高校成人教育学生档案管理的问题及心思考

　　摘要：随着我国高等教育实现“精英化”向“大众化”的跨越，高校学生事务管理工作面临的新情况和新问题不断增多，管理专业化的吁求越来越高，高校成人教育学生档案管理工作也逐渐成为国内外教育界关注的一个重要课题。文章首先阐释了高校成人教育的特点，并通过分析当前成人教育学生档案管理工作中存在的问题，提出几点建议和思考。
　　关键词：高校；成人教育；学生档案管理
　　中图分类号：G720　文献标志码：A　文章编号：1009-4156(2012)04-044-02
　　高等教育“精英化”向“大众化”趋势发展体现了我国国民教育水平在逐步提高，高校成人教育作为高等教育中的重要部分，是与自学考试、网络教育、广播电视大学等办学类型并驾齐驱的继续教育途径，我国大部分高校都设置了函授、业余或脱产形式的成人教育的本、专科，为在职人员的继续教育提供了更多的选择和可能，也积极有效地推进了我国高等教育大众化的进程。
　　一、高等学校成人教育学生档案的特点
　　成人教育学生档案管理作为学生事务管理的重要组成部分，反映着学生在接受教育期间各个方面的表现，包括课程学习、成绩考核、行为表现、奖惩和发展等内容。近年来，随着教育事业的不断发展，高校成人教育呈现出办学形式多样化的趋势，这种多样性趋势以及成人教育学习方式的特殊性，决定了高校成人教育管理的多样性和复杂性。
　　首先，由于成人教育的生源涉及面广泛以及成人教育办学形式、办学点的多样化，导致成人教育学生档案材料复杂多样，给学生档案的管理带来加大难度。其次，高校成人教育学生档案管理较为分散，有的存放在成人教育学院、继续教育学院或成教处，有的存放在各教学单位或办学站点，缺乏统一的归档管理。最后，由于学生档案的积累具有可变动性的特点，包括学习地点、学籍等方面的变动也会给学生档案的管理带来影响。学籍档案是学生在校期间的历史见证，是学籍管理的重要依据，具有重要的参考保存价值，是学生学习情况所形成的学业成绩、操行评语、学历、学位证明书等全面发展情况的客观具体的历史真实记录，是原始性和凭证性的重要依据。目前，学生档案在专升本、攻读研究生、出国深造等方面都具有较高的查阅率和利用率，而且近年来，用人单位对学历的审验愈来愈严格，所以学生档案也成为用人单位鉴定各类证书真伪的依据之一。
　　二、高校成人教育学生档案管理存在的问题
　　(一)对档案管理缺乏重视，制度不健全
　　由于历史原因，一些高校对于成人教育定位的继续教育和高层次岗位培训认识不够，对成教学生档案工作缺乏足够的重视，这在很大程度上制约了档案工作者收集、整理和利用成人教育学生档案的积极性和主动性。同时，缺乏规范化的管理制度，也导致了不少疏漏。虽然2008年由教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》，对高校档案进行了详细的分类，也对档案的归档、整理和利用指明了方向，但其中并没有对档案管理过程中的具体处理流程、格式规范进行详细的描述，因此，一些高校的成教学生档案管理工作有较大的随意性。比如，个别主管领导没有把学生档案管理工作列入办学议事日程，没有统一的档案格式，管理人员也认为档案不会长期存放在学校而是随着学生毕业就转走，因而不需要认真整理，还有的学生自己在填写档案时不认真，不仔细，不关心档案去向等个人档案意识淡薄现象时有发生。
　　(二)机构设置不全，管理人员缺乏专业素质
　　高校成教学生档案管理队伍普遍比较薄弱。大多高校的教学院系并没有设置专门的档案管理岗位，负责档案管理工作的人员，往往要兼顾行政、教务、考务等繁杂的工作，而且大多未受过专门的档案管理培训，缺乏档案业务知识和利用信息化技术建设档案的技能，无法很好地掌握对档案工作的分类、归档、整理等工作，给档案管理带来困难。而兼职人员的日常事务性工作量大，也无法投入较多时间和精力来完成档案管理工作，降低了档案的质量，如文件材料缺失、不全等。此外，一些主管部门的监督力度也有待加强，不少成教学生的档案放置在不同的档案管理处或教学站点，有的学生对于档案的态度比较随意，不认真填写个人基本情况或者弄虚作假，档案材料“想交就交，不想交就不交”，少数主管部门尚未对学生档案材料进行督促检查及审核就直接归档。
