知识管理背景下企业档案管理信息化建设研究

　　摘 要：伴随着新时代的来临，企业档案管理方面水平也需要日趋提升，新的时代对企业档案管理的信息化提出了新的挑战。所以，在现今的企业档案管理中融入信息化的建设措施，是企业档案管理各个方面都亟待发展的一项重要举措。当今时代是信息化的时代，是知识的时代，企业档案管理信息化要想完善并且完美地完成任务，就必须革新以往的简单的企业档案管理方式，结合好企业的档案管理的现状，建设全新高效的信息化企业档案管理方式。
　　关键词：知识管理；企业档案信息化；档案管理
　　新的时代已经来临，新时代的主题是知识信息化，时代的发展可以说是非常之快，伴随而来的问题就是知识的更新周期不断在缩短，包括企业的各个方面的管理手段，也在由时代的更新浪潮而不得不发生相应于时代的变化。在如此严峻的时代发展问題之下，促成了各个企业的人事.数据信息等方面的管理方式不断发生改变，向最新，最优的管理目标逐渐靠拢。在企业的档案管理方面，企业要想做好自身管理方式，必须更新自己的档案管理方式，如果企业管理方式仍然沿用以往的传统档案管理方式的话，必定会在企业档案管理方面渐渐出现出题，并影响企业的整体发展，逐渐使得企业运行产生障碍，开始在发展方面走下坡路。
　　1 传统档案管理的局限性
　　1.1 传统的档案管理方式及其繁重，既需要大量专业人才，又耗费大量时间
　　企业档案的数据资料含括了整个企业内所存在的方面，从大的方面来讲，甚至于企业决策者的数据统计和相关方面的决定；从小的方面来讲，企业生产过程中出现的设备机械运行故障等，都是需要档案管理的方面，所以说，在新的信息时代。企业发展过程中出现的数据资料会产生的越来越多，而对于企业档案的管理方式就必须更新的更加高效快捷。这就提醒了企业在企业档案管理的方法上要适应于时代发展，在传统的档案管理方式上必须融入信息化管理的手段，为企业的档案管理创造更加高效的收益，既能够简化传统的档案管理方式，又能在企业的档案管理方面节约人力，节省时间，为企业的发展节约出大量人力，时间资源。帮助企业的更优发展。
　　1.2 传统式的纸质档案保存及费力又需要大量空间，更难以满足增长需求
　　企业在长久的发展历程中，一定会产生了海量的数据档案，并且传统式的档案记录方式基本为纸质档案，那么，为这些档案的存放企业需要付出不小的资源，并且随着企业的更加高速的发展档案数据资料更是会越来越多，所以，亟待一种新型的档案记录方式的出现，所以在信息时代，信息化的档案记录方式应运而生，并且快速地应用于各个企业，极大地为企业的档案管理做出了帮助。
　　1.3 传统式的档案为纸质档案，需要查阅须亲身查阅，缺少检索方式
　　在传统的档案中，如果需要查阅某项资料必须依靠人工手动翻阅纸质数据资料，并且无法直接发现所查内容，需要反复翻阅。再加上企业运行会同时需要大量的资料数据，所以就需要大量的人力在查阅资料的环节活动。这样既耗费了相当多的时间，也有许多人力资源浪费在翻阅档案上。而在信息化的档案记录方式中，直接由线上方式将企业所有的档案数据整合分理。并且可以添加方便快捷的检索方式，直接搜索关键字可以得到相关数据，极大地帮助了企业档案管理方式的完善。
　　1.4 传统纸质档案保存时间过长，质量难以得到保障
　　传统式的纸质档案在经过企业几十年甚至更多时间的发展后，极有可能会遭受损害，纸张会变得脆弱，也无法排除受到水淹等突发性危害的可能性。一旦出现这样的危险，整个企业将会遭受巨大的影响，直接关系到企业的生死存亡。而信息化的企业档案记录方式则会大大提高企业资料的安全性。提高企业资料的受保护程度。对企业的发展安全提供更高的保障。
　　2 信息时代的档案管理
