礼堂做好备用会场的准备工作； 3.

　突发事件的紧急处理（协同院庆活动应急组）； 4. 现场保健医生及常用药品的准备； 5. 由附院员工组成观众预备队伍，约 100 人，在现场观众过少时到场就坐，避免冷场。

　四、时间安排及分工 根据工作内容，会务组分为后勤保障小组、礼品小组，分 别负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作，礼品设计、制作、发放等工作，座谈会接待、引导工作。具体时间安排及 分工如下表：

　 时间 工作任务 负责人 工作小组

　 11 月1 日

　 确认住宿事宜

　 刘芳

　 保障小组

　11 月5 日

　 礼品初步设计

　 刘芳

　 礼品小组 11 月6 日 会场确认 刘芳 保障小组 交通用车检修 刘芳 保障小组

　 11 月9 日 礼品制作 刘芳 礼品小组

　会场环境、交通、医疗、食宿再检查

　刘芳

　保障小组

　 11 月10 日 会场布置 刘芳 会务组全体 礼品、会议材料分装、检查 刘芳 会务组全体 接待人员具体工作安排 刘芳 会务组全体

　 11 月26 日 接待座谈会邀请与会人员 刘芳 会务组全体 会场、论坛会场最后布置检查 刘芳 会务组全体 会议礼品、材料到位 刘芳 会务组全体 4．参加宴会人员引导（如果需要）

　刘芳、姜芳榕 保障、接待 11 月27 日 庆典会议服务 刘芳 会务组全体 座谈会邀请与会人员吃住行服务 刘芳 会务组全体

　10 月27 日 座谈会邀请与会人员离会服务 刘芳 会务组全体 会场后续工作 刘芳 保障小组 与会人员礼品发放 刘芳 礼品小组

　注：

　把握细节规范办会

　会务工作是办公室的一项经常性工作，会务工作的好坏， 直接影响到会议的质量和效果，而会务工作能否做好，往往取决于对细节的把握。在办会工作中，一个通知的发放不到位， 一个座位的安排不合理，一个话筒的声音不正常，一个资料的装订不齐全等等细节上的问题，都会使会务工作不到位，给会议的质量和效果带来影响，所以要搞好 办会工作，就必须以细致的作风，对会务工作中的细节细心观察，潜心把握，精心组织，实现精益求精办会的目标。具体来说，要从细节上做到“三个到位”。一、从细节上做到会前准备到位 组织一次会议，会前准备到位是关键，只有会前准备充分，才 能保证会议的顺利召开。会前的准备工作是由若干细节组成的， 在做会前准备工作前，就要充分考虑各个细节，并根据考虑到 的细节制定好会务工作方案。制定会务工作方案本身就是一个 细节，注重这个细节就能发现并把握其他方面的细节，完善会 前准备工作，提高工作效率，减少工作中的失误和差错，特别 是召开紧急的大型会议等，尽管时间要求急，但磨刀不误砍柴 工，制订了方案，就不会造成手忙脚乱、头绪不清的局面，避 免出现差错甚至返工等现象。在制定会务工作方案时，要根据 会议的规模、层次等，考虑会议有哪些细节上的要求，如会标 的制作、会议通知的发放、座次的安排、资料的发放、会场的 布置等等，要把这些细节上的内容安排到人、责任到人。制定

　一个完善的会务工作方案，往往能收到事半功倍的效果，如今 年召开的 XX 考核工作动员大会，其会务工作时间紧、任务重、标准高，要求在极短的时间内搞好会务准备工作，为此，我们 在制定方案时潜心把握细节，除考虑到会标制作、通知发放、 座次安排、资料发放、会议签到、会风督查等细节上的内容外， 还吸取党代会会务个别细节上不到位的教训，为确保正常供电， 会前三次与县电力局联系，在安排座次时，由于会场座位不够 而需要加排座位，我们考虑到若安排不好将影响与会人员的情 绪，便与党校等单位联系，搬来统一的会议椅作为加排，并电 话通知安排坐加排的与会人员，向他们说明情况，做好解释， 得到了与会人员的理解和支持。象这样的细节问题，在会务工 作中经常出现，只有细节考虑具体、安排到位，在做会务准备 工作时才能有条不紊、主动从容，从而保证会议质量和效果。

