人事档案数字化在人事管理中的重要性

　　摘要：随着科学技术的发展，现阶段的人事管理逐渐朝着数字化的方向发展。人事档案数字化是一种创新，它将档案的收集与管理和数字化技术有机结合，并实现了对于档案的多维度管理，本文将针对人事档案数字化为人事管理工作所到来的作用进行探究。
　　关键词：人事档案；数字化；人事管理；重要性
　　引言
　　人事档案中所包含的内容非常广泛，不仅包括个人经历，同时也是组织对个人进行全面评估的参考。目前，我国人事档案信息管理还存在着一定的滞后性，需要对这些影响人事档案管理效率的因素进行总结，并对人事档案数字化管理和建设进行探讨，以促进人事档案管理效率的提升。
　　1、人事档案管理简述
　　作为企业选拔与录用人才重要依据的人事档案管理，是人事工作的重要组成部分，他贯穿于整个企业的运行当中，不仅对于员工过去的技术与能力，人品与性格进行详细记录，而且对现实中员工的当前表现进行汇总。传统的人事档案管理模式依赖于纸质的载体进行记录，由于工作量巨大而且需要手工整体，容易出现管理不及时以及延后的问题，导致许多环节无法达到预期要求。而新型的数字化人事管理模式则依赖于信息技术的发展，对人事档案的工作全过程进程动态化的监控，并及时记录与控制，真正实现了流程的合理化。人事档案管理在不断的发展中完善，有传统的纸质载体发展到如今的数字化系统，这是人事档案管理的创新，人事管理数字化的提出简化了对于档案收集整理、统计传递以及保存共享等工作内容，通过网络的便捷性，告别了传统纸质查阅的复杂工作，对于提高人事档案管理效率具有重要作用。人事档案的数字化管理是中组部提出并在全国范围内推广的，目的在于整治不正之风，打击违法犯罪以保证人事档案管理工作中的公平与公正，解决大难管理过程中的不足之处。
　　2、人事档案数字化管理的现状
　　2.1技术更新换代较快
　　人事档案的数字化管理对计算机系统、技术以及软件的依赖性是较大的。在实际情况中，计算机系统升级速度非常快、计算机技术的更新换代也较快，使得计算机软件、硬件系统之间很可能会出现不匹配的情况，使得部分文件无法有效读取，当人们需要调取相关资料的时候，则会导致资料不全，无法获得精准数据，影响了人事档案管理的效率。
　　2.2档案管理数字化专业素质的缺乏
　　在实际工作中，档案管理往往处于企业或者部门的边缘化，这种状态已经成为了档案管理工作的常态。每个需要用到档案的人都认为档案很重要，但是用过就会忘。因此许多单位的领导阶层不重视档案工作。人事档案是我国重要的信息资源，但是相应的从业人员由于领导的不重视，也对自身的数字化素质的提升不重视，档案管理工作人员不能良好的应用数字化管理设备软件，就导致档案管理数字化进程的推动受到了较大的阻碍。在这种领导不重视，员工不积极的背景下，我国档案管理工作数字化的进程也就变得十分的缓慢。因此相关档案管理工作人员应该积极的充实自身的业务能力，立足于未来发展，全面适应档案管理数字化的到来。
　　2.3档案信息管理安全问题
　　在信息化时代，数字化管理方式为管理工作带来很大方便，但是其中也存在着一定的档案信息管理安全问题。在网络背景下，大量的电脑病毒已经对数据安全造成威胁。虽然电脑中都会安装杀毒软件，但是并不能够完全阻止计算机病毒的入侵和传播。此外，电脑黑客恶意攻击也会导致信息数据的缺失和丢失，导致人事档案数字化管理数据的安全性受到了非常大的考验。
　　2.4数字化建设成本高，电子原件标准不一致