　　信息时代逐渐在发展，伴随着时代的信息化，互联网也不断普及，在整个世界范围内以极快的速度覆盖了世界每个角落。计算机也越来越普遍，已经成为了人手必备的物件。这些条件共同促进了信息化的发展。进而促进了企业在当今知识背景之下不断提升的企业档案管理水平，也促进了企业中档案管理方面对信息化技术的应用。
　　2.1 基于知识管理的档案信息化建设
　　1）当今时代的档案管理信息化也就相当于对知识的管理。因为企业档案资料在一定程度上也相当于是企业内的知识，并且需要在企业内部将企业档案管理透彻的转化为知识的管理。现如今企业内资料数据等知识资源最重要，知识资源的安全性直接关乎整个企业的健康可持续发展与否。企业中对档案的管理需要发挥到的作用包括教会工作人员对知识的把握，从而为企业获得更高的工作水平。可以为企业创造更良好的收益。并且知识资源可以发映出企业的知识水平，所以且档案管理也是对企业的核心资源的管理。
　　2）企业档案管理在企业中已经上升到非常重要的层次，企业的所有档案资料都是企业中最重要的知识存储资源。并且不仅仅只需要保存好，这些知识资源随时有可能会被用到，所以需要良好的管理方式去避免企业知识资源运用的问题。了解当前有关于档案管理方面的社会规律，帮助企业良好发展，在健康可持续的发展道路上走的更远。
　　3）良好的企业档案管理会为企业创造出更好的发展道路，良好的知识资源管理可以为企业的运行提供非常大的帮助。所以在长久的企业档案管理发展历史上，企业档案知识管理最终演变为企业的知识资源管理是必要的。因为企业的知识资源是企业的命脉所在，知识的管理水平对企业的整体的档案管理水平的提升具有重要意义。良好的知识管理可以提升企业整体的发展水平，在与其他企业的竞争中提升整体实力，加大竞争力度。
　　2.2 基于知识管理的企业档案信息化管理
　　1）在企业内部提高对知识的重视力度，在企业文化中逐渐融入知识的概念。对待新世纪来临的挑战，新的管理技术越来越被管理人员所青睐。所以新的知识学习能力在企业中也越来越重要。
　　2）为了提高企业中档案管理者的整体素质水平，企业需要提出新的管理理念，在档案管理方式上做出新突破，大力发展线上档案管理水平，并且加强企业档案的交互性，需要新开创出全新的企业内部平台，方便企业内部人员接受企业信息，查阅企业内部数据资料，对企业人员的处理结果等。组织者还可以在线上组织企业内部人员各个方面的学习活动，提升企业人员整体素质水平。
　　3）在企业的档案梳理中，档案管理人员也应运发生了很大的改变，不同以往的是，之前的纸质档案的记录，保存，翻查等都需要大量的人力去进行工作。而发展出新时代的信息化管理就可以实现在互联网上对数据各种形式的整合，处理。减少了人力的耗费，并且线上的记录方便又可以实现多种形式的模式，如图表等更加直观反应实际情况的模式。虽然在人力上可以节约很大的人力资源，但是新方式也对企业的档案管理人员的水平提出了新的要求，要求新式档案管理人员对计算机，互联网等技术的应用要非常熟练。能够达到符合整体企业的发展速度，这样才能够助力于企业的持续发展。
　　参考文献
　　[1]徐鸿.论我国档案管理工作的知识管理走向——从“后保管模式”谈起[J].档案学研究，2016（6）2-3.
　　[2]李珍，丁华东.我国档案管理范式变迁探析[J].浙江档案，2016（7）：9.
　　[3]李兆明.企业档案工作处于困境的原因及对策[J].北京档案，2017（9）.
　　作者简介
　　李静（1986-），女，汉，江苏南京人，专科，研究方向：知识管理背景下企业档案管理信息化建设研究。

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