　二、从细节上做到会中服务到位 会中服务是办会工作的重要一环，做好会中服务，要对细 节细心观察，只有把握好每一个细小环节， 才能使每一次会议开得井然有序。首先，要对会议中的一些常规性的细节服务进 行规范，针对同类型的会议，要规范服务标准，做到有章可循。如县委常委会议具有很强的政治性和严肃性，其会务工作标准 高、要求严，服务不能随意化、简单化，我们除保证会场整洁 等基本要求外，还从细节上把握，规范服务标准，提高服务质 量，专门制定了《县委常委会议服务工作规程》，其中规定将茶

　杯放在与会人员右侧，将统一制作的标签牌放在与会人员的左 侧，话筒的倾斜度大概一致，对资料的分发根据会议议程按由 上至下的顺序摆放在与会人员会议桌上的正前方，侧看要求基 本成一条直线等，这些细节上的规范，保证了会议桌上的整个 摆设整齐划一；另外要求在开会前 30 分钟打开音响设备、视天气情况开启空调、会议中每隔 30 分钟添加一次开水等，有效降低了服务工作对会场秩序和会议氛围的影响，便于维护严谨的 会场秩序、严肃的会场氛围。其次，由于会中服务还具有不确 定性，这就要求会议服务人员发挥好主观能动性，从小处入手， 细心观察、善于把握细节，把握好与会人员的服务需求，如在 一次会议上需传达学习上级领导的讲话精神，我们便找到这名 领导同志的讲话，复印发给每位与会领导，这一服务举措，虽 然领导没有要求，但我们提前、主动搞好服务，确保了从细节 上做到服务到位。

　三、从细节上做到会后整理到位 办会工作是个整体的动态过程，不但要搞好会前准备、会中服务，还要搞好会后服务，但以往工作中我们往往忽略了会后整理工作。对此，我们从细节入手，在一个会议召开后，既及时将会议记录、会议资料等进行整理，又及时整理好会场， 如对县委常委会议、书记办公会议等决策性会议及时整理会议记录，形成会议纪要，并把握好形成会议纪要的时间要求；对部署工作、布置任务等全县性工作会议及时整理会议资料。对

　会议资料进行整理虽然没有明确要求，但体现了办公室服务工 作的主动性、细节性，既有利于规范对会议资料的分类、保管、存档，又便于以后查找和翻阅相关资料。我们对每次全县性大 会和重要工作会议的会务安排、领导讲话、政策文件等装订成 册，分送给相关领导和科室，做到会议内容一目了然，以便于 领导查阅资料，便于督查人员掌握会议精神，加强督促落实。

　及时整理会场既是一个细节问题，也是对工作作风的检验，如 一天晚上召开常委会议后，由于第二天是星期六，加上当天会 议散会时已达凌晨，我们便准备第二天整理会场，当晚没有及 时整理，而第二天刚好有个接待活

　 赠送以下方案

　XX 有限公司

　xx 年新春团拜晚会 ”

　xx 年年会活动策划方案

　一、年会筹备小组

　总策划：xx 总执行：xx 成 员：xx 科技所有部门成员

　二、年会内容

　◆活动名称：xx 公司 2015 年新春团拜晚会

　◆活动基调：喜庆、欢快、盛大、隆重

　◆活动主题：

　以客户为中心，以奋斗者为本

　◆活动目的：对 2014 年公司的工作成绩进行总结，展望公司2015 年的发展愿景；同时丰富员工企业文化生活，激发员工热情， 增强员工的内部凝聚力，增进员工之间的沟通、交流和团队协作意识。

