试论档案管理中档案信息化建设的作用及价值

　　摘 要：进入到21世纪，各个领域的发展都和信息化紧密相关。档案管理工作亦是如此，档案管理中合理运用信息技术，将日常管理的“死”档案转变成可利用的“活”资源。极大的提高了档案资源利用率，还加快了档案信息化建设的脚步。
　　关键词：档案管理；档案信息化；信息化建设
　　1 档案信息化建设的基本概述
　　1.1 档案信息化建设的目标
　　首先，在目前的信息手段下，实现档案在存储、信息集成和信息利用方面高度集成；二是实现信息档案管理模式在科技的发展的带动下不断创新，成为社会发展的动力；第三，根据当今人们对档案需求实现对档案的网络化和数字化；第四，根据网络资源共享的特点实现信息化档案内容共享网络平台。
　　1.2 档案信息化建设的特征
　　构建存档信息的早期阶段包括以下特征，首先，网络平台的信息共享有利于网站内与档案信息相关的信息检索功能的开发和利用，相关检索功能的利用和档案信息的数据化建设，也促进了档案信息化发展。其次，信息化在建立档案信息的早期阶段的积极意义反映着这样一个事实，即不仅缩短了编目和重建档案的工作时间，而且节省了人力和物力，在减少档案管理经费方面发挥了积极作用。
　　1.3 档案信息化建设的价值
　　在信息化的背景下，档案管理在很大程度上依赖于档案信息的审查和选择，该工作流程对于实现医院资产评估、测试、单位规划和档案管理等方面至关重要。
　　档案信息技术的构建加速了“数字化档案时代”的出现，档案内容的使用不再仅限于单一形式，可以利用网络平台、数据库和电子管理网站等，让档案拥有电子存储形式，如CD和USB闪存驱动器等，将原有的具象档案管理方式逐渐过渡为“虚拟电子档案”形式。
　　此外，档案管理信息化的建立在单位信息资源的共享和更新中发挥着重要作用。档案信息管理不仅可以实现接收、传送、储存和发布等工作的全方位融合和使用，还可以提高档案信息的及时性并减少跨部门之间的冗余。
　　2 推进档案信息化建设中存在的主要问题
　　2.1 缺乏统一标准和规范
　　目前，许多部门忽视档案信息资源的标准化建设，侧重开发先进通信设备和购买高端计算机系统。具体表现如下：计算机软件开发整体规划不完善，软件多样性和实用性方面存在严重缺陷，计算机及相关设备型号不同，设备等级不均匀，硬件环境不统一，综合档案信息的分类和编码准则不完整且不统一，由于缺乏技术组织、系统和网络技术上的支持，导致缺乏统一管理、业务和技术性标准，这些问题限制了档案信息交换的深度和范围，严重影响了建设档案信息化的速度。
　　2.2 档案管理人员结构“老化”
　　目前档案管理人员的结构面临着“老化”的问题，虽然对于纸质档案的管理理论、原理、方式和技术已经详细了解，但却并不了解电子文档的形成、信息储存、传输、检索和利用先进的技术。但是较为年轻的档案管理人员又只了解电子计算机技术和数据通信技术，却不了解档案管理中的基本知识、管理原则和管理方式，这在现在的档案管理中是一个常见问题。目前，几乎各个机构档案部门的档案管理员都只是常规计算机操作员，他们不仅在管理档案方面没有经过专业的学习，更没有经过系统培训，有时出现了问题也只能等待专业的技术人员来出面解决，这些问题的存在严重限制了整个档案行业的创新和发展。
　　2.3 档案信息化建设的基础实施不足
　　即使许多档案馆购买了有关档案管理的硬件设备，但软件应用程序级别和使用效率并不高，大多数是单机和简单的在线操作，它们仅限于简单的查询和使用，并没有真正发挥作用。此外，他们也没有考虑到购买的新信息化软件是否与原始软件兼容，以及是否会影响将来的升级等问题。
　　3 档案信息化建设的重点
　　3.1 加强档案工作标准规范的建设
