浅析高职院校档案管理信息化建设

　　摘 要：档案管理工作是各个单位不可缺少的工作之一，而对于高职院校来说档案管理这一步骤对于在单位中的运转起着至关重要的作用，但是由于目前在高职院校中对于档案管理方面仍然存在很多的问题，本文将讨论如何在实际生活中做好档案方面的工作，纠正管理人员在进行档案工作时的陈旧思想与观念，使其发挥应有的价值。
　　关键词：高职院校；档案管理；信息化
　　现如今信息全球化的程度越来越深，而在学校中诸多措施与其教育发展不匹配，其中就包括高职院校对档案管理这一块的工作内容。结合信息化建设技术建立相关的档案管理需要做到了解其内容，在总结出经验的基础上进行改进，这也是高职院校档案管理工作中至关重要的一点，它能够为后续的工作做好铺垫，同时也保留了学生从渺小到壮大的发展历程。
　　1 档案管理观念调整
　　1.1 档案管理观念不符合现代发展要求
　　在社会飞速发展的现今，高职教育所得到的教学成就已经越来越显著，由在上世纪常常被教育界忽略的情况转变为被教育者高度关注的现今，学生的就业率得到提高，而高中学生的辍学率下降，在校生的人数呈直线上升，可见在二十一世纪的现今我们已经深刻认识到“三百六十行，行行出状元”的真谛，高职教学的发展规模十分的迅速，但是在高职教育得到重视的今天，实际的措施却没有随之得到改善，负责保管档案或与档案工作的相关人员总是认为自己的工作并不重要，对于自身工作态度不认真，更不要说主动投入时间和精力参与到档案管理信息化的建设工作中。
　　1.2 档案管理观念调整方法
　　高职院校的档案资料一般都会记载着该学校的教学历史、学校的发展历程、学校历史工作如何开展、学生们的个人资料、教师的入职信息，各种合同等等。对于高职教学而言，档案管理观念的有效调整是当下的主要任务。在全球信息化不断深入的今天，网络信息已经普及到千家万户中，教师通过信息更好地对学生进行教育，同样的档案管理工作也应该做到与时俱进，找到正确的工作方式，在管理档案中提升工作效率，使之得到创新，帮助档案能够在更长的时间内完整的保存，这将直接有利于提升工作成果，达到提高档案管理工作效率的目标。
　　例如，高职院校的领导根据校内情况引进一些档案管理方面的书籍供给员工阅读学习并在一定的时段后邀请档案管理工作优秀的员工做分享会议。另外，为了有效提高员工的档案管理工作意识，可以在工作中根据学校需求制定一些测试方案，保证员工时时掌握最新的档案管理方面的信息，在测试后需要建立一系列的评价机制，可以对档案管理测试中有进步的同事予以一定的奖励，反之退步的同事给与一些处罚，以此激励员工提升自身工作能力和职业素养。
　　2 注重档案管理信息化的人才质量
　　2.1 档案管理人员存在的问题
　　档案管理方面的工作需要有专业知识技能的人员来担当，具有专业知识的人才能够直接帮助高职院校的档案管理一系列工作得到有效开展实施，由于当下对档案管理工作信息化建设这一要求的提出，对相关人才的信息技术能力也有了新的标准，因此，学校应有意识地提升档案管理人员的信息技术水平，为档案管理信息化建设提供基础保障。
　　之前档案工作开展过程中，有关档案工作领导都是自由分配，诸多工作人员的知识水平不够，专业素质低导致档案管理不当，诸多的资料素材已经丢失或者不完整，而对于档案管理人员的计算机水平更是没有什么要求，所以出现上岗的档案管理工作人员都是不专业的情况，这就限制了档案管理信息化建设的有效性。
　　2.2 电子档案管理人才质量提升方法
　　解决档案管理人员工作效率不佳的方法是让档案管理人员形成工作成就感，只有这样档案管理人员在工作中得到成就感后就更愿意将自己的精力投入到自身工作中去，这将对档案管理工作的开展有着正面积极的影响及作用，他们也会积极主动地参与到信息技术的探究中，提高档案管理信息化建设效率。档案信息化首先需要根据实际的工作需要，以科学有效的发展为目标，在有经验的档案管理领导人的相关指导下，结合正确的工作方式方法，谨遵国家的法律法规，使用信息化技术手段帮助提升档案管理工作，提升高职院校整体工作人员的工作成果。
