事业单位档案管理信息化建设路径探讨

　　摘 要：档案有着记录真实历史的重要作用，为我们提供了丰富的历史资料和数据，对解决遗留问题起了很大的作用。而在事业单位中的档案资料里也详细的记录了各个项目的发展情况，事业单位档案管理作为一项基础性工作，对档案的信息化管理建设有重要的指导作用。本文旨在探讨分析事业单位档案信息化管理的重要性，对事业单位档案管理档案信息化建设中存在的问题以及如何完善事业单位档案管理信息化建设提出有效性策略。
　　关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；策略研究
　　1 引言
　　随着经济的不斷增长和市场发展，社会竞争压力加大。资源档案信息化管理是我国事业单位可持续发展的重要性依据和保障。由于事业单位是我国国民经济建设的重要支撑，关系着国民民生保障的方方面面，所以必须重视和利用起来[1]。我国事业单位档案在时代的变迁中不断发展壮大；因为现代信息化正在向数字化、智能化的方向飞跃发展，单一的纸质档案已经无法满足信息化时代的要求，而更多发展起来的则是电子档案，事业单位档案信息化管理体系逐步得到补充和完善。面对目前的形势，事业单位档案管理信息部门必须继续向前推行，能促使事业单位充分利用事业单位进行挖掘和创造，合理保障人民群众的利益，构建一个健康稳定的社会环境。
　　2 事业单位档案管理信息化建设的重要意义
　　事业单位档案管理信息化建设在社会发展中起着不可或缺的作用，它对社会市场的发展有着重要意义。数字化、无纸化管理都为现代化的企业发展提供了新思路，在信息化发展中实现了档案信息与用户的无距离交流，实现了档案信息的共享利用。这种重要性的表现具体体现在两方面：
　　2.1 档案管理工作更加便捷
　　现代信息化正在向数字化、智能化的方向飞跃发展，单一的纸质档案已经无法满足信息化时代的要求。纸质档案会随着时间的发展变得难以保存甚至难以辨认笔迹，对后来的查阅和使用都带来了不必要的麻烦。而改为电子档案后，档案更容易储存，不易丢失而且更易
　　查阅。
　　2.2 查找档案更加容易
　　传统纸质档案里，如果想要在查找资料时筛选更多的信息需要浪费很多的精力和时间。但是将档案管理信息化之后，可以轻易的从大量复杂的文件中找到自己想要的资料，极大地节省了时间，提高了事业单位工作效率，实现了档案信息远程化传播，促进了事业单位的有效健康发展。
　　2.3 档案更加透明化
　　档案在进行了管理信息化后更加透明，事业单位的领导和员工都可以对公开档案进行查阅，而不是像以前那样去档案室“翻箱倒柜”。这样可以使员工参与到事业单位的发展中，同时事业单位也可以接受员工的监督，调动了员工工作的积极性和主动性。
　　3 当前事业单位档案管理现状分析
　　3.1 传统的管理方法落后
　　现代信息化正在向数字化、智能化的方向飞跃发展，单一的纸质档案已经无法满足信息化时代的要求，而更多发展起来的则是电子档案，事业单位档案信息化管理体系逐步得到补充和完善。纸质档案存在着档案管理电子信息系统的不完善、管理设备落后、档案利用率低等问题。随之给政府带来了一定的麻烦，主要体现在不完善的档案管理电子信息系统和系统设备落后两个方面。
　　一方面是档案管理电子信息系统的不完善。目前有一些事业单位档案管理部门在信息开发时，由于对信息的了解程度不够，只能用手工录入的方式来完成对数据的采集，没有办法全方位的满足档案管理的需要，没有系统的分析事业单位信息化管理未来的趋势，造成信息缺失，影响员工工作效率。另一方面，事业单位档案管理部门的电子化设备还比较落后，没有及时更新发展观念和方法，导致信息数据都比较陈旧，事业单位档案管理没有办法及时的传递信息，传统的人力管理方式也难以满足大量的需求，因而影响到工作的效率。
　　3.2 对事业单位档案管理信息化建设不够重视
　　随着社会经济和科学技术的快速发展，事业单位档案管理中的信息化研究也越来越深入，不断形成了新的发展趋势但是事业单位部门对档案管理信息化采取忽视的态度，没有认识到信息化管理的重要性。并且我国对事业单位档案信息化管理的经验不足，建设程度与实际情况不匹配，造成资源浪费和信息流失。
　　3.3 软硬件系统设施不完善
　　目前有些事业单位缺少最新的硬件支持，把精力都放在提高业绩上而忽略了软硬件设备的不完善问题。没有配套的软硬件设备就无法满足事业单位中大量的档案信息管理需求。
　　4 加强事业单位档案管理信息化建设的有效路径
　　4.1 适应社会发展需求，遵循社会发展规律
　　事业单位部门的发展应当符合事业单位档案管理中信息化建设的标准，不应过高更不应过低，控制好发展的“警戒线”也是信息化管理的重要手段。相关部门应该时刻把握市场的走向，多方面考虑未来事业单位档案的规划，使信息化管理体制与社会管理标准接轨，不断提高档案管理的透明化和有效性。保障人民群众的基本权益，使相关部门健康有序的开展动态管理工作。
　　4.2 改变传统的信息管理观念
　　目前相关部门采取的事业单位档案管理信息化制度都存在一定的缺陷，起因就是相关部门的管理观念陈旧。管理部门必须转变管理档案人员的传统观念，着重发展信息化建设管理。利用信息化对档案进行归纳和总结，以充分调动积极主动参加工作。
　　4.3 创新事业单位档案信息化管理方式，拓宽人才队伍培养途径
　　事业单位档案信息化管理可推进相关部门的工作创新，增强基层组织工作活力。事业单位档案信息化管理是我国事业单位可持续发展的重要性依据和保障，主要责任是对新时期事业单位档案进行组织和管理工作，也是相关部门对党建发展，人才队伍建设培养的重要活动载体。新时期的档案信息化可以围绕人才队伍建设培养，不断创新事业单位的管理机制，开展形式多样、内容丰富的人员活动，加强档案信息的专业性和先进性。
　　4.4 更新硬件建设，为档案信息化提供硬件支持
　　事业单位档案管理工作中，要求单位积极引进先进的现代化设备为档案信息化提供硬件支持，通过对计算机、互联网等现代设备的投资，积极将传统的纸质档案转变为信息化档案。采购的硬件设备必须安全和稳定，使档案内容不易丢失，可以抵抗外界风险防止黑客
　　攻击。
　　5 结语
　　现代信息技术的快速发展要求事业单位在档案管理工作上做出改变，同时事业单位的档案管理信息化就要求我们必须具有新时代的管理经验，以现代化的措施使事业单位更好的向前发展。当前最主要的工作就是事业单位档案管理的信息化，因此加强事业单位档案的信息化管理建设是目前管理档案的必然趋势，只有这样，信息化的进程才能顺利，人民群众的利益才能得到相应的保障，事业单位更好的为人民群众和社会服务，构建和谐稳定的环境。
　　参考文献
　　[1]阮青青.探析信息化时代下事业单位档案管理工作[J].人力资源管理，2018（4）.

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