建筑设计单位档案管理信息化建设分析

　　[摘 要]随着我国经济社会的快速发展和城市化进程的不断推进，工程建设也面临着严峻的挑战。随着网络信息技术的发展和普及，档案管理信息化建设越来越受到人们的重视。建筑设计档案信息管理不仅可以提高管理效率，而且可以提高建设项目档案管理的现代化水平。但是在我国档案管理信息化建设中还存在的一些问题，如优秀人才缺乏，信息管理技术水平低，需要加强信息安全管理等。要通过推进人才培养和引进，进一步提高建筑工程档案管理的信息化水平和安全性，促进建筑业的进一步发展。
　　[关键词]建筑设计 档案管理 信息化
　　中图分类号：P58 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）37-0327-01
　　前言
　　近年来建筑行业的飞速发展，建设工程档案也随之快速增长，对建设工程档案管理工作提出了新的挑战，而传统的建设工程档案利用方法稍显滞后，这就要求档案工作者面对新形势，紧跟时代步伐，适应信息化时代档案工作的需要，引入先进技术，不断推进档案信息化管理进程。
　　1、建筑设计档案管理信息化的重要意义
　　1.1有利于提高建筑设计档案管理效率
　　传统的建筑设计档案管理以纸质档案为主，不仅档案存放需要占用大量的空间，而且在档案进行调阅以及运输等过程中，容易发生损害或者丢失，不利于建筑设计档案管理的安全性和完整性。将现代化、信息化的技术应用于建筑设计档案管理，将建筑设计档案录入信息系统，能够将其转化为数字信息，以电子文档形式进行保存，不仅大大节约了建筑设计档案存放所占用的空间，而且利用快速便捷的信息检索功能，能够在短时间内快速查询到所需要的建筑设计档案。通过对存放方式和查阅方式进行改进与完善，能够有效降低对建筑设计档案的磨损与破坏，在提高建筑设计档案管理效率的同时，也在一定程度上延长了建筑设计档案的使用寿命。
　　1.2能够促进建筑设计档案管理现代化发展
　　网络信息技术的合理应用，有利于促进建筑设计档案管理的现代化发展。建筑设计档案管理的最终目的并不是完整保存，而是将其进行合理的分类归纳，提高相关信息的完整程度，为建筑设计档案查阅者提供良好的服务。相较于传统的建筑设计档案管理方法而言，网络信息技术能够对数据进行快速收集与处理，并且提高相关信息的传播与分享效率，通过建立建筑设计档案管理平台，形成完整的管理体系，推动建筑设计档案管理实现现代化发展。
　　1.3知识库的建立
　　档案信息资源是知识库的重要组成部分，知识管理离不开对档案信息管理，当下一些建筑工程设计企业都在探讨知识库的建立工作，建筑工程设计档案管理正经历着从信息管理到知识管理、知识管理向知识服务的过渡。未来的档案管理将从基于档案介质的收集、保管、保存到以档案利用为核心的利用、管理、保存转变，将档案数据由单一向多维扩展，提炼成知识，引导用户知识创新，为设计人员提供培训、学习和训练的平台，变档案为知识，变管理为服务的模式转变。
　　2、信息时代设计档案的管理特点
　　2.1建筑设计档案馆藏模式由传统单一的纸质档案向电子档案转化
　　过去纸质图纸和文件一直是信息传递的主要载体和媒介。随着计算机网络的出现和应用产生了电子档案。电子文件是依赖计算机数字设备、传输和处理的文件，电子档案是电子文件归档保存的形式，它必须满足档案的一切要求，这种电子档案真正实现了海量存储。
　　2.2 建筑设计档案正在逐步实现信息化
　　由于电子设备更新换代比较快，档案网络建设也参差不齐，从而制约了档案文件的存储条件。随着信息技术的发展，根据勘察设计科研自身的需要、特点及条件进行局域网和二级网的链接。
　　2.3 建筑设计科研档案服务模式多样化
　　这些表现在，从档案实体管理向档案信息管理转变，管理范围扩大化，管理方法智能化，由此带来的服务模式的多途径拓展。但仍有部分档案工作者观念陈旧，“重收集轻开发”，“重保管轻利用”，满足于“闭架式借阅”，“你查我调”等传统做法。
　　3、建筑设计单位档案管理信息化对策
　　基于智慧城市的背景，建筑设计单位在档案管理的过程中，要与信息化发展的趋势相适应，需要深化改革，落实策略措施，从而贯彻管理理念，加大安全监管的力度，优化工作手段，创新服务模式，从而发挥建筑设计单位档案工作在经济发展中的至关重要的作用。
　　3.1 建立企业知识资源管理
　　为了实现建筑设计單位档案管理的信息化，要合理配置档案信息资源，完善收集、整合等流程，提升资源的利用效率，健全具有自身特色的档案信息资源体系，推动档案管理信息化的发展。档案管理者要合理归纳总结档案信息，予以科学分类，根据关联在数据资源中充分挖掘知识点，使设计院实现由传统档案管理至知识管理的转型。未来发展的趋势是档案管理由信息资源管理循序渐进地过渡至知识管理层面。所以，建筑设计单位档案管理机构要打破以往档案管理模式的禁锢，积极强化知识管理理念，加强企业知识资源的管理，合理开发利用档案信息资源，畅通知识共享与沟通的渠道，从而有效地利用档案信息资源，增强建筑设计单位的核心竞争优势。
　　3.2 提高档案信息化水平，实行档案备份制制度
　　建筑设计单位要为档案信息管理工作配备良好的设备设施，做好系统软件的研发工作，对于各个部门每年度所移交的档案资料，要有机地结合整理与输入，从档案信息的源头做起。此外，要完善档案备份制度，构建电子文件与数字档案的备份机构，基于网络环境，及时备份项目设计资料与电子图纸文件等，以有效地预防档案的流失。另外，要完善主管领导负责制，制定具有可行性与可操作性的策略措施，积极探索多元化的存储模工与运用手段，从而使档案信息的真实性与完整性得到充分的保障。
　　3.3 加强设计院档案管理创新
　　随着社会信息化进程的加快，要加强企业的信息化建设，优化信息档案管理模式，创新管理手段。第一，做好建筑设计企业图档资料的编研工作，立足于设计院的实际，优化管理模式，集图书与情报、档案于一体，满足设计院工作的需求。第二，丰富管理内容，对原始档案予以精心地保管。加强档案信息化建设，尤其要为客户提供与本院业务息息相关的知识技能与成果。第三，加大特色档案信息的开发力度，参照设计院已有的优秀设计成果，以技术先进与获得显著效益的设计项目为核心，做好编辑与推广工作，从而推动设计院档案工作长足的可持续发展。
　　结束语
　　综上所述，档案信息化建设是现阶段档案工作的发展必然态势，同时也是档案工作实现创新发展的必经之路。在现代化社会背景下，档案管理部门必须关注档案信息化建设的重要作用，并大力推进档案信息化建设发展进程，能够使档案信息资源得到充分的挖掘与利用，并且提升档案工作的服务质量。
　　参考文献
　　[1]古颖伟.基于信息化的工程建筑档案管理建设方法探析[J].山东工业技术，2016，13：156.
　　[2]陈耀芬.基于信息化的工程建筑档案管理方法探析[J].档案天地，2014，12：49-50.

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