　◆活动日期：2015 年 2 月 10 日 16：00-20：00

　◆活动地点：XXXX 酒店

　◆参会人数：xx 科技 112 人、厂商 30 人，共计 313 人。

　◆参会人员：xx 员工、特邀嘉宾

　◆活动内容：总经理致辞、文艺汇演、晚宴（详细流程安排见附表一）

　三、工作分工 （ 详细分工明细见附表二 ）

　 （一）文案组（负责人：xx）成员 5 名。

　◆负责主持人形象设计，串词、祝酒词起草、审核；

　◆总经理讲话稿起草、审核； （二）会场布置组（负责人：xx）成员 5 名。

　◆负责设计、联系制作年会舞台背景墙、横幅、签名板及各种材料的打印和制作； ◆负责鲜花或花篮的采购/租赁；

　◆现场摄影、DV 摄像、照相；

　◆开场 PPT 制作，年会期间除节目音乐外所有音乐搜集。

　◆负责与酒店工作人员配合调试功放、灯光、音响、话筒、投影、电脑，并播放年会现场所有节目伴奏带及颁奖音乐和进场PPT 等； ◆会场安全检查（消防、电源、设备等）。

　（三）节目组（负责人：xx）成员 5 名。

　1 、节目类型：唱歌、舞蹈、小品、话剧（歌舞剧）、魔术、乐器演奏、戏曲、相声、时装秀等。

　2 、选取节目规则：以抽签的形式，每个部门可抽取 2 个节目签，从中选取一个类型节目表演。

　3 、节目质量标准：若彩排时达不到质量要求，须重新编排直到达到要求

　为止。

　4 、节目彩排时间：1 月

　25 日 日— —2 月

　5 日每日选抽两个部门彩排。

　文艺汇演节目内容的要求是“ 以客户为中心，以奋斗者为本 ” 。节目组负责人具体工作如下：

　◆负责完成对所有节目的排练、设计、筛选及后期的彩排工作；

　 ◆负责节目的编排及演出的顺序和流程衔接；

　◆负责联系租用或购买节目所需的服装道具和主持人、演职人员的化妆等； ◆负责小游戏的提供、抽奖奖项设置等；

　◆负责安排文艺节目评委及奖项设置；

　◆负责确定颁奖人员。

　（四）迎宾组/礼仪组（负责人：陈珍英）成员 5-6 名。

　◆年会进场入口处迎接嘉宾，并引领入座；

　◆负责嘉宾、参会人员的签，并发放年会礼品（做好登记）；

　◆负责配合抽奖奖品、文艺表演奖品的发放；

　◆负责年会过程中放礼炮。

　（五）后勤组（负责人：樊美玲、）成员 5 名。

　◆负责活动所需的礼品、奖品、纪念品、食品及其他年会所需物品的购买、 准备、保管及发放；

　◆负责与酒店工作人员的沟通、协调工作。

　 四、活动费用预算（ 具体费用分配由各项目负责人自行安排 ）

　项

　目

　基本内容

　负责人

　费用预算

　年会场地 租金、晚宴、机器租凭费用 XXX ￥ 会场布置 KT 板（签名板）、背景墙、鲜花、装饰品等 XXX ￥

　 服装、游戏道具 文艺汇演节目服装、道具、奖品小游戏道具、奖品 迎宾、主持人服装、妆容造型等

　 XXX

　 ￥ 酒水、饮料 文艺汇演过程中所需酒水、饮料、小吃

　 XXX ￥ 年会礼品 参会人员每人一份的公司年会礼品 ￥

　年会奖品 抽奖奖品

　￥ 其他支出 备用 XXX ￥ 费用合计：￥

　五、相关注意事项

　（一）活动前 ◆年会开始前，年会筹备小组成员必须确保每人持有一份“年会流程具体执行方案”。

　◆在年会开始前 30 分钟，必须对所有年会所需要用到的设备进行调试、检查。

　◆确保年会场地布置，所需物资、参会人员、表演人员全部到位。

　（二）活动中 ◆对工作人员进行明确的分工，每项工作都必须责任到人，保持手机的开通（统一设置振动）便于及时联络。

　◆一场活动的顺利进行需要各个方面的配合，更需要对现场环节的控制及管理。对于演出的催场候场，舞台上的道具提供，对于整体活动的节奏的把握都是非常重要的。

　（三）活动后 ◆年会后期的纪念视频制作、发放（由行政人事部部制作

　DVD，行政人事部部统一发放，每人一张）

　◆年会照片的收集及保存；

　◆年会总结。

　人

　力资源部部

　2014 年 11 月 8 日

　附表一：年会基本流程

　时

　间

　项

　目

　内

　容

　 13:00 工作人员 到达酒店 年会节目表演人员、所需物料（如 KT 板、横幅、鲜花、礼品、奖品、演出服 装等）需全部到达酒店

　13：00-15:30

　场地布置 年会场地入口接待处布置（如签到处 KT 板摆放、舞台背景、花篮摆放、迎宾 人员安排、年会礼品摆放等）

　酒店工程部人员与负责场内布置的人员配合布置（如背景板放置、拉横幅、 场地摆放、装饰物品等）

　抽奖奖品放置酒店化妆间门口，食品分配后摆放于桌面（共 XX 桌）、放桌牌 （人员提前分配）

　文艺汇演人员化妆、换装等 音响调试，音乐、摄影机、照相机准备到位 灯光、投影、音响、消防安全等会前准备情况检查

　 15:30-16:00

　 人员进场 参会人员在入口处签到后，在迎宾处领取每人一份的新年礼品，进场，对号 入座（提前安排桌号）

　《XXXXX》PPT、音乐播放，同时主持人提醒进场秩序及参会注意事项 16:00-16:05 开场舞 开场舞表演 16:05-16:10

　年会开始 主持人热情开场（嘉宾介绍等）

　16:10-16:30 总经理致辞 16:30-16:35

　节目表演 节目 1 16:35-16：45 节目 2 16:45-16:50 节目 3 16:50-17:05 抽奖 抽奖：三等奖 17:05-17:20 游戏 游戏一 17:20-17:25

