浅谈如何提升高校办公室会务管理工作

　　【摘要】高校会议是事务处理的重要环节，是沟通、交流、安排和决策的一种形式，面对众多的会议，高校办公室人员如何高效有序的组织筹备好会务工作，就显得尤为重要。本文在要求高校办公室人员具备耐心和细心，高度重视会务工作的基础上，提出了加强会议精细化管理，增强组织协调能力，提高服务意识的具体观点，旨在更好地发挥会议的实质作用，为学校的发展服务。
　　【关键词】高校；办公室；会务管理
　　随着高校办学规模的不断扩大，高校的内部交流和外部联系不断增多，会务工作面临着新的任务和挑战，高校办公室作为学校主要的会议组织与服务部门，有着承上启下、协调左右的重要作用，工作看似简单，实则繁琐。会议内容不同，会场环境、会场布置等不同，但都是以细心服务为宗旨开展此项工作。如何加强会议管理，协调各部门力量，有力推进学校发展，是新形势下我们每一位学校办公室工作人员必须引起重視和认真思考的问题，也是进一步提升管理科学化水平、加强办公室内涵建设的重要内容。
　　一、加强高校会务工作的精细化管理
　　精细化管理起源于20世纪50年代的日本，它是社会分工的精细化，以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，建立在常规管理的基础上，将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，通过实行精细化管理，最大限度地减少管理所占有的资源并降低管理成本，将管理的规范性和创新性很好地结合到一起，创造更大的价值。老子说：“天下难事，必做于易；天下大事，必做于细”，高校的会务工作是十分复杂的工作，尤其是在一些细节上更加需要精细化的方式来管理，要达到高效节约，精简环节，切实提高会议效率。会前的会议通知应按照会议要求将会议相关信息及时通知到每一位参会人员，通知内容要简单明了，信息准确，同时还需与参会人员保持密切联系，随时告知其相关重要事项。会中的细致服务要做好有序签到，快速指引就座，提供茶水，面对会议的临时变动，及时请示、迅速解决。会议的筹办总是不会完美的，会有遗憾，每个会议结束后要做好总结，发现问题、认真思考、总结经验、及时纠正，才能提高会务工作的效率。精细化管理是一种精神，更是一种现代化管理的重要理念。当前高校在教学管理、科学研究、人才培养等方面举办的会议日渐频繁，将精细化管理引入会务服务工作中，切实服务学校的日常工作，保障会议活动圆满完成。
　　二、增强高校会务工作组织协调能力
　　会议举办的成功与否，更多是在于会议的组织协调和安排上。根据会议需要，联系相关部门做好会议安排，确定参会人员名单、按照顺序摆放座签，会务用品包括：会议议程、签字笔、草稿纸、茶水、矿泉水等整齐摆放于座位前，将播放影片和PPT文件等提前拷贝到电脑中进行演练，确保可以正常播放；还应提前做好参会人员用车统计且与保卫部门沟通，做好校内车辆引导和指定位置停放，确保参会人员车辆进出学校通畅、避免拥堵情况出现；如需用餐，应提前统计好用餐人数，与后勤部门协调用餐的时间、地点和标准；会议新闻稿的撰写和宣传，需要提前告知宣传部门准时到场，在会议现场拍照和记录。除此之外，在会议开始前还需清点参会人数、做好签到工作，如临近会议开始还未到者，打电话询问是否有其他特殊情况，然后向相关领导汇报会议的出席情况，确保会议的正常开始，期间还应注意安保工作，安保人员要在会场周边待命，确保会议的安全有序。
　　三、提高高校会务工作的服务意识
　　服务是高校会务工作永恒“主题词”，彰显高校服务更在情理之中。高校的会议按照规模划分，可分为大型会议，如开学典礼、运动会、元旦晚会等；中型会议，如中层干部会、教学科研表彰会等；小型会议，如学校领导班子会、部门工作会等。开好每一次会议，要求办公室会议管理工作人员不仅具备足够的会议管理能力和素养，更要具有吃苦耐劳的工作态度和以人为本的服务意识，要做到充分准备、周到服务和确保安全。然而，在会议管理工作中也会遇到各种各样的困难和挫折，时间久了很容易产生懈怠的工作情绪，所以在遇到困难时大家还应以学校的工作为重，多站在别人的角度考虑问题，多一份理解，少一份抱怨，时刻保持认真和负责的工作态度。会务工作的服务意识还应表现在做好会前筹备、会中管理、会后反馈，保持认真的学习态度，做到善于自学和互学，只有通过学习才能进步，提高工作效率，提高业务水平。
　　高校肩负人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、国际交流合作的重要使命，是思想文化交流最密集的地方，提升高校会务工作水平，对高校各项工作顺利开展有重要的意义。高校办公室会务工作是办公室日常工作的重要组成部分，同时也是展露学校风采、展示学校水平、展现学校成就的窗口门户，这就要求我们的高校办公室工作人员从会务的实际要求和具体工作内容出发，学会换位思考，不断积累经验，努力提升理论水平和实践操作能力。只有这样才能将会务工作规范化、科学化；才能适应学校的发展，为学校的发展服务。
　　【参考文献】
　　[1]王媛，于建刚.切实加强和改进高校办公室会议组织与服务工作[J].办公室业务，2013（2）：48.
　　[2]胡丰彦.浅谈高校办公室会务工作的精细化管理[J].办公室业务，2015（10）：21.

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