档案信息化建设的影响因素与对策

　　 摘 要：档案信息化建设过程中存在着较多的问题，本文从影响档案信息安全的因素以及进行档案信息化建设过程中网络的使用等方面探讨了影响当今档案信息化建设进程的因素。并针对这些问题提出了相应的对策，提高档案信息管理的安全性，加快档案信息化建设的进程。
　　 关键词：档案信息化;影响因素;对策
　　 当今的各个领域中的档案管理工作都逐渐向信息化方向发展。在学校中，学生的学籍档案以及一些行为记录等都可以通过信息化的手段进行记录管理，简化了管理过程。档案的信息化能够使管理工作更加简便，提高管理效率。但在档案信息化建设的过程中，存在着一些因素会影响档案信息化进程，需要人们对这些因素多加注意。
　　 一、影响档案信息化建设的因素
　　 在信息化时代，档案信息时一个重要的资源，当今影响信息化建设的因素较多，其中安全因素是较为重要的一个方面。当今的档案信息化建设过程中，由于网络信息自身的特性，导致其存在较大的风险，在校园内进行档案管理的安全问题相较而言最为明显。学生的档案信息泄露有多方面的原因。管理人员的工作失误是造成档案管理工作出现事故的常见原因之一。管理人员如果缺乏责任意识，极有可能造成严重的后果。影响档案信息建设的另一因素是档案信息系统建设，当今时代是一个互联网时代，通过互联网可以完成很多事情。各个单位的档案信息管理系统和互联网相通，各个单位都可以通过网络对档案进行管理。但是互联网上存在有较多的不确定因素，极有可能存在一些病毒木马，导致人们在查看档案信息的过程中出现信息泄露的情况，这便需要各个单位的档案信息管理系统具有足够强大的防火墙来，提高学校档案管理系统的安全性，最重要的便是不断地完善管理系统，提高其抵抗外来恶意攻击的能力。
　　 二、提高各个单位档案管理的对策
　　 （一）提高档案管理人员的工作能力及效率。应加强对工作人员的专业水平培训，加强工作人员对计算机的使用能力。使得工作人员能够掌握最新技术并将其运用到工作中，提高工作人员的工作能力。另外，还可以对工作人员进行定期的考核检验，另外，在招聘人员时也应提高标准，对工作人员进行有效的筛选，从招收工作源头来提高档案管理人员的工作能力。同时还需要设定专业的监督人员，对档案管理人员的工作结果进行审核，以实现对工作人员工作的有效监督。在当今这个网络时代中，可以借助先进的网络技术。档案管理人员对档案的整理结果可以通过网络平台直接获取，此外，可以借鉴其他单位对档案的利用手段，并结合自身单位的情况将其進行改进利用，能够提高各个单位档案的使用率，充分发挥其价值。
　　 （二）采用信息化技术进行档案管理。在各个单位中，改动较为频繁的是其进行的工作档案，工作每向前发展一步，都需要进行记录，更改档案，在这种情况下，采用信息化手段能够有效减少不必要的工作，提高档案管理效率。除此之外，人员档案的管理也是较为重要的一个环节。在单位内部不同部门之间进行人员调动的过程中，需要对其档案进行改动、备份等，这个过程中，工作人员无法进行正常工作，出现较长时间的空区，导致人力资源被浪费。要解决这一问题，便需要采用信息化技术，通过信息化技术，能够有效地简化档案更改管理的过程。首先是对各个单位内部的工作档案进行管理时，需要构建一个网络平台，使得各个单位内部人员通过身份验证后直接登录，可以随时查看平台，在进行工作时，可以将各项工作的名称及主要工作内容进行上传，使所有人能够了解当时正在进行的工作以及其进度，使得大多数人能够对其进行监督，提高工作的透明性。各个部门将自身的工作进度上传，不同部门可以通过平台上的工作进度确定自身接下来一段时间的工作方向，减少了信息传递过程中浪费的时间。此外，在平台上，还可以将正在进行的重要工作档案进行登记，设置一些密码，只供相关人士查阅，避免出现重要信息泄露的情况。这便需要在进行档案管理过程中，设置有效的分级制度，在对纸质版的档案进行划分完成后只需要根据其等级对其进行合理的保存，此外，还可以构建一个组织系统，将各个单位各个组织中的人员分级管理，但组织之间又有明确的联系，提高各个组织之间的合作效率，进而提高单位的工作效率。
　　 （三）提高防火墙防范能力。在互联网时代中，防火墙是一个重要的安全工具，然而在部分单位中，防火墙防范能力较差，很难对档案信息管理系统进行有效的保护，提高档案信息管理系统的防火墙的防护能力是各个单位档案管理工作中另一项重要的工作。提高防火墙能力首先需要提高防火墙的防范全面性，可以在管理系统的防火墙中设置日志进行管理，如果收到来自互联网的恶意攻击，在将攻击阻拦之后，可以将其进行记录，之后再进行防范的过程中，便能够将同类型的攻击列入其中，有效提高防火墙的工作能力。
　　 档案的信息化建设是将传统的纸质档案进行数据化的过程，通过将档案数据化能够将档案通过计算机进行更改查阅等一系列操作，简化档案管理过程，在将档案信息化的过程中，需要对影响其信息化的因素进行深入的研究，对其进行改进。
　　
　　参考文献：
　　[1]高娟.推进各个单位档案管理工作规范化标、准化的策略研究[J].中国集体经济，2018（09）.
　　[2]贾春丽.如何推进机关各个单位档案管理工作规范化标准化[J].办公室业务，2018（08）.

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