高校成人教育学生档案管理存在的问题及建议

　　【摘要】高校成人教育学籍档案包括成人学生的录检表、每学年的报到注册材料、各科成绩、各类获奖处罚情况、社会实践活动情况等等，涉及内容异常广泛，能客观的记录成人学生在校期间各方面表现，是高校档案的重要组成部分，同时也是成教教学研究及改革的重要参考资料。本文通过分析当前成人教育学生档案管理的特点，从档案繁琐的内容、档案管理突出现象等方面剖析了成人档案管理存在的问题，并提出了针对性的建议和措施。
　　【关键词】成人教育；档案管理；问题；建议
　　成人教育档案是学校教育培养成人学生整个过程的完整记录，能准确客观的反映出学生在校期间的综合表现。因此成人教育档案管理是一项政策极强的严谨的工作，是一项基础性、服务性的工作，同时又是一项程序复杂、业务性强、质量要求高的工作，繁杂又琐碎、具体又平凡。《中国教育改革与发展纲要》中明确指出：“ 要大力发展成人教育事业，就必须要重视管理工作，特别是成人教育档案的管理工作。成人教育档案是衡量学校成人教育管理水平和教育质量的重要标志之一，更是我国发展成人教育和开展教学研究的重要信息来源和决策依据。”随着科技进步和经济的发展，各类用人单位对员工的知识技能、学历等方面要求越来越高，迫使大批成人重新进入高等院校进行学历补偿教育，导致成人高校学生数量迅速增长，规模不断扩大，因而针对学生档案的管理问题日益突出，这就要求我们必须加快档案管理制度的建立和完善，加强成人学生档案的管理，促进高校对成人学生档案管理工作的支持和引导。
　　一、成人教育学生档案管理的特点
　　（一）档案内容十分繁琐
　　成人教育学籍档案包括成人学生的录检表、考生登记表、每学年的报到注册材料、各科成绩、登记表以及成人学生在校期间的休学、复学、退学、转学的报批材料；学生各类获奖处罚情况、社会实践活动情况等等，涉及内容异常广泛。同时成教学生几乎来源于以待提高学历的在职职工、来源于普教统招后的落榜生、来源于社会青年。不同的生源、不同的受教育程度、不同的年龄层次、不同的学习方式等都会导致成人学生档案内容的差异。完整、有序、规范的学籍档案，不仅能详尽真实地记录学校成人教育、教学发展的历史进程，而且能直接客观地反映出高校办学质量和管理水平。
　　（二）学籍变化频繁，管理难度大
　　成教学生大多数都是以待提高学历的在职职工及社会青年，工学矛盾尤为突出，职业变更、无法完成学业等诸多原因常常会导致成教学生转专业、休学甚至退学等情况，导致学籍变动频繁。随之而来的成教学籍档案就需要随着学籍变动及时做相应的调整，确保学生档案材料的正确性、连续性、完整性。由于各高校成人教育的发展，下属教学点的增设，使得大部分成教学生的档案材料往往形成、保管在各院系学籍管理部门或者下属教学点，甚至还有的由班主任直接管理，难以集中统一进行管理。因此成人学生的学籍在形成过程中，极易出现疏漏、遗忘的情况，造成成教档案材料的缺失，大大增加了档案管理的难度。
　　（三）“突击建档”现象较为突出
　　与全日制大学毕业生一样，成人学生毕业生档案整理、发放的时间十分紧迫。成教毕业生的《学年鉴定表》、《毕业生成绩表》、《毕业生登记表》、《学籍登记表》等主要档案材料大多数都是在临近毕业时形成。以至于“突击建档”成为学生档案的一大显著特点。有些学生档案意识淡薄，忙于平时自身工作或者是忙于找工作、自身也不能按时到学校填写相关材料，这就使得成人学生在后期学习期间形成的档案难于及时归档， 在有限的时间里，严重影响了档案的质量和整理工作。
　　二、成人档案管理存在的问题
　　在实施成人教育档案管理过程中，由于成人教育档案管理起步较晚，历史积欠较多，人们对成人教育本身又存在认识上的不足，成教管理部门指定兼职档案员对成教档案进行规范化管理，再加上缺乏完善的管理制度，所以在档案管理中难免会出现疏漏、失误，影响档案的规范性、系统性和完整性。
　　（一）不够重视，忽略学生档案工作
　　成人教育学籍档案是各综合性高校档案中的一个重要组成部分，但是经常被高校所忽略。领导团队对教育学籍档案管理工作一直存在认识不足的现象，只解决成人学生档案的有无问题，至于档案管理是否完善不在考虑范围之内，重形式、轻实效。对成人教育学籍档案缺乏针对性管理，缺乏统一的管理规章制度，这是许多高等院校的通病。不少高校领导对成人教育的认识严重不足，档案意识十分欠缺，认为成人教育的学生可管可不管，认为成人教育的档案可有可无，把自身工作重心放在全日制上，没有配备专业的专职档案管理人员，又或者是虽然有指定专人负责，但随意性大，不够严谨，有的事情今天我来做、明天你来做、大家谁有空谁来做。由于没有统一的制度约束，很大一部分教学和行政人员为了自身使用方便，对于散存于自己手中的材料，找各种借口不及时移交档案部门归档。而班主任人员变动十分频繁，且许多班主任都是兼任的，常常抱有当一天和尚撞一天钟的思想，以至于部分班级材料未能主动记录下来；也不主动及时向学生索要各类登记表，造成学生在读期间几乎无历史记录。到向学校提交档案时，才进行突击建档，根本无法保证档案材料的真实性。加之成人学生毕业生档案整理、发放的时间十分紧迫，这就使得突击补全的档案出现信息漏填或错填等严重的档案质量问题，也使学籍档案管理失去了应有的意义。
　　（二）檔案管理工作混乱，管理不到位
　　1.学籍档案录入不规范，部分管理人员为图方便，不按已有的相关规定填写档案：有的档案员随意使用圆珠笔、铅笔、红色墨水填写档案，字迹潦草，不方便识别，更不方便保存；有的档案员在学生补考及格时只将原成绩改为“及格”字样，没有按规定在档案记录上注明“补考及格”，更有甚者还将补考成绩作为正常考试进行记录；甚至有的档案员将学生的姓名用容易书写、笔画少的简化字进行代替等等。
　　2.学籍档案移交不规范。学生毕业后，未将学生学籍档案及时移交，档案长时间由二级院系管理，乱抽乱翻，使用完必后随意放置，使得一些价值高的档案材料和其他材料混杂在一起，造成学生不能到档案室查询档案，移交时档案遗失等情况。再者移交时，未履行相应的移交手续和做好详细的移交记录，档案管理责任不明确。

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