关于学校档案信息化建设与档案管理的研究

　　摘要：在学校日常管理工作的体系中，档案管理以及档案建设是其中重要的组成部分，对于学校的发展以及教学任务的开展来说均具有一定的影响作用。可以说，学校档案管理工作的质量是衡量学校发展状态的关键指标。在日常工作中，负责档案管理工作的人员一定要摆正自身的工作认知，注重完善自身的工作思路以及工作體系，调整工作理念，以推动档案管理工作的稳定进行。此外，在信息技术不断拓展的当前时代，学校的档案管理人员还应该加强对信息技术的合理应用，以促进学校管理任务的现代化以及信息化发展。基于此，本文将以烟台职业学院为例，对如何开展学校档案管理工作进行分析。
　　关键词：学校档案建设；档案管理；信息化建设；工作研究
　　中图分类号：TP3 文献标识码：A
　　文章编号：1009-3044（2019）10-0277-02
　　开放科学（资源服务）标识码（OSID）：
　　在信息技术不断提升的当前背景下，我国已经顺利地进入互联网时代，并能够应用信息技术开展一些工作活动以及生活活动，利用其提高自己的工作效率以及生活质量。同时，在教育领域，该种技术的应用也逐渐普及。在一所学校的工作体系中，档案管理是一份比较重要的工作内容，会对学校的发展形成较大的影响。但是由于学校档案的复杂程度以及规模比较大，对于档案工作人员来说，就会形成较大的工作压力，所以其应该对此进行合理的调整。
　　1 开展档案信息化建设以及管理的重要意义
　　首先，在职业院校中，档案是一个比较重要的资料，其会关乎于整个学校的发展。但是，由于信息量较大，对于档案管理人员来说会形成较大的工作压力。因此，在日常工作中，工作人员就可以对信息技术展开合理的应用，通过信息技术对档案信息进行管理以及录入，以此提升工作的效率以及质量。
　　其次，在传统的学校档案管理工作中，大部分学校会建立实体化的档案管理办公室。但是这种模式下，档案的安全性就会失去保障。因此，在现代化的理念下，工作人员可以结合信息技术利用网络设备对档案信息进行存储，以此对档案信息的真实性以及私密性形成保障[1]。
　　2 开展档案信息化建设以及管理的具体途径
　　2.1 加强人员的学习以及交流
　　相较于其他学校来说，烟台职业学院的信息化建设工作开展时间较晚，发展较短，自身具备一定的不足以及劣势，同时也会与同等级的学校形成较大的差距。因此，在结合信息技术开展档案管理工作时，烟台职业学院的负责人员就应该注重调整自身的心态，加强与其他学校之间的沟通以及交流，以此丰富自身的工作经验。
　　比如，在日常工作中，学校的管理人员可以与其他技术学院的负责人取得沟通，达成合作，推动双方的共同发展，定期前往对方学院进行实地考察工作，或者也可以共同聘请相关的专业人才开展培训讲座等活动，详细学习如何利用信息技术开展档案信息的管理以及建设工作，从根本上保证整体工作的质量以及效率，降低自身与其他学校之间的差距，提升自身的发展实力[2]。
　　同时，在此阶段值得注意的是，在开展档案管理学习以及交流活动的过程中，参与活动的工作人员应定期书写职业报告以及活动日记，将在活动中经历过的事情以及学习到的内容记录下来，作为自己在日后工作中的主要参考，以此有效加强自身的工作能力，为档案管理工作奠定良好的基础保障。
　　2.2 加强信息建设的投入力度
　　经过调查分析显示，在现阶段的发展过程中，烟台职业院校的档案信息化工作与教学信息化之间存在着较大的差距，换句话说，两种不同的工作任务并没有得到全面地落实以及共同的发展。在这种状态下，不仅档案管理工作的质量无法得到保障，同时相关工作人员的工作能力以及工作发展也会受到一定的限制。因此，在日常工作开展的过程中，烟台职业学校的负责人员就应该提升自身的工作素养，做好自己的本职工作，并能够发挥自己的职业作用，加强档案信息化发展的投资力度以及建设力度，以此对工作的开展形成稳定的保障[3]。
　　比如，在日常工作中，管理人员可以与其他管理层进行相关会议，就资金的投入比进行重新界定，加强投资，构建完善的信息化工作设备以及工作体系；其次，在日常工作中，管理人员也应该形成正确的工作认知，定期要求档案管理部门的工作人员上交信息报告，并在报告中详细描述信息档案建设的状况以及流程，加强人员对工作的认知程度以及负责态度，以此保障整体工作的效果。此外，在此阶段，学院的管理者也可以进行不定期的抽查工作，以此使得工作人员能够长期保持认真的态度，从而提升档案管理工作的整体效率[4]。
　　2.3 加强学校档案网站的建立
　　就目前所了解的现状，我们可以确定，在烟台职业学院中，并没有专门为档案工作开设相关的网站，也没有为学校自身成立相关的局域网络。这些问题的存在不仅会影响学校档案工作的开展，同时也会对档案信息的安全性形成一定的威胁。因此，在日常工作中，烟台职业院校的管理者就应该加强对信息化档案工作的推广力度，促使相关人员形成正确的工作理念，将档案网站的构建提上日程，以保证档案信息的安全性以及稳定性[5]。
　　首先，在日常工作中，学校可以要求负责档案管理工作的人员结合网络技术构建相关的网站或者客户端，并要求学生做好相关的软件下载以及账号注册等工作。当平台构建完毕，学校可以组织学生统一进行信息录入，并进行密码创设，以此保证信息的安全性；同时，在此过程中，学校有权向学生索要档案密码，以此方便进行档案修改以及信息录入等工作，能够缓解档案工作人员的工作复杂性以及压力，促使档案管理工作效率的提升。
　　其次，在日常工作中，档案管理人员应为档案网站或者档案软件设立相关的防毒设备以及监管设备，当察觉到有病毒入侵时，应及时对其进行处理，防止其对档案信息进行修改，造成信息准确性降低的问题。

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