电子档案管理与档案管理信息化建设

　　摘 要：电子档案管理模式的发展与形成不仅能全面加强和提升档案管理效率，还能促进档案管理机构形成完善的信息管理形态，通过建立信息化档案管理体系和资源数据库来满足档案信息管理、查询的需要。鉴于此，本文就电子档案管理和档案管理信息化建设展开详细的分析，并提出具体性的研究思路以供广大读者借鉴。
　　关键词：电子档案管理；档案管理信息化建设；问题研究
　　一、电子档案管理的意义与特征
　　电子档案管理，顾名思义，就是以电子信息系统作为资源管理核心，对各类档案信息资源实施统一、标准化的管理。与传统人工化的档案管理模式相比，电子化的档案管理有着更强的交互性和传递性，依托于电子信息系统集中化的信息数据链可以快速对档案信息资源实施全方位的分类、归档、储存和管理，管理效率和服务效率有着极大的提升。在信息技术的引领下，实施统一的电子化档案信息管理已经成为了行业的发展趋势。各类档案服务机构和区域档案馆都在引进信息技术和全套电子化管理设备，着力建设数字化档案服务体系。相对于传统低效率、高资源消耗的档案服务模式，以电子信息技术为主导的数字化档案管理体系以计算机为系统建设终端，一方面满足管理人员信息获取、信息管理的需要，一方面建设资源数据库，将电子类档案信息资源进行集中存储和备份，随时随地满足社会各领域用户信息查询的需要。同时在现代信息服务理念的影响下，电子化档案管理还需要档案管理机构充分发挥自身的信息服务职能，要引进高新技术人才来建立综合性的档案信息服务终端，要结合用户的信息需求，创新信息服务模式，通过强化数据资源对接来提升服务终端的信息处理、交互能力，全面提升服务效率。
　　二、当前档案管理信息化建设方面存在的主要问题
　　（一）资金匮乏，信息化设备配置不合理。从目前我国的档案体系信息化建设进程来看，在档案信息化管理体系的建设过程中还存在诸多限制性的问题，既有源于在管理组织内部结构的体制问题，也有源于现实条件的问题。其中最主要的就是当前档案管理机构资金匮乏，设备配置不合理，无法形成集中性的资源管理体系来加快自身的信息化建设速度。档案管理部门作为社会文化服务体系的重要组织结构，以政府为主体的财政拨款，是其维持正常运营的主要资金来源。而目前我国政府形态主要集中于经济建设方面，相应文化职能部门对于社会档案体系的建设重视不够，没有制定合理的财政预算用于支撑档案管理部门的信息化建设，导致目前档案管理部门的财政资金来源的途径及数量极其有限。档案信息化工作是在数字环境中实现资源数据对接、信息管理、资源共享的一整套信息服务流程，相应的信息化设备诸如计算机、移动终端、服务器都必不可少，但这些设备相当昂贵，档案管理机构的资金又严重不足，很难采购齐全相应的信息化设备来建立自身的信息化管理体系。
　　（二）档案服务网站建设不够，信息移动终端有限。档案服务机构网站建设管理不够，信息移动终端较少是限制其信息服务体系建设的另一主要问题。网站建设是档案信息化工作的重要组成环节，就其本质而言，集中性的资源网站是档案管理信息化实施的第一步，没有成型的线上服务机制，缺少相应的网站资源，不可能满足社会各领域信息查询的需要。现实情况是遍布全国各地的1200家档案管理及服务机构其网站建设尚未成形，纵观这些网站有的缺少相应的客户端设置，有的缺少相应的功能交互对接，还有的缺少数据资源支持，甚至有的网站半年乃至一年都不进行数据资源更新，其信息内容老套，难以满足档案管理信息化建设的需要。
