高速公路档案收集整理与信息化建设

　　摘 要：目前，随着我国社会经济的不断发展，高速公路工程规模也在原来的基础上实现了进一步的扩展，并且在整个经济建设中起到了非常重要的促进作用。通常情况下，在高速公路工程建设中会产生非常多的内业资料，因为时间跨越比较长，同时具有非常明显的专业性，需要对档案资料进行有效的分类和整理。在企业管理工作中，档案管理属于其中非常重要的组成部分，需要构建出完善的档案收集整理体系以及电子化档案管理系统，从而才能在最大程度上发挥出高速公路档案的使用价值。本文主要针对高速公路档案的有效收集和整理进行了分析，并结合实际情况提出了实现信息化建设的相关策略，希望能为相关人员提供合理的参考依据。
　　关键词：高速公路；档案收集；整理；信息化建设
　　将高速公路内业资料管理工作进行全面落实，保证在管理工作上具备一定的完整性与规范性，不但可以为高速公路日常运营活动开展提供非常重要参考作用，并且还能促进养护管理工作可以实现顺利的开展。如今，信息技术已经在各个行业中实现了非常广泛的应用，对于提升工作效率和质量有着非常重要的意义。因此，在高速公路档案管理工作中，一定要加强信息化建设，构建出相应的信息化管理系统，从而保证高速公路档案工作可以满足实际的发展要求。
　　1 高速公路内业材料的整理要求与质量要求
　　在对高速公路内业材料进行整理时，其整理要求主要包括了以下几个方面：第一，保证高速公路内容材料管理体系的完善性，在此基础上保证归档文件要做到完整、准确和规范，并办理相应的签字手续；第二，档案的收集与归档工作是在各部门以及各单位的各项职能活动中形成的，在办理工作全部完成之后，需要作为档案保存的各种纸质材料；第三，加强内业材料整理的创新工作。对现有的整理方法进行不断的创新和优化，实现高速公路内业材料的创新发展；第四，实现高速公路内容材料整理的信息化建设。在信息技术不断发展的背景下，高速公路内业材料整理也应该实现对信息技术的合理使用，在此基础上才能不断提升内业材料的整理效率与质量。
　　在对高速公路内业资料进行整理時，其质量要求主要体现在了以下几个方面：第一，所归档的文件需要保证能将单位的活动状况反映出来；第二，针对于出现破损的文件需要就是进行修复，在修复的基础上不能影响原本材料的真实性，从而延长材料的使用年限。
　　2 高速公路内业档案的分类与整理方法
　　2.1 分类方法
　　在对高速公路内业档案资料进行分类与整理时，结合实际的工作需求，文书档案主要是严格按照年度、机构以及保管年限等方法进行合理分类。在年度、机构、保管年限一级分类基础上，然后再按照年度、问题、保管期限以及年度、形成时间、保管期限等进行第二次划分。在一个全宗之内，需要保证在分类方法上的统一性。对于工程、养护以及基本建设项目而言，在分类时应该严格按照分类、编制以及立卷等进行归档，在项目竣工验收之后，应该在三个月捏将档案移交到办公室当中进行归档，从而实行统一管理。通常情况下，会计档案主要是按照类别、年底以及保管期限等进行划分，在类别上主要涉及到了会计凭证类、会计账簿类、账务报告类以及其他类等几个部分。声像、照片、光盘或者是其他费纸质载体的档案属于特殊载类，可以设置单独的一类进行归档，在这一过程中可以在方法上保证与资质档案编号的统一性。
　　2.2 收集整理方法
　　2.2.1 文书档案整理
　　在对文书档案进行整理时，在整理流程上主要涉及到了收集、筛选、修理、装订、编页号、保管期的确定、分类、排列、填写归档章、编制目录、填写备考表、装盒、填写档案盒封面、打印目录以及排列上架等内容。在一份文件当中，需要保证有文件正本和定稿；正文与附件为一件；在文件当中有文件处理单、拟办单以及领导批示等，与文件属于一件；原件与复制件或者是少抄件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件；会议文件每一份为一件，会议记录原则上一次会议记录为一件。在对会议文件、统计报表、刊物、简报以及处理信访等材料进行整理时，需要严格按照时间顺序进行排列，同时进行归档的文件需要按件装订。
　　2.2.2 科技档案整理
　　在科技档案整理中，其流程主要为收集、组卷、卷内文件排列、卷内文件整修、编页号、填写卷内目录、填写备考表、案卷封面的编制、案卷脊背的编制、装订、案卷排列以及编制案卷目录等。在对科技档案进行整理时，需要对科技文件的系统以及成套特点等进行全面的了解，在此基础上进行相应的整理与排列工作。在对文件材料进行整理时，需要严格按照相应的规范范围，对文件进行整理编制成卷。另外，在科技档案整理中，应该严格遵守集中统一管理与分级负责的基本原则，针对于养护工程文件需要在一定的时间内进行收集，同时进行集中编制和归档。在对高速公路工程档案进行装订时，应该按照项目和阶段进行组卷整理，并使用三孔一线的方法进行桩顶。
　　2.2.3 会计档案整理
　　在对高速公路工程会计档案进行整理时，其流程主要为分类、装订、卷内目录编制、卷内封面填写、案卷号的编制、会计档案目录编制以及会计档案移交清单编制等。在会计档案类别上主要涉及到了会计凭证类、会计账簿类、账务报告类以及其他类等几个部分，通常情况下，会计凭证的保存年限为15年，现金、银行账簿的保存年限为25年，总账以及明细账簿的保存年限为15年，年度报告的保存期限为永久，季、月报告的保存年限为5年。会计档案卷内目录主要可以划分为两种，一种为会计账簿的卷内目录，另外一种为会计报告类的卷内目录，其中会计凭证是不涉及卷内目录的。将报告装入到档案盒当中，对字母盒封面的档号章以及背脊进行填写。
　　3 高速公路内业档案管理的现状分析
　　在目前高速公路内业档案管理中还存在着一定的问题，具体主要体现在了以下几个方面：第一，没有认识到内业管理的重要性。因为长时间收到传统思想观念的影响，导致高速公路内业档案管理人员没有对内业管理引起高度的重视，并且自身的专业水平较低，直接影响到了档案管理效率；第二，数据资料整理比较落后。存在很多内业档案管理人员在对数据资料进行整理时，没有在规定的时间之内按时完成，在信息填报工作中通常都是根据自己的记忆来进行，从而对信息资料的真实性产生了一定的影响；第三，资料管理方式比较落后。目前，在高速公路内业档案整理工作中，仍然还是采用人工操作的方式来进行，这种管理方法已经不能在满足时代的发展要求，并且资质档案资料在查询过程中也存在非常大的难度。

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