新形势下企业档案管理信息化建设

　　摘 要：随着信息技术的不断发展，企业中各种档案的数量逐渐增加，因此对于档案管理提出了更高的要求。本文对新形势下企业档案管理信息化的意义加以阐述，并且提出了企业档案管理信息化的具体方法，为企业管理工作提供参考。
　　关键词：企业；档案管理；信息化
　　如今是信息化的时代，档案管理是企业工作的重要部分。信息化的档案管理能够适应社会的发展，加强档案的信息化建设利于企业快速、准确找出档案，提高企业信息数据的安全性，利于企业的生产和经营，因此，企业档案管理信息化建设对企业有重要意义。
　　1 企业档案管理信息化的意义
　　1.1 利于保留档案原件
　　企业在对档案进行信息化管理时，可以利用扫描仪将所有档案进行数字化的转换，然后将其以文件的方式进行分类、管理及保存，这样能有效避免对原件的伤害，防止档案原件丢失，利于保留档案原件。
　　1.2 便于档案记录和更改管理
　　传统档案管理都是管理人员手工操作，工作量繁重，耗费大量的时间和人力，而且工作人员在进行复杂的档案记录过程中很容易发生错误，在变更信息时又要引起一系列的变动，这就浪费了工作人员大量的时间和精力。对企业档案进行信息化管理，管理人员仅通过计算机操作就能完成档案记录和信息更改等工作，这在一定程度上为管理人员节省了大量的时间，提高管理人员的工作效率[1]。
　　1.3 搜索档案更便捷
　　在传统的档案管理中，要想查找指定信息需要人工逐一查找，工作效率十分低。在档案信息化管理后，可以直接使用计算机对档案的关键字进行搜索，就能立刻找出需要的信息，不仅速度快，而且准确率高，并且可以实现多方面筛选，这种信息化的管理方式减小了管理人员的工作强度，提高了企业在档案管理方面的工作效率。
　　1.4 提高档案安全性
　　档案管理信息化相对于传统的纸质档案其安全性和保密性更高，因为信息化档案管理，可以利用计算机将重要文件进行加密和访问权限的设置，这样可以降低企业机密文件泄露的可能性，还可以严格限制查看资料的人员，提高企业档案的安全性。
　　2 新形势下企业档案管理信息化的方法
　　2.1 将档案信息化的基础设计加以完善
　　在企业重新建立档案管理部门或者扩建原有的档案管理部门时，要先将档案信息化管理的基础设计列入规划之中，然后将智能化的数据系统和软件、硬件平台以及安全保护设施添加到具体方案之中，对于档案信息管理的网络安全进行加强，通过软硬件的引进，建成一个集档案收集、档案管理、档案储存、档案使用的智能信息化系统。系统建立之后，统一档案的管理平台，企业应该统一实行管理系统，实现对企业档案的综合管理，企业的各个分属部门可根据自身需要，建立部门专属平台，满足信息化管理系统达到各部门的需求。平台建立后，企业需要拓展档案的使用方式，让以往的纸质文件转化成电子文件的形式。企业可以通过网页制作、网站制作、在网上推广企业产品，让用户随时可以阅读和浏览企业的最新动态，在企业的商务信息管理达到资源共享。
　　2.2 加强档案资源体系的建立
　　通过加强企业档案资源体系的建立，来实现企业档案资源的信息化管理，快速实现历史档案的信息化工作。对于历史档案的管理要根据实际需要，重点对于珍贵、易损、利用频繁的档案进行信息化的管理，加快历史档案向数字化转化。关于企业业务档案的监管工作，要制定统一的文件和档案的管理制度，按照统一的技术标准，实现档案管理系统和企业其他系统之间能够实现业务上的信息对接，这样能提高电子文件档案信息的准确性。同时，还要加强企业档案资源体系的建立，丰富档案结构，使其包含各种类型的档案，并且加快企业档案目录数据库的建立，这样能够将各种类型的档案进行整合，使档案资源达到数字化，利用完善的档案资源体系，可以实现企业档案信息线上共享的目的。此外，还要加强多媒体档案资源体系的建立。例如：企业在其发展历程中的声像档案、取得的荣誉档案等进行数字化的管理，从而实现企业档案多媒体信息化的管理。这样就可以将企业珍贵的历史声像档案，建立成图片和音频的多媒体数据库，丰富企业内部使用者对于不同档案资源的取用。
　　2.3 加强档案信息安全的管理
　　对于企业档案管理来说，无论是针对档案的证明性还是信息性上来说，加强企业档案的信息安全管理都是十分重要的。具体表现在以下几个方面，第一，在采集信息形成档案过程当中，既要体现出数据收集的全面性，又要体现出其简洁性，同时还要充分考虑到信息的安全性。在收集过程中，对于重要信息进行加密管理，特别是在档案数字化的过程中，应该采用必要的物理隔离方法，确保重要信息不被泄露。对于现有的机密文件，可以采用加密的形式对文件进行保存和传输，这样就能在采集档案信息过程中保证信息的安全。第二，在对重要档案进行保存的时候也要保证其安全性。可以通过建立特殊档案保存地点，档案存放地点要满足干燥、防盗、防火等特点。企业还要指派特殊档案的管理人员对档案专门管理，保证只有相关人员才能查阅档案。另外，特别机密的文件还可使用保险柜特殊保存。第三，在档案被借阅时也要保证档案的信息安全。在档案信息化的基础上严格制定出档案借阅制度，保证档案借阅审核流程的完善性，确保企业档案信息在安全的范围内进行借阅、拷贝和共享。负责档案审核权限的工作人员应熟知档案的內容，并且严格把关，为确保档案安全，只有档案内容必须掌握者才能查阅。同时，建立档案安全防范工作，防止档案数字化过程造成机密文件泄露的情况发生[2]。
　　3 结论
　　综上所述，加强企业档案信息化建设是实现企业信息更好管理的重要方式，所以企业档案管理部门要充分顺应时代发展，加强档案管理各部分内容的建设，保证企业档案信息化的质量，提高企业档案管理工作的效率。
　　参考文献
　　[1]韩继红.现代企业档案管理工作的信息化建设浅谈[J].办公室业务，2018（16）：63.
　　[2]周晓芳.大数据环境下企业档案信息资源建设探究[J].现代国企研究，2018（14）：20.
　　作者简介
　　刘静静，女，汉，江苏南通，南通醋酸纤维有限公司。

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