浅析合同管理信息化建设

　　[摘 要]中国电建集团西北勘测设计研究院有限公司（简称西北院）的合同管理经过60余年的发展，管理模式和管理方法近年来逐渐显露出一些问题。为了解决合同管理带来的各种经营难题，西北院于2014年开始建设了立足于企业合同管理、服务于企业经营的“企业经营合同管理和辅助决策系统”，推动了西北院合同管理的规范化、信息化，实现了合同全周期动态信息管理、分析统计和决策支持，提高了西北院企业管理现代化水平。
　　[关键词]合同管理;信息化;经营决策
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.023
　　[中图分类号]F270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）20-00-02
　　1     西北院合同管理的发展历程
　　中国电建集团西北勘测设计研究院有限公司（简称西北院）1950年始建于兰州，成立初期的40余年，业务以国家指令性勘察设计任务为主，前期项目以事业费形式拨付，开工项目以年度协议形式签订合同，并依照实际工作量批复下达款项，此时的合同管理为简单的文本归档及手工账本登记。
　　随着20世纪90年代初我国电力体制改革带来的市场订单增多，以及第2次全国性的计算机普及高潮的推动，西北院的合同管理实现了简单办公自动化，即Excel电子表格替代完全手工账。2000年研发上线了产品数据库系统（DPM3），实现了合同台账的电子化登记及数据导出;2008年研发上线了项目管理信息系统，细化和深化了项目过程管理。
　　2     西北院合同管理中存在的问题
　　2010年左右，随着电力体制改革的深化，西北院的订单爆发式增长，加之互联网技术的飞速发展，西北院原有的合同管理模式和方法逐渐显露出短板。
　　2.1   管理流程采用面签费时费力
　　项目管理信息化系统在合同管理方面实现了简单的合同信息录入、到款登记及导出功能，未涉及合同管理的流程控制，仅是记录结果。利用纸质合同评审面签并归档合同原件的过程，在项目众多、人员出差频率高的现实情况下效率低下，管理成本不断攀升。
　　2.2   数据流转依赖对账容易失控
　　到位资金的确认及经营指标考核主要依赖于Excel表格在市场、生产以及财务部门之间的频繁流转实现。随着合同的爆发式增长，表格数据越来越繁杂、数据更新出现遗漏、基础数据依赖多方对账导致出错等问题集中显现，尤其是西北院2015年7月开始纳入上市公司管理以来，对合同履约的审计要求越来越高，现有的数据流转已满足不了高频率的数据取用要求。
　　2.3   信息化手段落后
　　大数据时代的来临，对合同管理信息化提出了新的挑战，与合同相关信息的多维度记录与提取成为合同管理的瓶颈。目前的合同信息数据单薄、分类不满足报表需求、已有系统与财务及人事系统无接口、不支持数据库自定义导出、无法下载电子附件和不能进行数据的多级分类展示等，都影响了合同管理的成效和经营报表的质量。
　　2.4   履约情况不透明，经营决策困难
　　合同管理短板凸显，直接带来了一系列的经营问题。第一，企业市场经营状况不透明，决策者不能准确及时地掌握合同保有量、经营目标完成率等一系列重要经营指标的执行情况。第二，企业现金流情况不够清晰，难以帮助决策者做出准确的评价判断，导致企业经营风险不断增加。第三，各业务板块的经营效益模糊，缺乏考核企業各级机构经营绩效、生产业绩与生产能力的准确依据，导致企业市场经营、生产组织、用工组织等生产经营活动的控制调节不精准，不能有效促进企业内部各单位间实现良性互动与协调发展。
　　3     西北院合同管理信息化进展
　　为了解决上述问题，西北院2014年开始着手建设立足于企业合同管理、服务于企业经营的“企业经营合同管理和辅助决策系统”（简称合同系统）。
　　3.1   应用先进的信息化技术手段
　　3.1.1   采用先进的开发技术量身定制
　　合同系统采用B/S架构，使用基于Java EE架构的Liems平台进行定制化开发，中间件使用Weblogic，数据库软件为Oracle，具有性能高效、结构灵活、可扩展性强的优势，并具备良好的兼容性，有利于进行数据整合、业务集成、数据挖掘
　　分析。
　　3.1.2   灵活的权限配置
　　合同系统将用户角色、操作权限、系统菜单显示进行严格绑定，能有效地防止未经授权的访问和操作。
　　3.1.3   可视化流程并提供消息提醒、支持移动APP签批
　　合同系统提供了图形化的流程运行监控，可直观查看流程各节点的办理情况和办理信息，支持顺序、同步、异步、派生、支持协作和公式等复杂流程条件，并采用西北院统一身份验证服务验证用户的身份。各流程处理环节、各类系统提醒消息均与西北院统一消息服务集成，实现发送在线即时消息提醒（包括RTX、微信、短信等），通过手机APP与移动办公相结合将流程办理信息自动、及时地推送到处理人的手机上，并支持签批和查询相关信息。
　　3.2   基于流程的合同管理流转线路
　　管理流程是指管理活动中一系列相互关联行为的序列结构，它反映了在某种活动目标的引导下，这些活动的先后顺序、承转关系，制约、推进和输入输出的客观规律。合同管理的流程实质上是以合同流转过程为管理线路，业务逻辑从合同评审开始，以合同的签订、履约为主线，以收支管控为核心，合同管理系统将合同的流转过程与相伴随的资金流、信息流有机地结合成一个整体，将整个合同管理归纳为一个全程、全网的闭环工作流程，并在此基础上建立一个完全基于工作流的工作管理体系。采用基于工作流的管理方式的合同管理系统，能实现合同管理工作流转的自动化，以及对合同流转过程的实时监控与跟踪。

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