档案功能及其信息化建设趋势分析

　　摘要：十九大以来，我国的信息技术取得了前所未有的跨越式发展。信息化在社会发展领域普及应用，促进了信息惠民便民和利民。信息化建设随之影响到了档案管理领域，传统的档案功能向文化、教育、情感等多个方面扩展，形成了完整的功能体系。在信息技术的辅助下，档案将逐步实现信息化，并加快了档案管理的创新与变革。
　　关键词：档案;功能;信息化
　　回顾过去六年，各行各业档案信息的收集、存储、传播等方式已经发生了翻天覆地的变化，档案功能已经从传统的基本功能向多个方面扩展，形成了完整的多功能体系。信息技术的出现已经渗透到了档案管理领域，要求传统的档案功能不断扩展，并以新兴技术辅助其逐步实现信息化。因此，本文通过研究档案的功能及其信息化建设趋势，尝试分析档案管理的创新路径。
　　一、档案的基本功能
　　档案的功能是指档案文件具有一系列记录、存储的能力，能够帮助企事业单位或科研院所记录信息。就其基本功能而言，档案最重要的功能包括记录和存储。
　　（一）档案的记录功能
　　在人类社会活动中，档案往往发挥着重要的记录功能，即通过输入最真实和原始的数据，反映当下社会活动中的社会背景、活动形式、活动意义等。档案所提供的一系列信息，都是最本初的、未经过加工的信息，因而具有一定的研究价值。
　　（二）档案的存储功能
　　档案通过记录进行，能够运用先进的存储方式，将不同的信息分门别类进行整理，进而把纷繁复杂的社会世界进行归纳。通过档案的整理，不同类型、不同层次的信息将有效进行归类，进而方便信息的查询与管理。
　　二、档案的扩展功能
　　除最基本的功能外，档案还具有一系列扩展功能。这些功能包括文化功能、教育功能、情感功能等。
　　（一）档案的文化功能
　　本文认为，档案具有恒定的文化价值。这是由于档案是民族文化发展与传承的载体，不仅记录了历史发展的过程，还通过相互印证来组成了全面的文化画卷。例如，我国历史上最著名的档案就是《史记》，承载了遥远历史时期的宝贵财富。
　　（二）档案的教育功能
　　如今，我国积累的各类档案可谓汗牛充栋。这些数量庞大的档案不断丰富着今人对过去事件的认识与理解，因此成了不可多得的新的“课堂”。通过研究档案，人们对以往的生活事件、历史事件等有了更完备的了解，因此有助于满足公众的信息文化需求。
　　（三）档案的情感功能
　　與档案的教育功能和文化功能不同，档案还具有更加感性的一面，即情感功能。人类在发展过程中伴随着一种使命感和责任感，而这些情感是由历史所赋予的。人们通过查阅档案来追根溯源，能够深刻地理解这种使命感和责任感的来源。由于档案记录五花八门，形式多样，因此当人们阅读档案时，能够具有非常强烈的代入感，能够体会到历史的沧桑感与沉重感。
　　三、档案的信息化建设趋势
　　（一）档案信息化建设的意义
　　当前，信息技术的在不断发展和完善，我国各行各业对信息技术的利用程度也在不断加强。在档案管理领域，信息化建设也开展得如火如荼。本文认为，加快档案的信息化建设，是经济发展的必然要求，也是未来档案管理实现创新的必然途径。
　　一方面，信息化的档案管理有助于提高档案资源的利用率。例如，以往的档案馆不提供网络查询服务，导致异地查询耗时耗力。实现信息化管理，异地查询可以在网络上进行办理，极大地提升了档案资源的利用率。
　　另一方面，信息化的档案管理有助于实现网络共享。这一点是由网络信息技术的特性所决定的，即资源的共享性和实时沟通性。通过采用现代化的信息技术，有助于档案的共享。
　　（二）档案信息化建设的对策建议
　　1.完善档案信息化的基础设施建设。本文认为，若要顺利实现档案管理的信息化，需要尽快完善基础设施建设，提供优质的扫描设备、网络共享设备等。此外，搭建局域网，设置一系列硬件设备，有助于完成信息化建设的基本配置。
　　2.制定档案信息化管理的标准。由于档案信息化建设是一项系统工程，因此在实现电子档案统计、调入调出等方面应当提前设置合理的准则。例如，对于档案的电子化编号，需要在纸质档案的基础上进行再分类，与国际档案管理的标准相衔接，以严格实行档案管理的标准化。
　　3.提升档案管理人员的业务能力与信息化管理水平。本文认为，档案管理采用全面的信息技术，对工作人员提出了更高的要求。一般而言，传统的档案管理工作要求已经较为严格，但是随着档案管理的信息化，相关操作人员还需要进行计算机技术的再培训，以提升档案管理人员的业务能力与信息化管理水平。
　　四、结语
　　档案具有记录、存储的基本功能，同时还肩负着文化、教育、情感等方面的使命。随着信息技术的不断发展，档案管理的难度不断增大，但同时新的技术的采用也为档案管理提供了新的发展契机。借助于信息技术，档案管理不断实现自我突破，在各项功能上有了新的拓展。
　　【参考文献】
　　[1]冯慧玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2006.
　　[2]黄红.关于拓展档案功能的几点思考[J].档案与建设，2005（8）.

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