　　（三）信息化复合性人才的缺乏和n案管理人员信息化素质的欠缺。信息化复合性人才的缺乏和档案管理服务人员信息化素质的欠缺是影响档案管理机构信息化服务体系建设的另一问题。人力资源是发展之本，人才是社会生产力创新的重要资源。但目前我国众多的档案服务机构，其信息化人才数量有限，技术性人才更是严重缺乏。管理人员信息化素质及信息化服务意识未完全成型，也限制了档案馆内部信息化管理模式的完善。这些问题都严重影响了档案管理与服务机构，信息化建设进程的效率，再辅之以我国档案工作，至今没有建立起相应的职业资格认证制度，对工作人员的从业水平也缺乏具体系统政策的引导，导致我国各种档案服务机构始终难以完善自身的信息化管理体系建设，难以形成集中性的资源优势、技术优势来满足社会用户的信息查询需要。
　　三、针对当前档案管理信息化建设方面存在问题的控制策略
　　（一）增加财政投入 扩大资金来源渠道。针对目前档案信息化管理体系建设存在的主要问题，要制定相应的解决策略，以增大财政投入为前提满足档案信息化建设的基本物质需要。这就要求档案管理机构在自身信息化管理体系建设过程中，要扩大资金来源渠道，一方面要多方面多元化筹措资金，另外一方面要争取政府财政部门的支持，积极与政府财政部门沟通协商，以期能够增加拨付档案建设专项资金支持。同时，档案管理机构要积极争取地方领导重视和支持，要将档案管理信息化建设列入于政府重点项目，要通过创新服务模式，增加信息产品的附加价值，开展商业性活动来实现资金收入，多渠道解决资金短缺问题。同时，信息化体系的建设，也要本着实用、简单、高效的原则来加强信息系统的使用和管理效率，防止低水平、重复建设等问题，全面提升档案信息管理体系的服务效率。
　　（二）完善网站建设。针对当前大管理机构网站建设方面存在的主要问题，首先，档案管理服务机构要对自身的网站进行精准定位，清楚网站的服务目的和宗旨，要针对社会用户的需求，建设线上服务体系，比如设置档案实例、档案查询、图文信息还有档案动态等栏目，为社会用户提供一站式的档案信息服务，节省服务时间。同时网站信息资源要及时更新，充分提高网站信息资源的利用效率，信息内容一定要准确有效，能够站在客观角度对一些档案信息进行提取和加工，生成相应的档案信息产品来满足用户的使用需求。同时要建设现代化管理模式，要以先进的技术及技术管理为基础，在先进技术及管理理念的引导下，进行档案信息的网络共享和网络管理体系建设，让统一的标准进行完善和规范。在建设档案管理系统时，档案馆会因为自身条件的特殊性而无法改变管理模式，在根本上无法形成统一的管理标准，因此现代化档案管理模式建设，就要推进标准化管理体系建设，协调相关人员和资源，集合技术和相应人力和物力逐渐完善的管理标准，能够让档案管理人员根据档案管理标准进行档案信息的网络化共享
　　（三）引进信息技术型人才，加强人员培训。针对信息化复合型人才缺乏的现状，要求档案管理部门要完善岗位责任制度，建立行业准入制度。通过与高校合作，进入高校引进相应的信息型人才推进信息服务体系的建设。同时要制定相应的人才引进战略，通过公开招聘、合理竞争等方式吸引社会优质信息人才投入到档案管理队伍当中，促进档案管理队伍践行人力资源更新，全面提升档案管理队伍的信息综合素养，相关档案管理人员要根据自身的理论认识，学习有关档案管理的理论和实践技能，具备一定的社会、经济、技术、信息等领域的知识，要不断拓展自身事业，结合管理体系建设发展要求逐渐提升综合素质，以此来推进档案信息化管理体系的优化和进步。
　　四、結语
　　促进档案管理信息化建设就要完善档案管理机构的内部组织框架，要结合信息技术发展趋势扩大资金来源渠道，采购相应的信息终端设备，通过建立网站共享体系来促进档案信息的共享沟通，着重引进信息技术型人才，加强人员培训来提升内部的信息化建设水平，促进档案管理效率的提升。

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