浅析国有企业档案管理的信息化建设

　　摘 要：：随着现代科学技术和互联网技术的发展，档案管理信息化建设成为时代进步的必然结果。本文主要探讨了国有企业信息化建设的现状和问题，为国有企业档案管理信息化提出了建立完善管理系统、提高领导者对企业档案信息化管理的重视程度和重视人才选拔和培养等有效对策。
　　关键词：：国有企业；档案管理；信息化建设
　　引 言
　　随着科学技术和互联网的发展，国有企业在日常业务中，会产生大量的电子文件和相关资料，如果这些重要的文件资料没有被系统合理地保管，则会导致这些长期积累的资料无法发挥它们应有的作用。因此，将计算机技术与互联网建立起系统的信息化管理系统显得尤为重要，这样才能为档案管理建立起稳固的基础。
　　一、国有企业档案管理信息化建设是时代进步的必然结果
　　随着互联网和计算机的普及，电子化办公软件和管理系统已成为企业发展不可或缺的元素。目前，互联网技术已应用到企业生产、经营和管理等各个层面。大量的文件、音频和视频等多种形式的电子资源，是企业日常生活的真实记录和反映，是企业提高综合竞争力、适应市场环境变化的重要保证。因此，只有将档案管理与互联网信息技术合理地融合起来，才能顺应时代的发展，从而更有效地提高企业的综合能力，以帮助企业更好地管理和发展。随着时代的进程，企业管理信息化是必然的，因此，档案管理信息化也是必然的。
　　二、国有企业档案管理的现状
　　（一）企业对文件资料信息管理的重视度较低
　　档案信息化管理是一件复杂且需要投入大量资金和人力的工程。国有企业作为国民经济的重要支柱，以盈利为首要目标，而档案信息化建设属于非盈利工程，它属于企业信息管理的一种创新方式，不能给企业带来较大的经济利益，因此，较多的高层领导和管理者不愿意投入大量资金在这个非盈利的工程上。然而，档案的合理管理是国有企业和谐稳固发展的重要保证，若管理者不重视该项工程，则可能会影响企业的发展和进步，从而使得企业被同类竞争者和市场所淘汰。
　　（二）传统的档案管理模式
　　我国的档案管理模式一直沿用传统的纸质形式，容易丢失、占地面积过大、需要花费大量经历一直以来都是困扰人们的难题。随着科技的进步和互联网的发展，档案的信息化建设完美地解决了这一大难题，因此，国有企业应当大力发展该项技术，这样不仅能减少文件资料的丢失，也能提高文件资料的安全性。但由于档案信息化建设较为复杂且进程较慢，所以目前大多数国有企业仍采用传统的纸质档案管理模式，并未开始档案管理的信息化建设。总体而言，我国的档案信息化建设还处于起步阶段，处于相对落后的位置。
　　（三）电子档案的安全性不高
　　随着信息技术的发展，网络安全成为一大谈论热点。各种资料丢失、系统被侵入、信息被盗窃都是较为常见的事情，而电子档案资料是企业发展和管理的核心和重要资源，因此较多管理者较为谨慎，不愿选择信息化的道路。如果企业投入大量资金于档案的信息化建设中，却因网络安全问題而泄露公司的重要资源，则会给企业带来严重的损失。
　　（四）缺乏高水平的档案管理者
　　目前，我国国有企业信息管理团队与档案信息化管理人员的要求还存在较大的差距。首先，如今的档案信息化管理者都是计算机方面的专业人员而非管理所需要的专业人才，其对档案管理的专业知识还有所欠缺；其次，企业暂时还缺少培养相关人才的资金和时间；最后，目前大多数国有企业的档案管理者普遍年龄较大，都是即将退休的老员工，因此，他们的综合能力和素质不高，不能满足现在的计算机技术和信息化的要求。
　　三、国有企业档案信息化建设的有效对策
　　（一）建立完善、便利的档案信息化管理系统
　　在大中型国有企业中，建立一个符合企业内部和谐稳步发展的档案信息化管理系统是时代发展的必然结果，不顺应时代发展必然会被社会和同类竞争者所淘汰。一个完善的档案信息管理系统应具备多种文件储存格式，支持目前普遍使用的各种办公软件。同时，纸质的文件资料应与电子版文档衔接自然，做到双重存档，这样更能提高文件资料的安全性。完善的档案信息化管理系统便于各部门人员整理、查阅相关资料，也利用总部整理企业总体文档信息。因此，完善的档案管理系统不仅能提高档案管理的保密性，也能提高企业内部运行的效率。
　　（二）提高高层领导者对企业档案信息化管理的重视程度
　　档案管理在企业管理中占据较为重要的地位，档案信息化管理能提高高层管理者的办公效率，增加其工作的便利性。及时了解档案管理信息化的更新发展，跟进档案信息化的进程，不断完善企业内部的档案信息化管理制度，培养员工的档案管理意识和信息化意识，能够提高企业对档案管理的重视程度，也能营造一种良好的档案信息化建设的氛围。
　　（三）重视选拔和培养档案信息化管理的人才
　　信息化管理人员是信息化建设进程的重要任务，其伴随着信息化建设的全部过程。因此，企业应选拔出有足够能力和决心的管理者和相关专业技术人员，并对其进行定期的培训和检验，从而使得管理人员的专业技能与企业信息化建设的目标达到一致，提高档案信息化建设的进程和效率。只有管理人员具备足够的专业能力和较高的综合能力，才能使档案信息化建设进程得到重要保证，从而提高信息化建设的效率。
　　结束语
　　档案管理对目前的国有企业而言，是时代发展的必然要求，是企业日常生活的真实记录，是企业内部管理的重要保证。要使得企业档案管理信息化建设进程快速发展，企业应当建立完善的档案管理系统、提高企业管理者对信息化的重视程度和有效选拔和定期培训相关的专业技术人员和信息化管理者。只有使得企业档案管理信息化相关人员能力与企业信息化目标相一致，才能提高信息化建设的效率，从而使得国有企业档案管理信息化得以顺利、稳步的发展。
　　参考文献：
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