成人教育档案管理中的问题及对策探讨

　　摘 要：本文首先阐述了成人教育档案管理中存在的主要问题，接着笔者针对如何提高成人教育档案管理工作质量进行深入探讨，并结合自身经验提出了相应的解决措施，以供借鉴。
　　关键词：成人教育；档案管理；问题；措施
　　成人教育档案管理是学校工作的重要组成部分，是政策性强、专业突出、流程繁琐、服务广泛的经常性工作。成人教育主要是面向在职从业人员的学历提升、专业进修及普通教育后的教育进阶，培养的对象具有广泛性的特点，培养形式也呈现出多层次多样化的特点。怎样提高成人教育档案管理工作质量，已经成为当前相关教育工作者值得深思的课题。笔者结合工作实际，通过分析目前成人教育档案管理中存在的主要问题，并提出合理化建议。
　　1.成人教育档案管理中存在的主要问题
　　1.1管理模式存在滞后性的特点
　　基于“互联网+”的背景下，诸多学校档案管理都采取有效措施加大信息化建设的力度，但是成人教育院校对档案管理工作的信息化建设重视不够、投入不足，在档案管理工作的信息化进程中存在一定的滞后性，档案管理工作往往采取人工的方式进行，这样就会衍生出诸多问题，如工作量大、效率不高、差错较多等，所谓的信息化管理只是进行比较简单的审批表、登记等相关内容，无法适应信息时代档案管理工作的要求。
　　1.2档案人员综合素质不高
　　从有关部门统计数据看，现阶段从事档案管理的工作人员的平均年龄已经达到了43岁，本科学历科班出身的人员比例只占8%，而通过成人教育、自学考试等多种手段获得本科学历的人员31%，获得专科学历的人员占52%，但是还有9%的人员学历不高，更别提硕士、博士等高技术专业人才了。在很多成人教育院校中专业档案工作人员所占比例甚少，甚至只是由其他岗位人员兼任，无法妥善处理技术难题以及突发状况等。这样就会致使某些错误无法得到及时处理。需要文件的时候乱翻，用完以后也不及时归档，借阅的时候也不按照相关流程进行登记。对档案材料的分级定档不熟悉，保存永久的长期的与一般的分不清楚，涉密的与普通的混杂在一起。有些管理人员在收集资料的时候无法掌握收集的范围，花费诸多精力和时间收集到的材料却没有保存的价值。显然以上这些问题的存在对开展档案管理工作带来较大的阻碍。
　　1.3管理制度不科学规范
　　从当前的发展趋势看，通过教育资源整合，独立发展的成人教育院校比較少，成人教育院校多数与普通高校合并，或者是作为普通高校的二级学院（继续、网络、成人教育学院） 来建设和发展，由于招生对象、培养要求和方式的不同，成教院校又呈现出相对的独立状态， 导致管理体制出现矛盾或脱节的情况，进而对整体工作包括档案管理工作带来不利影响。
　　2.提高成人教育档案管理工作水平的对策
　　2.1提高档案管理队伍综合素质
　　第一，院校应该高度重视档案管理工作，加强对档案工作人员的管理，制定出切实可行的考核体系和激励措施等，激发档案人员的工作热情，鼓励他们积极主动投入到工作和学习当中。第二，结合档案管理工作的具体状况，制定完善的晋升体系，在充分调动工作人员积极性主动性的基础上，吸引品德高尚、技术过硬的复合型人才加入到档案管理队伍中，提高整个档案管理队伍的综合素质。第三，注重档案人员的学历提升和专业培训，制定科学合理的人员提升和培训规划，通过引进来走出去等方式，邀请专业档案部门的专家和管理水平高的同行来校指导，同时有计划选送人员外出进修、培训、交流，不断学习、汲取最新管理理论成果，借鉴他人的工作经验，提高工作人员的综合素质，提高档案管理水平和利用效率，为学员和社会提供优质服务。
　　2.2加快档案信息化建设的进程
　　一方面，成人教育院校应当主动采取有效措施加快档案管理手段现代化建设的脚步。通常体现在管理方面的有效性以及科学性上，要求成人教育院校结合自身的发展状况，加大投入，更新设施设备，连接保密专线，独立使用信息化设备，安装监控设施，把新型的理论知识以及科研成果渗透到档案管理工作之中，在实践工作中积累丰富的经验，使档案管理手段朝着信息化的方向发展。另一方面，基于“互联网+”的背景下，成人教育院校应当积极学习其他部门取得的成果，并积极引入先进的管理体系，构建相应的管理信息库，使档案实现自动检索、备份等相关功能，强化信息化技术在成人教育院校档案管理中的应用效果。
　　2.3优化档案管理制度
　　（1）查阅制度。因为一些档案存在私密性的特点，通常是不允许外借的。如果想要利用此类档案，那么一定要按照相关的规定，并督促利用者填写相应的手续。假如是学生想要查阅相关档案的时候，那么一定要手持相关证件，证明自身的身份以及说明查阅的缘由，直到允许才可以查阅档案。在查阅档案的过程中，一定要在阅档室中进行，不允许出现涂改、撤换资料等情况出现，没有经过允许禁止私自拍摄相关内容，同时查阅者一定保守档案的秘密，禁止在外面公开、散布档案的内容。（2）移交制度。应当明确档案的相关负责人，并将其工作内容渗透到相关职责之中。从学校开始招生一直到学生毕业的所有资料应当按照相关规定做好移交工作。对于成人教育学生来说，其档案的工作地点以及时间等处于比较零散的状态，无论哪个环节都要具备一式两份的记录，在实际交接的时候双方都要各执一份。（3）转递制度。就成人教育院校而言，应当对档案转递工作予以高度重视，并安排专业人士担任该工作，在转递档案的前期阶段要当认真检查每一份档案并做好密封工作。这样学生在毕业以后就可以连同毕业证书以及档案一起取走，交由相关单位保管。不允许学生本人随意拆开。 如果是被开除学籍或者是退学的档案，打回到学生的户籍所在地或原单位，需要对整个流程做好严格把关。（4）审查监督制度。对学员来说，无论是就业还是到原单位学费报销等，都应当到指定的部门查找材料、开具证明等，但是也有某些利用者提出一些不正当的理由，希望可以依据自身的需要出具虚假证明，档案工作人员一定坚持原则，严格履职，不徇私情，保证档案信息真实可靠，经得起社会和历史的检验。
　　3 结语
　　综上所述，成人教育院校应高度重视档案管理工作，档案工作人员应当紧跟时代的潮流， 不断提升自身的综合能力，在搞好服务工作的基础上，充分发挥档案服务功能和使用价值，为经济建设和社会发展做出应有的贡献。
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