基层单位档案管理信息化建设探讨

　　摘要：随着时代的发展，档案管理模式正在发生变迁，以往的档案管理模式仅仅是对于档案资料的保管和使用，而如今档案管理模式逐步朝着对于档案资料的采集和提供相应的服务方向进行转变。
　　关键词：基层单位；档案管理；信息化建设
　　基层单位的档案室作为档案资料的生成者和提供者，其自身的档案管理信息化建设程度和信息化管理水平直接影响着档案信息化建设的整体水平。因此基层单位的档案管理信息化建设存在着一定的特殊性。想要真正提升基层单位档案室的档案信息化建设水平就必须要转变观念寻找突破口。
　　一、转变档案信息传统理念
　　对于档案管理人员而言，想要实现档案管理信息化建设就必须要革新自身的管理理念，要明确档案资料实际上是信息资源的一种，档案管理信息化建设的实质就是要将档案信息化资源进行合理配置，以满足社会对于档案信息资源的需求。
　　一方面，档案管理者需要明确档案是组织的核心信息资源。在当今的互联网时代，人们已经习惯于应用各类搜索引擎来解决实际问题，但是网络信息在爆炸式增长的同时也伴随着信息失真等问题，大量谣言层出不穷，而档案信息资源恰恰可以避免这类问题，人们在信任程度上更偏向于档案信息资源，因此档案信息资源相比网络信息资源更具有可信性。
　　另一方面，基层单位档案管理者的身份要向档案专家方向进行转化。在很多人眼中，基层单位传统的档案管理者就是打字员，他们只是负责一味的机械性的进行档案信息的录入和储存，但实质上想要成为一个合格的基层单位档案管理者除了要保证档案信息资源的完整性和安全性之外，还应当在工作中对于自己所管辖的领域资料进行深刻的理解，并有能力将大量的档案信息资源进行筛选，从而提取对于单位和主营业务有用的信息供其他部门使用。
　　二、创新档案信息化建设工作方式
　　在对基层单位档案管理者的管理理念转变的同时，还应当转变档案管理者的工作模式，因为档案信息化建设的工作重点在于整个单位的所有部门的工作模式的革新，也就是从文书管理和档案管理的全局出发进行文档一体化的创新。
　　虽然目前很多基层单位的档案室计算机硬件水平已经逐步完善，部分基层单位已经开始有意识的创建属于自己单位的专属数据库，基本上能够实现对于档案信息资源的信息化管理。这在期间很多单位的档案管理工作方式也有了一定的变化。
　　例如从档案管理工作来看，档案管理者已经从原来的人工采集、分类、整理这种效率不高，工作量极大的工作模式转变为利用计算机进行信息资源的录制和提取，极大地提升了工作效率；从档案资源的借阅来看，档案管理者已经从传统的人工检索模式转变为利用计算机自动生成的目录通过计算机的多种检索方式进行筛选和查找所需目标，借阅工作也交给计算机管理程序，很大程度上减轻了档案管理工作人员的压力；从档案的编研工作来看，由于计算机的广泛使用为档案管理者提供了一定的便利，因此档案管理者进行档案编研的时间就变得更加充裕。此外，随着人们对于档案信息资源的查阅，档案资料的编研主体范围也有一定的扩大，基层单位的其他部门人员也能够在查阅的同时参与到档案编研工作中，最大程度上发挥出档案信息资源的潜在价值。但是大多数基层发展到这里就止步于此，档案管理的信息化改造不仅仅局限于减少档案工作者的工作压力，档案信息资源属于网络信息资源的一种，因此档案信息资源具有实时性，正是因为传统的档案资料无法做到实时性，所以才使大多数传统档案资料变成历史信息，从而失去了对现实工作和生活的指引作用。档案信息化建设不仅是档案资料存储模式的改变，更是档案信息资源真正跨越时间和空间的限制逐步实现存取用一体化的创新。
　　就目前来看，文档一体化是基层单位档案管理信息化建设的关键环节。目前基层单位很多部门的计算机仅仅是取代了笔和纸的功能，而创新的文档一体化则是要求档案管理者给予各个部门统一的方便档案采集和自动录入的模板，其他部门在上报档案资料时需要按照格式要求进行内容的填充，从而实现全单位多个部门对于档案信息资源的采集、整理和录入工作的协同办公，实现创新性文档一體化，并能够将档案信息资料在基层单位内外进行实时共享，方便各部门有需要的用户随时进行查阅。
　　三、挖掘档案信息资源潜在价值
　　档案管理的信息化改造就意味着档案资料未来将会被改造为一种便于人们使用的信息，而基层单位档案管理者的核心工作就是将原本枯燥无味的档案资料利用科技手段对其不断地进行深入挖掘、归纳和整理，逐步将其建设成为直观的、方便人们使用的信息资源，发挥其潜在价值。而对于档案信息资源的潜在价值开发实际上是一个让传统档案资料变废为宝的工作过程，利用信息技术将传统档案资料进行信息化改造，生成信息化档案并对其进行电子归档，这样一来就为档案管理者的档案管理工作提供了更多的资料和时间，通过各类信息挖掘技术，逐步实现档案信息资源的潜在价值，这在很大程度上也提高了对于档案管理工作人员的个人素质的要求，因为基层单位的档案管理工作者能够第一时间接触到档案信息资源，因此档案管理工作人员只有熟练地掌握档案管理前言技术手段，不断挖掘出档案信息资源的潜在价值，才能够真正实现基层单位档案管理信息化建设的意义，在单位内部要做到主动与其他部门进行沟通，了解不同部门的不同需求，保证编研资料的实用性；在对外服务这一方面需要体现出本单位的专业性，发挥单位的优势档案信息资源，从社会需求出发，提供相应的档案信息，最终实现单位的社会价值。
　　参考文献：
　　[1]王丽君.档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江科学，2018，9（15）：94-95.
　　[2]吕晓芳.检察机关档案信息化的思考.浙江档案.2003（8）.
　　作者简介：
　　孙蕾（1983年—），女，汉族，河北唐山人，本科，助理馆员南堡经济开发区党政综合办公室，研究方向：档案管理。

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