浅谈科研院所材料成本核算信息化建设

　　摘要：目前科研院所成本核算中材料成本所占比重较高，但不少科研院所的材料成本核算还停留在手工制单核算阶段，与会计核算信息化的大趋势不符，本文从实务操作角度出发，简明扼要阐述了材料成本核算信息化建设的必要性及建设思路。
　　关键词：材料成本；核算信息化；建设思路
　　笔者进入科研院所参加工作以来，材料成本核算一直是一项重要的工作内容，因此对材料出入库管理、材料成本核算、库存材料盘存核对等日常业务有了较为全面的了解和掌握。目前，不少科研院所材料成本在总成本中所占比例较高，材料成本核算重要性凸显。但在目前科研院所大力推行会计信息化大背景下，在材料成本核算方面有不少单位却还未完全实现电子化、信息化，更多还是依靠手工、人工来完成填制、收集、分類、汇总、输入等环节，由此成为制约成本核算管理更加规范化、科学化和系统化的瓶颈。本着节约时间成本、提升工作效率、提高管理水平、强化信息反馈的目的，全面推行材料成本核算信息化建设已势在必行。
　　一、核算流程简述
　　科研院所材料成本核算流程，与企业核算发出原材料存货成本近似，计价方法大多采用个别计价法。入库阶段相对来说简要清晰，材料采购人员及时将材料采购对应的审批表、合同、发票、验收及入库单等凭证提供给财务部门，由财务人员完成入库的会计核算。
　　在完成材料采购入库之后，采购人员将入库单交予库管，实际发生材料领用时再由领用人员向库管开具领料单。库管定期将当期出入库单据收集整理后，按照材料属性分类汇总录入库房材料管理软件，数据核对无误之后库管将领料单及分类汇总表传递至财务部门，开始进入项目材料成本会计核算。
　　财务人员需先将按材料属性分类的领料单与库管填制的分类汇总表进行复核，复核无误后需要将领料单按照课题项目重新进行分类整理，并需要将各项目领料单小计、汇总之后再次与当期出库总额进行核对以确保数据准确。上述工作完成后财务人员将各课题项目当期发生的领用材料金额填制项目材料汇总表，最后根据项目材料汇总表进行账务处理。
　　二、存在主要问题
　　（一）手工填写单据整齐规范程度不一
　　1.因领料单为手工填制，书写习惯差异不可避免造成部分领料单字迹潦草、难以辨认：如领用材料名称不能辨认，或者规格、型号和单价、金额不清。遇到此类问题财务人员都需要向库管或者采购人员进行核实确认，影响工作效率。
　　2.单据要素填写不标准，如领料部门用简称代替，或领用材料名称用字母或简写代替，或负责人审批签字潦草难以辨认，此类情况虽出现较少，但仍显不够严谨规范。
　　3.课题编号是财务人员进行项目成本核算时最重要的识别标识，一旦出现领料单上课题编号填写错误，如领料人在填写课题编号时凭印象造成课题编号缺位或错位，或者将项目代码与课题编号交叉填写等情况，将给财务人员的核算带来很大困难。
　　4.领料单上对错误随意涂改或加注事项，既对核算造成难度，同时也会引起审计人员过多的关注和询问。
　　（二）审计查询相关凭证不便
　　现在各类项目财务审计时对材料成本尤其是金额较大的材料成本重点关注，会要求提供材料采购时的审批表、合同、入库单、发票、验收记录等相关凭证，但不少科研单位受现有条件局限（出入库两条线），缺乏关联标识，根据领料单反查这些凭证费时费力，影响审计进度同时也容易引起审计人员疑虑。
　　（三）提供项目材料清单工作量巨大
　　目前不少项目在审计或验收时需要提供项目材料清单，例如不少科研院所的小批量生产项目，领用材料种类繁多、数量巨大，如果尚未实现信息化，就需要将该项目每一张领料单手工录入到电脑中，工作量相当繁重，并且在输入过程中也会遇到如辨认材料名称等问题，影响工作效率。
　　（四）核算领料单重复性强、工作量大、效率低下
　　财务部门在接收每批领料单后，需先按物资管理部门材料属性分类方法进行复核，之后又要按课题重新分类汇总以便进入各项目成本。并且单据中占多数的是单位价值较小但单据数量巨大的辅助材料，这就造成虽简单但重复性强的工作占用时间较多，工作效率低。但库房材料管理又只能按照材料属性分类，便于材料管理，无法按照课题项目设置库房，毕竟科研院所核算的课题项目少则数十项，多则数百项。所以如不实行材料成本核算信息化，此类矛盾难以解决。
　　三、建设思路建议
　　（一）材料成本核算电子化
　　在材料成本核算中更多应用信息化手段，取代重复的手工工作，加速信息处理，使信息及时反馈。通过现有网络把物资管理、财务、项目管理等部门有机结合起来，实现信息共享，便于及时、准确反映各个项目的材料成本。初步思路：
　　1.在科研院所现有库房材料管理软件基础上升级改造，建立材料出入库动态管理数据库。将课题编号及项目名称和其他的所需基础信息录入数据库。物资管理部门在材料入库时将入库材料名称及型号规格、数量、单价及金额、申请人等信息录入库存材料数据库中，如入库材料种类较多、数量较大时，可考虑由供应商提供纸质明细清单的同时提供电子文档便于导入。而在入库会计核算完成后，还要将入库材料对应的入库编号及会计凭证号也录入数据库当中。
　　2.发生材料领用时，领用人只需在库存材料数据库中对领用材料名称及规格型号、数量以及领用课题编号、领用部门等信息进行选择，并录入领用人，生成领用记录。然后由库管进行确认后，领用材料信息由库存材料数据库进入到出库材料数据库中。库管可定期打印材料领用清单交由各部门，待领用人及部门领导签字确认后收回。
　　3.月末库管将当月发生的领用材料签字确认表及从出库材料数据库中导出的电子文档传送至财务部门。财务部门在按照课题项目筛选后便能汇总出各项目当月发生材料成本，将汇总清单及材料领用确认表共同作为账务处理附件即可。
　　（二）库管人员专业化
　　电子化只是技术手段，关键还是要提高库管人员专业水平。要摈弃传统的只依靠财务人员核算成本的观念，对库管人员要加强培训，提高库管人员的信息化专业技能，最大发挥其潜能，有效提高库房材料管理的工作水平。并且在此基础上要建立严格奖惩机制，年末根据工作完成及时性和准确性等情况，实施奖惩兑现，调动库管人员积极性。只有这样，才能推动材料成本核算工作不断前行，促进材料成本核算信息化尽快实现。

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