强化公文管理信息化建设的路径研究

　　摘要公文管理是确保单位有效运转的一项重要工作，其处理效率、管理水平直接关系到一个单位的整体工作效率。特别是在当今信息技术飞速发展的时代，将信息技术运用于公文管理，实现公文管理的信息化是适应时代发展要求的必然选择。因此，必须重视和加强公文信息化建设。本文对公文管理信息化的内容、特点进行了阐述，探讨了强化公文管理信息化建设的具体措施，旨在为加强公文信息化建设的实践与研究提供参考和帮助。
　　关键词公文管理 信息化建设 措施研究
　　公文是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，它在公务活动中具有非常重要的作用。目前，信息技术被广泛用于公文的处理过程之中，对传统公文管理模式的改进起到了很大的推动作用。但是，由于公文自身的特殊性，公文管理的信息化程度还不高，与信息技术的发展程度存在一定的差距。在信息技术飞速发展的形势下，我们应当加快推进现代信息技术与公文管理的有效对接，促进公文管理信息化水平的提高。
　　一、公文管理信息化的主要内容
　　公文管理信息化是指公文管理模式由传统的“纸质公文管理保管”，逐步实现向“数字化信息形式”的转变。其主要内容包括：信息化基础设施的建设、公文管理信息资源建设、应用系统标准化规范建设和公文信息化人才队伍建设等。公文管理信息化的基本目标：一是实现公文管理的数字化和网络化。二是实现公文信息接收、传递、存储和利用的一体化。三是实现公文信息的网络共享。
　　二、公文管理信息化的基本特点
　　（一）功能多样化、实用化
　　公文管理信息化系统的设计，以办公系统的实践经验为基础，充分考虑公文管理的实际需求，使其功能更加多样化，实用性更强。使用的范围可以涵盖所有的办公部门和各个办公环节，而且这些功能之间并非孤立存在，实现了有机的结合和联系的紧密。
　　（二）操作方便
　　公文管理信息化在操作系统的构成方面，通过程序语言进行系统开发，采用面向用户需求的模式，对功能模块进行区分，用户操作起来简单明了，极大地方便了用户的操作，改变了过去各自拥有有限的资源，但却无法相互分享的状况。运用这一系统可以将各部门、各办公环节的数据进行有效整合，加快了公文的传递速度，使单位办公、管理更加便捷，拓展了办公时间和办公空间范围，提高了办公效率。
　　（三）统一文档管理，系统实现可扩展，易维护
　　在公文管理信息化程度低的情况下，单位各部门的公文繁杂，管理起来十分困难。通过公文信息化系统可以实现对文档的统一管理，同时，利用网页的形式给每一个用户一个比较清晰的用户界面，方便了用户开展工作，提高了个人工作效率，提高了单位的整体工作质量。在实现文档统一管理的基础上，通过系统的进一步扩展，方便了后期系统的维护，使系统将集中运营、监控、扩展等功能有机结合于—体，有利于更好地支撑系统平台和扩展、维护系统，为后期维护人员的维护提供了便利。
　　三、强化公文管理信息化的措施
　　（一）加快信息设备的现代化
　　实现公文管理的信息化，信息设备首先要现代化。信息化的硬件设备要达到性能高、容量大、安全胜好的水平，要与之相适应配备配置较高的办公计算机。同时，要配备扫描仪、不间断电源等必要的配套设备。软件系统要具有完善的功能，要具备兼容性强、性能稳定、操作简便、维护方便等特点，公文管理软件要使用经过资质部门认定的合格软件。
　　（二）加快公文管理的数字化
　　公文的数字化是适应信息技术的必然要求。因此，要按照信息化标准将公文有计划地分步实施数字化的转化。要统一进行单位各部门公文信息的收集，对公文按照种类、内容、数量进行分类，区别不同情况，综合利用扫描、刻录等多种方式，对公文完成数字化的处理。
　　（三）提高办公网络信息化水平
　　办公网络信息化水平是加强公文管理信息化的基础。利用完备、先进的局域网络，既可实现公文管理的同步录入、同步整理、同步归档和同步利用等。在单位局域网中，公文管理人员可以根据需求者的要求及时完成公文信息的打印、查询，为需求者提供方便快捷的服务，从而有效提升单位整体工作效率。
　　四、结语
　　总之，加强公文管理信息化建设，可以实现单位公文信息方便、快捷、高效地处理和查询利用，减少了公文管理人员的工作量，提升了工作效率，而且可以极大地提高公文信息的使用效率，提高單位各部门、各环节的工作效率和工作质量。当前，在信息化飞速发展的形势下，加快办公的信息化、自动化，提高公文管理的信息化水平，是时代发展的要求，我们应从本部门、本单位的工作实际出发，充分利用信息技术手段，不断推动公文管理信息化建设，提高公文管理的效率和服务水平，有力地促进力公、管理信息化水平的提高。

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