谈事业单位档案管理信息化建设

　　摘 要：在当前信息时代发展背景下，在档案管理工作开展中，传统模式已经无法与实际需求相满足，在这种形势下的必要任务就是强化档案信息化建设，事业单位内档案管理工作人员应当以有效途径及方式加强档案管理信息化建设，以确保档案管理信息化更好实现，为更好开展档案管理工作提供更好的支持与保障。基于此，本文对事业单位档案管理信息化建设进行探讨，以供参考。
　　关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
　　一直以来，档案管理工作都在默默支持着事业单位日常工作的有序开展，在事业单位的正常运行中发挥着极其重要的作用。随着我国经济体制的改革和社会的发展，事业单位对于档案管理工作也提出了更高的要求。在当前信息技术快速发展的背景下，信息化建设成了我国事业单位档案管理工作未来一段时间的必然发展趋势。
　　1 事业单位档案管理信息化建设的优点
　　1.1 有利于永久保存档案信息
　　纸质档案非常不利于保存，尤其是遇到梅雨天气或是自然灾害容易长霉，破碎，丢失。而且纸质档案占用的空间大，不好查找，信息化档案管理可以轻松解决这些问题，使档案的储存和查找变得简单，安全。
　　1.2 有利于更便捷地查找档案信息
　　传统的档案信息大多是以纸质为基础的实物资源，不仅具有可移植性，而且不利于传播。档案信息化实现后，各种信息资源不再以实物形式出现，而是以磁信号和数字信号的形式出现，极大地促进了信息资源的传输和利用。
　　2 事业单位档案管理中存在的问题
　　2.1 事业单位领导对档案管理重视程度不高
　　事业单位在档案管理工作中，领导干部重视程度高低将直接影响到各项工作顺利开展。但是，当前多数的事业单位领导干部对档案管理缺乏足够重视，档案管理缺乏完善的管理制度，将人才培养作为事业单位的中心内容，而档案管理却并不重要，将其交由专门人员负责档案管理工作。但是，从本质上来看，档案管理与单位内部员工利益存在密切联系，直接关乎事业单位的可持续发展，同时在国家经济持续稳定增长方面具有重要作用。所以，事业单位的领导干部应该提高档案管理重视程度，为员工切身利益提供帮助，同时为国家经济增长创造更大的财富。
　　2.2 我国事业单位缺乏专业的档案管理人员
　　人事档案的管理工作本身就非常复杂，而且需要一定的专业能力，工作时间长了也十分容易疲惫，这就对档案管理人员的能力提出了更高的要求，需要其不断完善自身的素质和专业能力。事业单位已经进行了巨大的改革，逐渐缩减了大量的事业编制，同时档案管理部门也受到了严重的冲击，没有为单位聘请高素质的管理人才，档案管理工作缺乏人手和专业能力，因此需要由不专业的人员开展工作，这样一来就会发生档案员变换频繁的现象，由于工作交接不及时，而且交易经常存在不到位的情况，工作人员没有专业性的业务知识，所以工作就很难完成，档案的资料收集不齐全也不完整，保管期限划分混乱。而且因为领导对档案管理的不重视，大多数的员工都会把精力放在别的工作上面，对档案的管理不认真、不负责，容易产生差错和遗漏。这些管理方面的问题都会给员工的利息和福利方面带来很大的损失，也会使单位的人员管理方面原来越差，不利于人才的引入和员工的发展的稳定性。
　　2.3 缺乏科学合理的档案管理信息化建设规划
　　许多机构缺乏科学合理的档案管理信息化建设，脱离了本单位的整体发展战略，难以实施档案管理信息化建设规划。第二，缺乏科学有效的研究和论证，一些机构在制定档案管理信息化建设方案时没有考虑到实施这些方案的必要条件。三是檔案管理信息化建设的实际效果尚未得到重视。规划设计不够灵活，缺乏可扩展性，在一定程度上限制了档案管理信息化建设的发展空间。
　　3 事业单位档案管理信息化建设有效途径及策略
　　3.1 树立现代化发展意识
　　在当前各种新思想观念不断涌现以及现代信息技术不断发展和应用的背景下，档案管理工作也必须做到与时俱进，通过各种途径进一步优化其管理效率。为了保证事业单位档案管理工作能够不断创新发展，相关工作人员必须尽快树立起事业单位档案管理工作现代化发展的意识，以实现电子一体化的档案管理工作目标，改变传统的档案管理模式，进而对事业单位档案管理信息化建设起到积极的推动作用。
　　3.2 构建档案管理信息化工作机制
　　在新形势下事业档案管理中，为能够有效实现信息化建设，应当注重建设信息化工作机制，以确保档案管理信息化更好实现。在实际工作落实过程中，需要进一步完善档案管理制度，在与信息化要求相结合的基础上，制定信息化工作机制，在此基础上指导档案管理信息化实现，并且能够对档案管理行为进行规范。同时，还需要对信息化工作方式进行构建，在实际工作开展中，档案管理部门及有关工作人员需要将传统管理方式改变，合理利用信息化管理方式，将信息技术与管理工作有效结合，以更好实现信息化管理，保证档案管理信息化建设得到理想效果。同时，事业单位内还应当建设信息化管理平台，利用这一平台实现档案管理信息化，对档案资料更好进行管理及应用，为档案管理信息化建设奠定良好基础与支持。
　　3.3 整合档案信息资源，完善基础设施建设
　　推动档案信息化建设，首要一点是完善相关基础设施，打造一支数字化档案馆。档案馆建设中，应该配备专门的档案干部队伍，丰富档案馆馆藏，借助检索工具来提升档案资源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同时，档案管理部门需要结合实际情况选择合理的方法管理电子档案，加大资金投入力度，不断完善硬件和软件设施，促进档案管理系统不断更新和完善，建立操作性较强的实施平台。对于传统的纸质档案资料，可以逐步电子化录入到系统，实现纸质档案资料和电子档案资料并存，整合档案信息资源，推动事业单位档案管理信息化建设，提升档案管理工作效率和质量。
　　3.4 加强档案管理人才队伍建设
　　在高校档案管理工作中，档案管理人员是关键的影响因素。因此，在档案管理信息化建设中，还应注意加强管理人员的建设。作为事业单位档案管理部门，要加强对档案管理人员的教育和培训。主要内容是对员工进行信息技术培训和教育，促进员工有效掌握信息技术，提高员工的信息技术水平，确保员工更好地运用信息技术实施档案管理，更好地促进档案管理的发展。信息技术推广。此外，事业单位档案管理部门要积极引进信息技术专业人员，充实档案管理队伍，进一步提高档案管理队伍信息化的整体水平，为实现信息化建设提供更好的人才支持。
　　4 结束语
　　总之，随着现代社会的发展和信息技术的进步，事业单位档案管理信息化已成为必然趋势。然而，事业单位档案管理信息化建设是一个系统工程。事业单位档案管理人员要积极创造条件，尽快实现档案管理信息化。不断提高管理质量，学习计算机和网络知识，调整思想，与时俱进，最大限度地发展事业单位档案信息。利用价值满足事业单位可持续发展的最大需求。
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