　　档案信息化的第一重要任务就是规范档案业务，改进档案信息系统的配置，严格遵守规章制度要求进行相关操作，确保各级责任能够明确到个人。各级档案部门应根据有关技术标准，加强电子档案的分类和日常管理，确保档案电子档案的可靠性、完整性和安全性，以符合电子档案管理规定的要求。
　　3.2 建立档案信息化系统
　　要构建全面的存档数据库，需要一个功能强大且全面的档案数据库做支撑，满足全文和图像信息的建立，具备数据统计等其他功能，以满足原始文本搜索并实现信息资源共享。将档案信息系统集成到单位办公区域，为用户提供活跃，现代，大众和个性的服务方式
　　3.3 提高档案管理人员的信息服务水平
　　檔案管理人员首先要有“信息化”的概念。档案管理员必须具备高水平的知识储备和先进的计算机运用技能，不应只满足于一般的计算机使用操作技能。面对新形势，档案管理员必须积极响应，逐步获取并熟知信息技术，熟悉档案使用规律，并提高服务的适用性，从而不断提高服务水平，满足时代发展需求。
　　4 档案信息化建设的作用
　　4.1 提高档案管理水平
　　档案管理人员手动收集、分类、管理，然后让单位使用，工作量大，效率低，需要消耗大量的时间和精力。在实施档案信息化之后，数据可以在单个记录中多次使用，数据共享可以在档案管理中执行，从而提高工作效率。输入数据后，可以方便快捷地打印相关的文件和汇总表，并打印档案的背面、封面、目录和测试列表等。存档的信息需要统计信息并创建由计算机处理的报告，这可以在一定程度上提高档案管理水平。
　　4.2 档案信息检索查询方便
　　就传统的档案管理工作而言，档案管理人员一般都是根据自己登记的档案管理目录表，查找档案信息。这种档案信息检索办法不仅增加了管理人员的工作量，并且档案信息检索的效率极其低下，不适合现代管理理念。但是档案完成信息化管理，管理人员就可以进行实时查询，从分类检索、组合检索以及模糊检索中选取最有效的检索模式，这样档案信息检索查询更加方便有效。
　　4.3 提高整个部门的工作效率
　　首先，档案管理部门可以借助计算机技术处协助档案管理员工作，信息化系统能够根据档案的信息，将档案保管到合理的文档中，档案管理员可以更好地参与到档案的收集和编辑中，改进职能部门的业务效率。其次，档案实现信息化管理后，相关人员只需登录账号密码就可以访问档案信息库，这样档案管理就变得更加便捷；最后，单位科技人员负责档案信息化系统的开发，能够显著的提高单位资源利用率，这样让档案资源的管理成为单位的信息共享中心。
　　5 结语
　　综上所述，我国档案信息化建设还处于初级阶段，仍需要在档案管理实际应用中不断的改善与进步。加强档案工作标准规范的建设，进而可以建立完善的档案信息化系统，大幅度提高档案管理人员的服务水平，然后充分发挥出档案信息化在档案管理中的作用，使得档案管理工作能够更加有序的进行，为社会政治稳定提供条件。
　　参考文献
　　[1]臧培毅.档案信息化建设在医院档案管理中的应用[J].人力资源管理，2018（03）.
　　[2]陆益.强化档案管理现代化面临的问题与对策研究[J].经贸实践，2018（19）：209.
　　[3]刘丹丹.高校人事档案信息化管理中的大数据技术运用[J].山西档案，2018（06）：44-46.
　　[4]刘永，赵旺，任妍.跨界融合模式创新驱动档案信息化建设探讨——以智慧城市档案管理云平台体系建设为例[J].档案管理，2017，（3）：4-9.
　　[5]聂云霞，龙家庆.档案自信与地方档案文化传播——以景德镇陶瓷档案信息传播为例[J].兰台世界，2018，（6）：18-23.

相关热词搜索：信息化建设 档案管理 试论 作用 价值