　　在进行管理的过程中，档案管理人员需要进行仔细的辨别，去除虚假档案，保留真实档案，要在日常工作中做到取之有章，拒之有理，确保人事档案管理工作的正常运行，确保每份档案都是真实有效的。但是由于现阶段大量的档案管理工作，例如年度考核表、学籍档案等等材料的入档，都需要进行相应的鉴别，这就让人事档案管理工作量变得很大，并且由于需要确保相应档案内容的完整性，还需要进行编号、加页码等，这就让工作变得更加繁琐。其次，在进行纸质档案数字化的过程中，一些电子原件的标准不一致，很难保证数字化档案的质量，因此需要相应的档案管理标准来进行规范。
　　3、人事档案数字化管理工作措施
　　3.1遵守纪律，强化保障
　　人事档案数字化管理能够保障档案管理的安全问题，由于档案管理的复杂性以及较高的安全要求，对于档案的受力、查阅等管理过程，都应该采取相应的措施，避免可能出现的问题，如档案遗失等，这将对档案管理系统造成很大的影响，应根据国家的相关政策与要求，对档案管理过程中的安全隱患进行排查，并建立网络安全保护机制，才能有效保证人事档案信息的安全性。
　　3.2领导重视档案数字化，加大投入完善建设
　　就目前而言，我国档案管理工作在各个部门依旧处于边缘化的趋势，因此想要领导重视档案管理数字化，就应该从上至下的进行积极的改变。只有领导重视档案管理数字化，才能够将相应的档案信息逐渐的转变成数字信息进行储存，但是由于我国档案工作量比较大，这种信息转化很显然不是一次工作就能进行的，因此在数字化档案建设的过程中，应该加大投入力度，将精力放在软件开发、档案管理平台搭建等方面进行。这些都是需要相应的领导进行重视并且推动的。将档案管理工作有计划、有重点的进行逐步实施，就能够逐渐实现档案管理的数字化、自动化和信息化，让整个档案管理信息能够在网络上实现共享化，极大的提升档案管理工作的效率。
　　3.3健全机制，自上而下推进数字化人事管理进程
　　要有效改变当前干部人事档案的管理现状，人事档案管理部门就需要创建一套符合单位服务理念，并且适合组织人事部门实际需要的档案管理机制，加强顶层设计，建立健全相关规章制度，例如：建立文件检索、档案查阅审批制度，用户责任权限制度，数字化监督保密制度，安全管理制度等。通过建章立制加强对档案的数字化管理，自上而下使干部人事档案管理工作真正走向效率化的运行轨道。
　　3.4提升档案管理人员专业素质，全面促进档案管理工作革新
　　档案管理人员是档案管理的首要执行者，因此在进行相应人员的培训过程中，应该注重其自身数字化素质的提升，在建设信息化、数字化档案的过程中，对于相应的管理人员的专业素质要求会变得更高，因此在新形势下的档案管理工作人员，应该积极的改变自身组织，建立完善的自我发展计划以适应逐渐改变的档案管理工作方式。并且，在档案管理工作中，应该建立起相应的专业能力提升系统，通过人才的引进和自身人才的培养，全面提升现有档案管理人员的综合素质，这样不仅仅能够让精通人事档案管理专业技能的人员能够从事相关工作，还能够具有信息技术相关能力，从而不断的提升档案管理人员的综合专业知识水平，改善工作人员的知识构架，以更好、更高的专业能力来适应数字化档案管理。
　　结语
　　综上所述，人事档案的数字化管理的出现，是信息管理的重要创新，他对于档案管理的流程以及管理团队的素质提出了更高的要求，规范了档案管理的步骤与算法，简化了管理流程，保证了其的安全性与高效性，同时提高了管理人员的专业技能与管理水平，人事档案数字化有效的增强了人事档案的全面能力，为人事管理工作的进行提供了良好的基础条件。
　　参考文献：
　　[1]刘洋，王春梅.人事档案数字化在人事管理中的重要性[J].企业改革与管理，2016（21）：30-32.
　　[2]杨超.高校人事档案管理中的数字化服务[J].江苏教育学院学报（自然科学版），2017（3）：25-26.

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