　　作为育人为本的学校应该做到秉持为本校的教师和学生着想的原则，建立一套系统完整的档案管理机制。从当下做起首先就需要改变之前的员工管理方式，而引导员工所进行的档案管理工作也相应的做些变化，现今安全有效的档案管理工作首先应该脱离过去的工作方法，将档案的不同信息根据种类具体分为几大类，再细致的分为几小类别，档案方面的数字化工作更应该认真对待，进行多次重复的确认，将档案的接受形式，存储形式，传递方式等都改为数字接受，促进档案管理信息化的建设。对档案管理人才专业素质的要求更应该包括学会数据库管理技巧，能熟练使用文件压缩的技能，能够独立扫描一些相关文件后并進行保存等等，除此之外，能将一些重要的需要长期保存的纸质文件或是一些其他传统方式的文件独立保存，单独记录，最后整理成册。而由于各个学校设施的不同，工作人员可以依据实际情况结合手中掌握的技能保存管理档案，逐步掌握信息技术的使用方法，为档案管理信息化建设添砖加瓦，帮助学校朝好的方向努力发展。
　　例如，高职院校的管理层可以组织档案管理工作人员学习，而新招录的工作人员需要经过一系列专业的考试、面试方可通过，在之后的实习工作中选取优秀的人员留任，并且每个阶段都要全面开展信息技术学习探讨会，让这部分人员跟上现代社会发展的步伐，及时掌握新型信息技术手段，保证档案管理信息化建设效率。经过学校多年的人才筛选，最后将帮助学生方面的管理工作最终达到专业的管理水平，使管理工作人才的专业素质得到真正提高。
　　3 提升档案管理信息化的工作质量
　　在高职院校中所谈到的档案管理所包含的内容繁多，而其中最多的是资源建设的档案管理，在档案设立的开始，到中间阶段的保存，到最后档案的销毁都应在信息化建设中进行，这样做将会帮助档案管理的工作人员提升工作效率，在保证业务量的基础上同时也有效提升了工作质量。档案方面的工作做得好不仅需要有专业能力的人员加入，同时也需要在档案管理建设中投入更多的资源，在档案相关的工作中这两个要素都十分重要，人才是档案管理的核心要素，而档案管理建设则是基础要素。在高职院校中档案管理的准确性也十分关键，这就需要工作人员在档案工作始终秉持着认真负责的态度，保证他们能积极主动地投入时间和精力参与到信息技术使用技巧的探究中，逐步分析如何有效完成档案管理信息化建设的预期目标。
　　例如，在档案管理部门领导应该设置相关工作的专门人员，在工作中发现档案管理存在的问题后及时上报，最快速的解决问题，如遇到当档案部门设备需要新增或者工作人员的薪酬需要调整的情况及时的与上层领导沟通解决，使得档案管理建设的能够及时投入，档案管理工作顺利开展。除此之外，领导还应建立完整的奖励机制，鼓励档案管理工作人员学习信息技术，更好地完成档案管理信息化建设。
　　4 结语
　　随着世界全球信息化，高职院校的档案管理工作应与时俱进，及时对工作中的问题做到查漏补缺将会对后续的工作产生正面影响，档案管理信息化需要不断突破传统工作的框架，引导专业素质人员形成正确的观念，随时根据改革要求引进新的管理措施，加强有关档案工作的设施基础，将目光放在未来，促使档案管理跟上学校发展的节奏。
　　参考文献
　　[1]吉顺霞.高职院校人事档案信息化管理研究——以济南市高职院校为例[J]，商丘职业技术学院学报，2016（12）.
　　[2]王厚兵，崔芳芳.高职院校档案管理信息化建设——以基建档案建设为例[J].连云港职业技术学院学报，2015（10）.
　　作者简介
　　王瑞利（1982-），女，河南人，本科，河南医学高等专科学校，助理馆员，研究方向：档案管理。

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