　节目表演 节目 4 17:25-17:35 节目 5 17:35-17:40 节目 6 17:40-17:50 抽奖 抽奖：二等奖 17：50-18:10 游戏 游戏二

　18:10-18:15

　 节目表演 节目 7 18:15-18:20 节目 8 18:20-18:25 节目 9 18:25-18:35 抽奖 抽奖：一等奖 18:35-19:00 评选 节目表演奖项评选、颁奖 18:35-19:00

　晚宴 上菜 19:00-20:00 晚宴聚餐 20:00 人员退场 退场音乐播放，同时主持人提醒退场秩序及相关注意事项

　附表二：年会分工明细表

　组别

　项

　目

　内容

　责任人

　执行人

　完成时间

　文案组

　主持

　负责整个年会的流程、时间、气氛把控

　 年会文案 主持人形象设计，串词、祝酒词

　 总经理讲话稿

　 进场 PPT、年会全过程所有音乐搜集 （节目音乐收集，小游戏、抽奖等音乐）

　 会场布置组 设计 年会场地布置设计方案

　 准备 年会场地氛围所有物品制作/购买/租赁 （鲜花、花篮采购/租赁，舞台背景墙、横幅、签名板、挂饰等）

　布置 年会当天酒店会场布置

　摄影 现场摄影、DV 摄像、照相

　技术支持 灯光、音响、投影、电脑、话筒、舞台督 导检查及全程跟踪（与酒店工作人员配合）

　，年会现场节目伴奏、音乐播放等

　安全检查 年会开始前会场安全检查（消防、电源、 设备等）

　节目组 年会方案 年会策划方案（执行版）

　节目编排 年会文艺汇演流程设计、节目编排、彩排

　评委安排 文艺节目评委、奖项设置 颁奖人员安排

　物品采购物品租赁 文艺汇演中小游戏奖品、节目奖品的采购文艺汇演节目所需服装、道具的租赁 迎宾人员旗袍租赁

　化妆造型

　安排年会所需化妆师、造型师

　 游戏抽奖 小游戏内容设计、奖品设置

　 抽奖环节内容设计、实施方案及奖品设置

　 礼仪组

　迎宾礼仪 签到处迎宾 颁发奖品礼仪人员 引领嘉宾、领导入座

　礼品发放 参会人员每人一份礼品发放

　 配合 放礼炮人员（可安排礼仪人员）

　 后勤组 活动选址 选址、预订、费用申请与结算

　活动宣传 全体员工动员大会、年会相关会议组织

　 过程跟进 年会各小组准备工作进度检查

　 物资保管 年会物资保管（负责安排运输、分配）

　物品采购 年会所需抽奖奖品的设置及采购 每人一份的礼品、年会所需食品的采购

　 桌席分配 晚餐桌席人员分配

　注意事项

　后期制作 年会 DVD 刻碟制作、发放（每人一张）

　年会招聘搜集

　会务管理 年会现场组织、协调，现场秩序维护人员

　催场 年会流程执行全程跟踪（台前幕后催场）

　 总结 年会总结

　部门负责细表：

　电脑城

　部门

　负责人

　节目类型

　备注

　数码

　苏蓉门市（A45+CC2）

　第二负责人要协助安排 苏蓉门市（E27+F1+D3）

　 DELL 门市（B7+A11）

　 数 1+数 2

　 数 3

　A 世界

　苏蓉门市（C2+D5）

　 DELL 门市（D3）

　 A1+A2

　 新世纪

　苏蓉门市（B02+1-A）

　 苏蓉门市（A06+A29）

　 DELL 门市（A08+D1）

　 B32+B33

　 百脑汇

　苏蓉门市（D12+新世纪 A03）

　 东华

　苏蓉财务部

　置高财务部

　 苏蓉技术部

　 置高技术部

　 置高渠道、产品部

　 合计

　18 个

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