农业科研院所档案管理信息化建设研究

　　[摘 要] 本文以农业科研院所档案管理为研究视角，针对农业科研院所档案管理信息化建设展开分析讨论，从农科院所档案管理信息化建设现状出发，提出推进农科院所档案管理信息化建设的建议，以更好地发挥农业科研档案在技术研究和成果转化中的促进作用。
　　[关键词] 农业科研院所；档案管理；信息化
　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 09. 070
　　[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）09- 0157- 02
　　0 前 言
　　农业科研院所是农业技术研究与成果转化的重要机构，在实践工作中会形成大量档案信息，这些数据资料的高效管理对农业技术水平的提升发挥关键作用。信息化时代的到来，为农科院所档案管理提供了全新的技术支持，所以如何加快农科院所档案管理信息化建设步伐，更好地为农业发展服务，已经成为做好档案管理工作的关键。
　　1 档案信息化建设概念
　　现阶段，档案信息化建设是指在档案管理活动中，灵活应用现有的信息技术提升档案工作的现代化水平，如数据库技术、大数据、数据扫描以及数据压缩技术等，结合实际情况重新对档案管理的新原则、新情况以及新理论等进行思考，明确当前时代背景下的档案管理与档案服务的整体框架，促使档案信息实现社会化服务，满足时代发展的需求，实际上其实质是利用信息技术进行管理、开发利用以及生成档案的过程。
　　2 农业科研院所档案管理信息化建设现状
　　在现代农业发展中，农科院所承担着为农业发展提供技术支撑的使命，而在农科院所日常工作实践中会生产大量文件资料，为了有效管理这些档案资料，各单位都会成立专门的档案管理部门，配备专业档案管理人员。在工作中，档案资料需要经过规范化整理与归类，编制案卷目录、卷内目录为检索工具。近年来，信息化技术快速发展，部分单位开始将信息技术应用到档案中，极大程度地提高了档案管理效率，通过数字化方式对档案实施管理，同时利用门户网站以及OA系统等实现了对一部分档案资料的共享。但是，也有一部分农科单位受到经费、人员等因素的限制，档案信息化管理水平不高，信息化建设受到一定的制约。就目前发展实际情况来看，农业科研单位的档案管理信息化建设存在以下几个方面的问题。
　　2.1 重视程度不足
　　一部分农科院所受到人员编制等问题的制约，档案管理人员往往身兼数职，除了少数专职档案管理人员以外，那些兼职档案管理人员不能将工作的重点与重心放在档案管理工作上，导致档案管理的重视程度不足，管理工作开展的不够规范。一部分农科院所虽然主观上具备档案管理信息化建设的意愿，但是在实施信息化建设的过程中目标不够明确，思路不够清晰，对信息化档案管理带来一定的制约。
　　2.2 管理不够规范
　　现阶段很多农科单位档案管理信息化建设依舊处于起步阶段。在工作实践中针对生成的电子文件虽然能够很好地保存，但是所产生的电子文件在格式上不统一、兼容性匮乏，转换的难度比较大，所以信息化档案管理的效率不高。另外，长时间保存、备份电子档案的载体缺位，导致实践中往往消耗大量人力、物力、财力资源。基于此，农科院所档案管理信息化建设的道路上，需要尽快制定信息化档案管理的规范与标准，从而推动档案管理信息化建设进程。
　　2.3 系统研发遭遇瓶颈
　　在农科院所档案信息化管理中，管理系统是基础，一个单位如果自主研发一个档案管理系统，需要消耗很大的精力与时间，而且现阶段在农科单位的档案管理人员队伍中既懂档案管理专业知识又懂网络、信息技术、软件技术的人才非常匮乏。如果选择在软件公司购买管理软件，在经费上又会捉襟见肘，而且采购而来的软件是不是符合单位档案管理的需求也有待商榷。所以，在农科院所档案管理信息化建设的过程中，基础设施建设方面也是亟待解决的关键问题，亟须经济适用、功能齐全、安全高效、操作方便的信息系统。
　　2.4 信息化档案管理时效性有待提升
　　第一，客观性有待提升。电子档案容易更改，在更改之后不会留有痕迹，也容易复印，复制之后不容易分辨原件与复印件。基于此，电子档案的客观性与法律效力往往遭受质疑，而且现阶段国家并没有针对电子文件可否作为证据做出明文规定。所以在需要电子档案作为凭证的时候，往往需要借助纸质档案，这在客观上要求信息化档案管理必须要与纸质档案管理同步，无形当中增加农科院所档案管理的工作强度，也使档案信息化管理的价值大打折扣。
　　第二，可用性有待提升。现阶段电子档案需要通过光盘、硬盘等进行储存。间隔一段时间，就需要将保存载体进行更换，并且光盘等载体往往会受到外界因素的干扰，如果出现问题，就会导致文件的丢失，“万劫不复”，所以在农科院所档案管理信息化建设实践中如何合理选择保存电子文件的载体也是需要集中考虑的问题。
　　第三，安全性有待提升。互联网具备极强的开放性，这对于档案信息化管理的安全性提出了更高的要求。在信息化建设实践中，数字平台建设是重要工作，而现阶段农科单位并没有统一的数据库管理系统和计算机安全标准，这就使得农科单位的电子档案容易受到病毒、黑客的威胁。所以在未来的发展中，如何进一步提高信息化档案管理的安全性也是需要集中考虑的问题。
　　3 农业科研院所档案管理信息化建设对策
　　3.1 理清思路，明确目标
　　第一，构建科学的目标数据库。现阶段我国大部分农科单位档案信息化建设都处于起步阶段，在这一阶段中主要应该完成以下几方面工作：首先要确定本单位的档案隶属信息化管理的范围；其次，要制定电子档案机读的目录标准；再次，要研发或者购进检索软件；最后，要建立健全目录数据库。
　　第二，循序渐进实现全文数字化。在这一阶段中，需要完成以下几个方面的工作：（1）将被纳入信息化管理范畴的档案资料实施高效的数字化转换；（2）建立起针对文档信息、图片信息、多媒体信息等各类型档案资料的归档标准；（3）建立健全综合性的档案数据库；（4）深入研究互联网环境中农科档案信息的使用方法，使用标准以及使用权限；（5）建立与完善档案信息的网络平台[1]。

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