　　(三)管理模式陈旧，效率低下
　　高校成教学生的档案普遍和其他资料随意放在几个柜子里，容易丢失、磨损。还有某些档案材料缺乏说服力，比如内容不齐全，需加盖公章的材料没有盖章，不按档案管理中规定要求去做等。随着信息化的步伐加快，提高办事效率，各行各业都开始运用网络，但是部分高校成人教育的学生档案管理方式仍停留在单纯的纸质层面，缺乏电子化、信息化，不仅查阅和利用的效率有待提高，而且对信息资源也缺乏有效的发掘利用，难以形成服务功能的多元化以及档案管理者和信息需求者之间的良好互动。
　　三、改进高校成人教育学生档案管理工作的几点思考
　　(一)积极宣传，提高师生的档案管理意识
　　由于成人教育的学生主要来源于在职工作人员，具有分布广、信息传达周期长的特殊性，而且学生档案材料的管理也需要校内外各个管理部门和人员的协作配合，所以，我们一方面可以利用手机、网络等信息工具，多渠道多角度地加强宣传力度，使大家对学生档案工作有足够的重视程度，另一方面也可以定期对涉及档案管理工作的人员进行业务培训，从上而下增强档案管理意识。
　　有了充分的重视，才能更好地促进学生档案管理的业务建设和队伍建设，才能保证各个工作环节对档案材料的形成过程严格把关，才能维护档案材料的真实性、可靠性、完整性和全面性，使档案材料的收集、归档工作能顺利进行。
　　(二)使用现代化管理手段，完善档案管理模式
　　现代化的管理手段指的是在设备基础、应用软件、管理资源等方面合理地搭建档案管理平台，以实现档案信息资源与信息技术的整合与利用为目的，从传统单一的档案管理模式向现代科技的管理模式转变，主要是通过先进的信息技术，利用丰富多彩的图像、多媒体及网络等方式对档案管理工作进行完善。随着科学发展观的提出，“以人为本，实现可持续发展”成为信息化、现代化的基本要求，要实现现代化的档案管理，就应该强调“服务于人”，以服务为宗旨、以利用为目的。目前的管理视角开始逐步从知识管理向信息管理化模式转变，档案管理工作也有了新的方向，承载信息开始由静态向动态转变。为了避免单一性的档案管理模式，高校应该加强创新，通过档案管理信息化的过程，调动管理人员参与工作的热情，激发他们的积极性和主动性，并利用信息化的管理工具，为学生、为社会提供灵活多样且兼具针对性的档案服务。现代化的管理手段能够快速有效地完成成人教育档案的统计、查阅、检索以及远距离传递档案信息等工作，有助于提高全体成人教育教职工在档案管理的质量和效率，使其迈入一个新的阶段。这样，一方面可以促进管理工作更好地适应当前经济发展多元化以及新技术改革创新的潮流；另一方面也有效地提升了管理服务的素质乃至管理人员的素质，达到既服务于人又服务于己的良好效果。
　　(三)加强管理队伍建设，改进服务方式和管理工作
　　加强成教档案管理队伍的建设，一方面是加大宣传和培训的力度，帮助管理人员加深对档案信息服务功能的认识，提升档案管理中为学生、为社会服务的意识；另一方面是完善规章制度，合理设置业务流程、工作岗位和激励机制。要制定详细的档案管理规章制度、工作守则和业务规范，让各个环节的工作都有章可依，减少漏洞，而且，应合理地配备人员，引入竞争和激励机制，克服“工作没人做”、“能做不好好做”、“忙闲不均”等不良现象。把服务工作由被动服务向主动服务转变，由内部服务向社会全方位服务转化，积极了解和掌握需求者对档案信息的利用和需求方向，有针对性地开展服务工作。
　　社会在不断进步，对高校成人教育的档案工作也提出了更高的要求，不仅要具有服务精神，同时也要注重服务品质和服务态度，做到完全彻底、优质高效和热情主动。为了更好地应对广大教职员工的服务要求，我们应该强化服务意识、拓展服务功能、规范服务行为、提高服务质量，以积极的态度投入工作，促进现代化高校成人教育档案管理工作稳步向前发展。

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