新时期高校档案管理信息化建设的新思考

　　摘 要：高校档案管理包含了整个高校校史、校情以及校园管理各项发展的资料与数据信息，集合了各类学科的重要活动、重要组织等文献，对校园自身发展和建设有着一定意义。但随着科学技术的迅猛发展，信息时代的到来给档案管理提出了更多挑战，如今加强新时期高校档案管理信息化的建设也成为了主要研究方向。本文就针对该方面展开相应的决策讨论和说明。
　　关键词：高校档案管理信息化建设 信息资源共享服务意识 夯实资源共享物质基础
　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）07-00-01
　　一、高校档案管理信息化建设的现状
　　从最近统计的高校档案管理信息化建设的数据情况表明来看，当下很多高校都已经在档案建设里投入了很多精力，且都取得了一定成效，但是仍然还存在或多或少的问题，这些问题也是档案管理信息化建设道路上的挑战，解决这些问题也能从根本上增强并提高信息化建设的技术和水平，总结起来，存在的问题主要表现在以下这几个方面：
　　1.传统档案管理意识的束缚
　　在高校档案管理的长期发展以来，很多人都已经适应了传统的管理方式，其管理思维也都局限在了传统管理模式里。这一守旧思想主要表现有第一重保管、轻利用，会把很久之前的档案都保管的如新的一样，但是档案里的内容却基本没有用过。其次，档案管理人员的视野比较狭小，大多都侧重在管理这一小范围内，没去想能够用管理的档案去做其他什么更有价值的事。同时也缺少主动性，只是等用户上门查阅档案，但未试想能够给用户提供哪些档案。
　　2.高校档案信息资源不完善
　　此外，很多高校在档案管理这方面制度不太完善，信息资源比较错乱，比如说学生的在校成绩和学历有的档案是存在学生部，而有的是在校档案室，这导致了档案的存储方位错乱，学生在查阅自己的档案时要多走一个流程。这种碎片化、零散性的管理体制很难适应于对大数据和信息量较多的內容处理，因此，将各个管理部门的分工责任明确也是完善建设的一大重要举措。
　　3.档案管理人员信息化知识欠缺
　　很多高校的档案管理人员专业素质并不高，都存在很多低层次管理水平的人员，转变传统模式下的管理必然也要求了人才队伍建设。比如说当下人才就要能够使用现代化技术，熟练计算机程序，能够学会用云计算操作去处理复杂的数据内容。还有很多人员知识结构不全面，没有进取向上的心，对工作内容处理的态度不端正，这也导致了整体的档案管理建设水平难以得到提高和进步。加强档案管理的复合型人才培养也将是改善这一管理体制的主要举措之一。针对这些现存问题，下面就几点建设的方式方法和相关思考进行讨论和说明。
　　二、新时期如何加快高校档案管理信息化建设
　　1.转变传统意识，树立信息资源共享服务理念
　　我们的行为都是由思想观念所引导，因此，改善当前这一局面，提高人员专业素质就需要摈弃传统的档案管理思想，树立其信息资源共享的概念。档案资料不是存在那里就一动不动，要将固定的数据动态化，将存储的内容充分利用起来，管理工作人员还要认真学习现代管理理论，要时刻关注历史上资料管理的作用和意义。要清楚明白高校档案管理的目的是什么，打破档案室传统的封闭式形象，将更多有用资源充分利用起来，从而实现档案管理的价值。
　　2.加强高校档案信息资源建设，夯实资源共享的物质基础
　　我们要将档案信息资源建设进行总体规划，使其在一个统一的体制下进行，还要扩大档案资料的采集范围，并适时的调查社会中反映的情况，通过不同渠道去收集、开发专题特色档案，将管理资料都利用起来。比如说有某些高校开设了一项科研项目，那么以该科研项目的研究者作为用户对象，在档案管理中收集与科研主题相近的内容，创建信息卷宗，以便更好的服务于应用者，从而也假设了高校科研成果转化和科研项目合作两者融合的纽带，让科研成果投入进实际的运营中，体现档案管理的意义和价值。
　　3.加强档案人才队伍建设，提高档案管理队伍整体素质
　　最后，人才队伍建设作为直接影响到档案管理整体水平的重要因素，在校区可通过培训和教育，培养一批既掌握基本的管理知识，又能够熟练使用现代化数字技术的复合型人才，打破传统的技术障碍，将更多样化的管理手段应用到实践中。通过建立奖励机制来鼓励更多学员去主动学习和提高自身的专业素质，从而更好的为档案管理信息化建设的增值而服务。
　　三、高校档案管理信息化建设的几点思考
　　结合在上海交大、上海交大医学院、华东理工大学、同济大学等10多个高校档案建设情况分析，根据具体的档案调研数据，我们发现，这上十所高校都非常重视档案的信息化建设。并能够在提高档案管理技术水平这方面投入较多的时间和财力，比如说上海交大就是国内首个拥有较成熟技术的档案数字化管理园区。在该现代技术的数字档案管理平台里，不仅独具个性化，其信息化技术也在全国各个高校上数一数二。除此之外，其他高校也都纷纷展开了对档案管理的数字化加工，并从提高其信息化技术的手段和方式里着手起来，也都加入进了技术人员培训的队伍中。虽然这些高校在档案管理信息化建设中表现突出，取得效果显著，但是也还有很多校区的数字化管理存在有很大的上升空间，有很多方面还尚未到位，并不能完全发挥数字化的优势，导致档案管理还十分落后，比如说在贵州省里，大部分的高校库房面积都不到一百平方米，这在很大程度上拖慢了国内整体的档案管理信息化技术水平提高的进度。
　　四、结论
　　为了跟上新时期信息化技术发展的脚步，增强高校档案管理的信息建设能够有助于校内对整个资源档案的统一整合，随着大数据的来临，传统的档案管理方式也远远不能满足这一快节奏的信息化需求。针对这些现象，我们要在国内各个高校中大力宣传档案管理的重要性，要积极倡导信息技术的使用，以便优化整个管理的体制，提高档案管理效率，并确保其精准性。
　　参考文献
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